Zostań użytkownikiem programu Pro Outlook, unikając typowych błędów

Jeśli pracujesz w typowym środowisku biurowym, szanse są całkiem duże, że system pocztowy jest serwerem Exchange i że wybranym klientem poczty jest Outlook. Omówiliśmy program Outlook tutaj w MUO pod kilkoma kątami, w tym wiadomości e-mail programu Outlook Journal Śledzenie, połączenia telefoniczne i zadania w programie Outlook Journal wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne i zadania w programie Outlook Journal Ponieważ program Outlook jest tak powszechny jak Word i Excel w większości pracując na komputerach na całym świecie, chciałbym podzielić się z wami kilkoma wskazówkami na temat korzystania z naprawdę fajnego Dziennika… i tworzenia kopii zapasowych danych programu Outlook 5 łatwych sposobów wykonania kopii zapasowej danych Microsoft Outlook 5 łatwych sposobów wykonania kopii zapasowej Dane Microsoft Outlook. Omówiliśmy nawet kilka fajnych skryptów VBA w Outlooku, w których możesz wyeksportować swoje zadania do arkusza kalkulacyjnego Excel Jak wyeksportować zadania Outlooka do Excela za pomocą VBA Jak wyeksportować zadania Outlooka do Excela za pomocą VBA Niezależnie od tego, czy jesteś fanem Microsoft, jeden Dobrą rzeczą, którą można powiedzieć o produktach MS Office, jest to, jak łatwo jest zintegrować każdy z nich… .

W tym artykule przyjrzę się bliżej samemu klientowi Outlook i kilku typowym błędom Outlooka, na które ludzie często padają ofiarą. Na szczęście istnieje kilka wbudowanych narzędzi, których możesz użyć, aby spróbować zabezpieczyć się przed popełnieniem jednego z tych błędów w pracy, który zajmie ci dużo czasu.

Jakie są niektóre z tych błędów? Co powiesz na uderzenie “Odpowiedz wszystkim” na jeden z tych masowych e-maili i zrobienie z siebie głupca? A co powiesz na szybkie napisanie czegoś w upale do szefa, którego całkowicie żałujesz, gdy klikniesz “wysłać“? Jest tak wiele sytuacji, że ludzie mogą odnosić się do tego rodzaju sytuacji, a wiele osób ma własne horrory e-mailowe. Dlatego sensowne jest, aby Microsoft umieścił kilka ważnych narzędzi, aby uchronić się przed typowymi błędami programu Outlook.

Niebezpieczeństwa związane z pocztą elektroniczną

W tym artykule omówię trzy niebezpieczeństwa związane z pocztą elektroniczną - wysłanie wiadomości, której żałujesz w chwili jej wysłania, wysłanie wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby, a na koniec ta stara odpowiedź - błąd, że tylu ludzi jest winny.

Wysłany przez Ciebie e-mail

Wiesz co, wszyscy mamy te dni. Otrzymujesz kolejny e-mail od szefa lub kolegi, który po prostu naciera cię w niewłaściwy sposób. Miałeś zły poranek lub jeszcze nie skończyłeś pierwszej filiżanki kawy, więc trafiłeś w odpowiedź i po prostu uwolniłeś całą swoją frustrację i złość w jednym, okropnym e-mailu.

Po 5 minutach i kilku przekleństwach kończysz ten e-mail, a po zaledwie kilku kliknięciach klikasz “Wysłać“. Następnie, po siedzeniu w zadowoleniu z siebie przez około trzy lub cztery sekundy, zaczyna się od ciebie świtać dokładnie to, co właśnie zrobiłeś - i potencjalne konsekwencje. Zdajesz sobie sprawę, że z tonąącym żołądkiem czujesz, że tak naprawdę nie powinieneś go wysłać.

Nie obawiaj się, Outlook jest wyposażony w bardzo fajne narzędzie do tego typu rzeczy - z wyjątkiem tego, że musisz to zrobić na swoim kliencie przed popełniacie ten emocjonalny błąd, a nie później. Nazywam to “ubezpieczenie opóźnień e-mail”. Aby ją włączyć, po prostu kliknij “Plik”, “Informacje” i kliknij “Zarządzaj regułami i alertami“.

Zasadniczo utworzysz regułę, która opóźnia wszystkie wychodzące wiadomości e-mail o 5 minut. To daje ci trochę “ochłonąć” ubezpieczenie, abyś mógł zapobiec popełnieniu tych błędów, zanim one wystąpią.

Na ekranie Reguły e-mail kliknij “Nowa zasada… ”

Następnie kliknij “Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłam“. Spowoduje to zastosowanie opóźnienia do każdego wysłanego e-maila od momentu kliknięcia “Wysłać” przycisk.

W następnym kroku Kreatora reguł możesz ograniczyć liczbę wiadomości wychodzących, których dotyczy. Na przykład mogą to być tylko ważne wiadomości lub z pewnymi słowami w treści wiadomości (może sprawdzanie wybranych przekleństw, których chcesz użyć?)

W tym przykładzie zamierzam po prostu zastosować go do wszystkich wiadomości wychodzących, więc kliknij przycisk Dalej, a następnie po prostu kliknij “tak” dla komunikatu ostrzegawczego.

Na koniec wybierz “odroczyć dostawę o kilka minut“, Kliknij na “numer” link i ustaw okres opóźnienia na dowolny czas, który Twoim zdaniem zajmie Ci ostygnięcie i anulowanie wiadomości, zanim faktycznie zostanie wysłana.

W ostatnim kroku możesz zastosować wyjątki od tej reguły, aby nie opóźniała wiadomości wysyłanych do niektórych osób (jako jeden przykład). Na przykład wiem, że prawie w ogóle mogę napisać cokolwiek, co chcę, mojemu koledze Johnowi, a on nie będzie na mnie zły. W końcu jesteśmy najlepszymi kumplami - dlatego zrobię wyjątek dla tych wiadomości z jego adresem e-mail w “odbiorca” pole.

Nazwij swoją regułę opóźnienia i możesz iść (nie zapomnij włączyć tej reguły).

Teraz za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, będzie ona znajdować się w skrzynce nadawczej przez 5 minut. Jeśli więc zdecydujesz po minucie, że wysłanie wiadomości e-mail było poważnym błędem, możesz przejść do skrzynki nadawczej i usunąć wiadomość - i uniknąć poważnego kryzysu.

Sprawdź, do kogo trafi Twoja wiadomość

Ludzie często popełniają błąd podczas szybkiego wysyłania wiadomości e-mail do innych osób - prawdopodobnie sam tego doświadczyłeś. Idziesz, aby wysłać wiadomość e-mail do przyjaciela o nazwie, na przykład, Ryan Dube. Więc piszesz “ry” i pojawią się trzy pasujące nazwiska z globalnej listy kontaktów serwera Exchange lub osobistej listy kontaktów.

Ponieważ tak Ci się spieszy, przypadkowo wybierasz “Bryan Dube“, i zacznij pisać o swojej weekendowej eskapadzie w Vegas. Dokładnie opisujesz wszystkie rzeczy, które tam zrobiłeś - wszystkie rzeczy, które miały zostać w Vegas? Ty klikasz “Wysłać“, Otwórz swoje “Wysłano” pole, aby upewnić się, że dotarło to do twojego kolegi, ok, a potem dociera do ciebie wiadomość, że wysłałeś go do niewłaściwej osoby. Co gorsza - Bryan Dube jest Prezesem Firmy, który wysłał ci masową wiadomość e-mail w zeszłym tygodniu (dlatego pojawił się jako kontaktowy).

Tak, to się nazywa bycie pieprzonym.

Zamiast tego skorzystaj z małego poradnika znanego jako Control-K zaraz po wpisaniu pierwszych kilku liter imienia znajomego. To otwiera “Sprawdź nazwy” narzędzie i pozwala faktycznie wybrać nazwisko osoby z oficjalnej listy kontaktów.

Na początku może to wydawać się dodatkowym krokiem, ale w przypadku szczególnie wrażliwych wiadomości jest to bardzo ważny dodatkowy krok. Pozwala potwierdzić i upewnić się, że wiadomość, którą piszesz, trafia do właściwej osoby.

Niech MailTips ostrzega o typowych błędach programu Outlook

Osobiście uważam, że MailTips to jeden z największych wynalazków wbudowanych w Outlook. MailTips chroni Cię przed długą listą problemów, ostrzegając przed takimi rzeczami, jak to, czy adresat, do którego wysyłasz wiadomość e-mail, jest w rzeczywistości grupą z dużą liczbą adresatów (co ochroni cię przed błędem odpowiedzi), niezależnie od tego, czy wysyłam wiadomość e-mail do osoby spoza firmy i podobne wskazówki informacyjne.

Aby włączyć MailTips, przejdź do Opcje programu Outlook, wybierz “Poczta” a następnie przewiń w dół, aż zobaczysz “Opcje podpowiedzi” przycisk.

W tym oknie opcji zobaczysz wszystkie rzeczy, które robi dla Ciebie MailTips. Jeśli podoba Ci się wszystko, co widzisz, potwierdź to “Wyświetl automatycznie” jest zaznaczone, a następnie kliknij OK.

MailTips może naprawdę uratować życie. Gdy pojawią się krytyczne wiadomości e-mail, zostaniesz poinformowany, że na ten możesz odpowiedzieć. Informuje również, czy pochodzi on ze zautomatyzowanego systemu, który automatycznie przekazał Ci wiadomość e-mail - fajna funkcja dla osób z branży IT, które skonfigurowały reguły automatycznego przekazywania z różnych skryptów monitorujących systemy komputerowe i serwery.

MailTips doradzi również, gdy spróbujesz wysłać wiadomość e-mail na nieprawidłowy adres e-mail lub na adres zawierający ogromną liczbę adresatów. MailTips może uchronić Cię przed popełnianiem typowych błędów e-mailowych na zbyt wiele sposobów, aby wymienić tutaj.

Samo użycie tych trzech ważnych pro-narzędzi w Outlooku może uratować Ci życie - a przynajmniej dumę. Włącz je i korzystaj z nich, a także oszczędzaj sobie czasu związanego z popełnianiem tych typowych błędów w programie Outlook. Może nawet uratować twoją karierę!

Czy kiedykolwiek popełniłeś krępujące błędy w wiadomościach e-mail, w których takie wskazówki mogłyby Cię uratować? Podziel się swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej!

Kredyty obrazkowe: Distressed Woman Via Shutterstock