Zostań szefem na e-mailu Nie pozwól, aby zajęło to cały dzień

182.900.000.000 e-maili.

182,9 mld.

To ponad 25 e-maili na każdy ludzki umysł na planecie.

I to właśnie wysyłamy jednego dnia (PDF).

Biorąc pod uwagę szaloną liczbę wiadomości e-mail wysyłanych i otrzymywanych każdego dnia, nic dziwnego, że ta komunikacja elektroniczna stała się zbyt trudna do opanowania dla tak wielu z nas. Ale nie martw się, oto kilka sekretów dotyczących wydajności, które pomogą ci oswoić bestię.

Użyj odpowiedzi w puszce

Nie mogę podkreślić znaczenia tego. Możliwe, że odpowiadasz na wiele e-maili w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy jest to odmowa wysłania, uznanie wysiłków kolegi, czy zwykłe powitanie. Jedyną rzeczą, którą absolutnie musisz zrobić, to utworzyć odpowiedzi w puszkach na najczęściej używane wiadomości e-mail.

Naprawdę łatwo jest skonfigurować konserwowane odpowiedzi w Gmailu Szybsze i lepsze e-maile w odpowiedziach w puszkach Szybsze i lepsze e-maile w odpowiedziach w puszkach Nie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Pomyśl… lub innego klienta e-mail. Bez względu na to, jak szybko jesteś maszynistką, nie jesteś szybszy niż dwa kliknięcia myszy, prawda? Zaoszczędź sobie trochę czasu i zrób to teraz.

Skonfiguruj filtry i etykiety / foldery

Najlepszym sposobem na rozwiązanie problemu przeciążenia jest jego rozwiązanie. Oznacza to używanie filtrów i etykiet / folderów w skrzynce odbiorczej. Program Outlook ma foldery, Gmail ma etykiety, a oba mają filtry, które można skonfigurować w celu automatycznego kierowania wiadomości e-mail do tych folderów i etykiet. Możesz skonfigurować zaawansowane filtry 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą Jakie filtry powinna mieć każda osoba w swoim arsenale, aby jej skrzynka odbiorcza była tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub… w Gmailu zgodnie z Twoimi niestandardowymi potrzebami. W rzeczywistości Gmail oferuje automatyczne uporządkowanie wiadomości e-mail. 6 sposobów na odzyskanie skrzynki odbiorczej e-mail 6 sposobów na odzyskanie skrzynki odbiorczej e-mail Czy jest coś jeszcze tak przydatnego, powszechnego i frustrującego jak skrzynka odbiorcza? Jest już od zawsze i wciąż go używamy, i dopóki go używamy, ludzie tacy jak ja będą… dzięki nowej Priorytetowej skrzynce odbiorczej.

Przygotowanie i kategoryzacja zajmuje trochę czasu, a pierwszy miesiąc wymaga od ciebie ciągłego wkładu. Ale na dłuższą metę warto poświęcić czas. Nie tylko pośpiesznie umieszczaj rzeczy pod etykietami i filtrami, pomyśl o tym i dobrze kategoryzuj, ponieważ jest to automatyzacja, z której będzie korzystać skrzynka odbiorcza przez resztę życia.

Uważam, że najlepiej jest wykonać 3-etapową kontrolę przed odfiltrowaniem wiadomości e-mail:

1. Zadaj sobie pytanie, jaka byłaby najlepsza nazwa etykiety / folderu (istniejąca lub nie) dla tej wiadomości.
2. Sprawdź, czy ta nazwa już istnieje, a jeśli nie, utwórz ją.
3. Zadaj sobie pytanie, czy ta nazwa powinna być osobną jednostką, czy może być podkategorią w jednym z istniejących folderów.

Rób to regularnie, a Twoja skrzynka odbiorcza będzie magicznie czystsza.

Zabierz swoją listę rzeczy do zrobienia gdzie indziej

Powiedzcie ze mną ludzie: “Twoja skrzynka odbiorcza nie jest Twoją listą rzeczy do zrobienia.” Vivek Haldar z Google napisał o tym jakiś czas temu i nie mogłem się zgodzić. Oto ujęcie Haldara:

E-mail to straszne miejsce na listę rzeczy do zrobienia. Naprawdę nie rozumiem, jak można przesłać GTD na e-mail. E-mail nie podlega zaskarżeniu. Po przeczytaniu i zrozumieniu może dojść do wyraźnego działania, ale skrzynka odbiorcza nie jest miejscem, w którym można go schować.

Twój e-mail dotyczy komunikacji, więc niech tak będzie. Istnieje wiele fantastycznych aplikacji do tworzenia list rzeczy do zrobienia i gorąco polecam Any.do lub Wunderlist Wunderlist - najlepsza aplikacja do zrobienia na iPhone'ie [iOS] Wunderlist - najlepsza aplikacja do zrobienia na iPhone'ie [iOS] Wunderlist to jeden z najprostszych sposobów śledzenia tego, co musisz zrobić. Ma elegancki interfejs użytkownika, który ma sens. Każdy może go podnieść i dowiedzieć się, jak… .

Anuluj subskrypcję śmieci

Nie uwierzysz, ile biuletynów i innych niechcianych wiadomości e-mail zapycha twoją skrzynkę odbiorczą pomimo filtru spamu. A kiedy bałagan zacznie narastać, może szybko wymknąć się spod kontroli. Aby zatrzymać go na swoich torach, musisz zacząć wypisywać się z subskrypcji i jest jedna naprawdę łatwa sztuczka, aby to zrobić.

W swoim kliencie e-mail po prostu wyszukaj słowo “wypisz się”. Jest dołączany na końcu każdego biuletynu, więc nagle zobaczysz listę wszystkich masowych maili w swojej skrzynce odbiorczej. Teraz wystarczy je otworzyć jeden po drugim i zrezygnować z subskrypcji. Zalecam korzystanie z okienka podglądu Gmaila, aby to przyspieszyć.

Istnieją również dodatki i usługi do szybkiego wypisywania się z list mailingowych Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą: Szybko wypisz się z wielu biuletynów za pomocą tych narzędzi Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą: Szybko wypisz się z wielu biuletynów za pomocą tych narzędzi Anulowanie subskrypcji biuletynów to coś więcej niż tylko spam. Większość biuletynów wypełniających naszą skrzynkę odbiorczą nie sprzedaje lekarstw ani nie oferuje nagród pieniężnych - są to prawdziwe biuletyny od zaufanych firm, które sami subskrybujemy… lub grupują je w streszczenia wiadomości e-mail.

Złote pytanie do każdego e-maila

To jest biggie i to pomogło mi utrzymać kontrolę nad przeciążeniem skrzynki odbiorczej w ciągu ostatniego roku. Tom Stafford z BBC Future zaproponował jedno złote pytanie, które należy sobie zadać, otwierając dowolną wiadomość:

“Gdybym nie miał tych informacji w skrzynce odbiorczej, poszedłbym ich szukać?”

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, nie naciskaj przycisku „odpowiedz” ani „usuń” nawet bez otwierania. To takie proste. Nie, nie przegapisz niczego wielkiego - robię to od roku i to naprawdę działa. Oto wyjaśnienie Stafforda:

Nigdzie nie jest to bardziej widoczne niż grupowy e-mail i lawina odpowiedzi, która zawsze następuje. Odsuń się, przypominając sobie, że nie na wszystkie wiadomości e-mail trzeba odpowiedzieć, że wiele problemów będzie - i powinno być - rozwiązywanych przez inne osoby. Zapytaj siebie: “Gdybym nie miał tych informacji w skrzynce odbiorczej, poszedłbym ich szukać?” Prawdopodobnie odpowiedź jest najczęściej “Nie”, i to znak, że ktoś inny kontroluje twoją uwagę.

Udostępnij swoje wiadomości e-mail

Każdy ma własne hacki e-mailowe do zarządzania bałaganem, a najlepszym sposobem na naukę jest dzielenie się nimi. Mamy również własny przewodnik Gmaila dla każdego. Pomaga, podobnie jak porady profesjonalnych użytkowników. Gdyby Stafford nie napisał tego artykułu, nadal tonęłbym w wiadomościach i jestem mu za to zawsze wdzięczny.

Więc powiedz mi, jak radzisz sobie z przeciążeniem poczty e-mail 3 Wskazówki dotyczące radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail w Gmailu [Pokaż i powiedz] 3 Wskazówki dotyczące radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail W Gmailu [Pokaż i powiedz] Większość z nas cierpi z powodu przeciążenia informacją. Przeładowanie prywatnymi wiadomościami e-mail może nie być dużym problemem, a ignorowanie połowy wiadomości e-mail jest w pewnym stopniu możliwe do zaakceptowania. Jednak w życiu zawodowym…? Ludzie tutaj nie mają złych odpowiedzi.

Kredyty obrazkowe: Pete, Lars Plougmann