Automatyzuj swoje życie i pracę dzięki Todoist i IFTTT

Policz, ile razy zapomniałeś czegoś w ciągu ostatnich 24 godzin. Tyle razy miałeś okazję zautomatyzować.

Automatyzacja polega na usunięciu potrzeby pamiętania często wykonywanych czynności. Chodzi o uproszczenie życia i pracę w taki sposób, aby ludzie ci przypisywali, że jesteś znacznie bardziej produktywny niż w rzeczywistości - ponieważ masz “system” wykonując całą pracę dla ciebie.

Dotarcie tam jest trudną częścią. Pomyśl o wszystkich małych zadaniach, które wykonujesz. Czy robisz coś każdego dnia? Czy są rzeczy, o których musisz pamiętać, aby robić je o tej samej porze dnia, każdego tygodnia lub każdego miesiąca? Czasami nie chodzi nawet o całkowitą automatyzację zadania, ale zamiast tego stworzenie systemu, który przynajmniej ułatwi ci szybsze wykonanie zadania.

Może to być dostarczanie wszystkich potrzebnych informacji w wiadomości e-mail o tej samej porze co tydzień, automatyczne wysyłanie raportu do szefa lub automatyczne przesyłanie plików z obszaru przechowywania w chmurze do prywatnego magazynu. Możliwości są ograniczone tylko twoją wyobraźnią.

Automatyzacja za pomocą ToDoist i IFTTT

Mam związek miłości z nienawiścią z ToDoist. Właściwie z listami rzeczy do zrobienia i ogólnie usługami. Doszedłem nawet do aktualizacji do ToDoist Premium. O ile bardziej produktywna jest ToDoist Premium? Oto 6 dobrych powodów do aktualizacji Jak dużo bardziej produktywny jest ToDoist Premium? Oto 6 dobrych powodów do aktualizacji Przez pewien czas korzystałem z ToDoist za darmo. Ale ciągle napotykałem na rzeczy, które chciałem robić, a których nie mogłem. Przypomnienia e-mail. Dodawanie notatek do zadania. Rzeczy, które naprawdę wiele by dodały… Niedługo potem myślę, że poszedłem do gTasks Użyj gTasks do synchronizacji zadań z Google [Android] Użyj gTasks do synchronizacji zadań z Google [Android] Obecnie istnieje milion i jeden świetny sposób na zarządzanie zadaniami lista online i za pośrednictwem aplikacji mobilnych. To powiedziawszy, często jest jeszcze kilka osób, które jeszcze nie korzystają z jednego z… a następnie wypróbowały różnego rodzaju aplikacje zwiększające produktywność Przestań krążyć po wodzie i rób postępy w życiu dzięki dużemu obrazowi Przestań kroczyć po wodzie i rób postępy w życiu dzięki dużemu obrazowi Jestem pewien, że wielu z was zastanawiało się, czy robicie właściwe rzeczy każdego dnia, czy docieracie gdziekolwiek i czy zmierzacie we właściwym kierunku. Listy rzeczy do zrobienia i aplikacje organizacyjne pomogą ... .

Uwielbiam pomysł systemu online, w którym można przechowywać listy rzeczy do zrobienia i projekty, ale nie mogę znieść faktu, że bardzo niewiele systemów zadań online 5 Nowe aplikacje zwiększające produktywność do zarządzania listą spraw i uzyskiwania rzeczy Zrobiono 5 nowych aplikacji zwiększających produktywność, aby zarządzać listą rzeczy do zrobienia i robić rzeczy Najlepsza aplikacja zapewniająca zawsze najlepszą wydajność. Na tej liście możesz znaleźć taki, który pomoże ci załatwić sprawę. są naprawdę dostosowane do tego, jak chcę z nich korzystać.

Oto dlaczego uwielbiam ToDoist do automatyzacji - zapewnia on możliwość wysyłania powiadomień za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS.

Oznacza to, że możesz połączyć te powiadomienia e-mail lub SMS za pośrednictwem IFTTT z jakimś rodzajem zadania wyjściowego, które chcesz wykonać w określonym czasie w przyszłości. Możesz także użyć kreatywnego systemu cyklicznego planowania ToDoist do skonfigurowania dowolnego powtarzalnego zadania.

Po skonfigurowaniu zadań do wykonania w ToDoist w ramach normalnego harmonogramu zacznij myśleć o rodzajach zadań - zwłaszcza cyklicznych - które możesz zautomatyzować. Utwórz wiadomość e-mail lub SMS z tego zadania do IFTTT (jak opisano poniżej),

Zautomatyzuj raport e-mail do swojego szefa

E-mail jest prawdopodobnie najłatwiejszym wyzwalaczem ToDoist, który można wysłać do IFTTT w celu dowolnej automatyzacji. W tym pierwszym przykładzie zobaczysz, jak codziennie zautomatyzować wysyłanie raportu do swojego przełożonego.

Najpierw utwórz powtarzające się zadanie w ToDoist.

Następnie kliknij ikonę powiadomień (budzik) i ustaw ją na “Poprzez e-mail” i ustaw opóźnienie na 0 minut.

W powyższym przykładzie wiadomość e-mail będzie wysyłana dla tego zadania w każdy piątek o godzinie 15:00. Używany e-mail to ten, który skonfigurowałeś w “Ustawienia ToDoist” sekcja twojego konta. Ważną rzeczą do zapamiętania tutaj jest to, że dowolny tekst podany dla tytułu zadania pojawi się w treści tego e-maila.

Teraz przejdź do swojego konta e-mail i skonfiguruj filtr dla tego tekstu. W przypadku filtra poproś klienta e-mail o zastosowanie etykiety do wiadomości e-mail. W takim przypadku zastosujemy etykietę “Tygodniowy raport do szefa”. Z filtra pochodzi “[email protected]”, a następnie dowolne słowa z nazwy twojego zadania trafiają do “Ma słowa” pole.

Następnie zastosuj etykietę (może być konieczne utworzenie etykiety).

Teraz, za każdym razem, gdy zacznie się powtarzające się zadanie ToDoist, spowoduje wysłanie wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej, klient poczty e-mail zastosuje etykietę, a wszystko, co musisz teraz zrobić, to skonfigurować IFTTT, aby obserwował tę etykietę, a następnie wyśle raport. Wyzwalacz IFTTT będzie wyglądał jak poniżej.

Wreszcie, w przypadku wyzwalacza również będziesz używać E-maila - poproś IFTTT o wysłanie wiadomości e-mail z ustalonym tematem i treścią, ale uczyń z załącznika stały adres URL pliku raportu zapisanego w Dropbox.

Więc teraz wszystko, co musisz zrobić, to pamiętać, aby zaktualizować ten plik raportu tygodniowego w Dropbox o najnowsze dane (lub jeszcze lepiej, wymyśl sposób na zautomatyzowanie raportu arkusza kalkulacyjnego Google Jak utworzyć zautomatyzowany raport arkusza kalkulacyjnego Google na podstawie danych Analytics Utwórz zautomatyzowany raport arkusza kalkulacyjnego Google na podstawie danych Analytics i nie musisz wykonywać żadnej pracy! Czas zaktualizować arkusz kalkulacyjny na dzień przed wysłaniem tej automatycznej wiadomości e-mail, a Ty możesz pójść na kawę - pozwalając systemowi wykonać całą pracę dla Was.

Zaplanuj post na Facebooku od ToDoist

Okej, więc jesteś taki jak ja i masz najlepsze intencje, aby utrzymywać bazę fanów na bieżąco dzięki stałym wpisom i aktualizacjom, ale potem życie staje się zajęte i następna rzecz, którą wiesz, minął miesiąc bez żadnych postów na Facebooku. Nie fajnie.

Dlaczego nie zaplanować serii zadań na Facebooku w ToDoist? To łatwe. Najpierw skonfiguruj nowy projekt w ToDoist o nazwie “Szybka aktualizacja” dla wszystkich postów na Facebooku. Następnie po prostu skonfiguruj zadanie i ustaw tytuł jako tekst posta.

Podobnie jak w pierwszej automatyzacji powyżej, utworzysz filtr e-mail za pomocą “Szybka aktualizacja” na początku linii tematu. Skonfiguruj filtr i zastosuj etykietę “ToDoist-Facebook-Post” jak wyżej. Dlaczego temat? Cóż, fajne jest to, że twoje powiadomienie ToDoist dodaje nazwę projektu z przodu przychodzącej wiadomości e-mail, jak pokazano tutaj.

Fajne w tym jest to, że nie tylko możesz korzystać z “Szybka aktualizacja” frazę w temacie, aby odfiltrować przychodzącą wiadomość e-mail, ale możesz użyć IFTTT, aby opublikować cały wiersz tematu tej wiadomości e-mail na Facebooku! W wyzwalaczu IFTTT na Facebooku jest tak proste, jak wybranie przychodzącego tematu jako składnika do opublikowania.

To jest to! Teraz po prostu zaplanuj swoje zadanie / post w ToDoist pod “Szybka aktualizacja” projekt wykorzystujący tytuł zadania jako post na Facebooku. Upewnij się, że powiadomienie o zadaniu jest ustawione na twoje konto e-mail. to jest to! Twój e-mail będzie oznaczał wiadomość przychodzącą, IFTTT opublikuje dla Ciebie post na Facebooku, a teraz jesteś ninja produktywnym!

Wydaj przypomnienie o spotkaniu wielu osobom

Wadą ToDoist jest to, że przypomnienia wysyłane są tylko do jednego e-maila. Co z tego, jeśli chcesz skonfigurować cykliczny e-mail do swojego zespołu, który służy jako przypomnienie na spotkanie lub jakieś zadanie, nad którym wszyscy musicie współpracować?

Możesz skonfigurować cykliczne powiadomienie o spotkaniu w ToDoist i po prostu ustawić powiadomienie, aby przejść na Twój adres e-mail.

Ponownie skonfiguruj filtr, aby szukać wiersza w tytule zadania, utwórz dla niego etykietę, a następnie w IFTTT użyj tej etykiety, aby uruchomić wyzwalacz e-mail na wiele adresów e-mail.

Jest to bardzo prosty i skuteczny sposób na rozszerzenie ograniczenia ToDoist z jednego powiadomienia e-mail na kilka, dzięki przepisowi IFTTT z wyzwalaczem e-mail i wyjściem e-mail!

Uruchom przesyłanie plików za pomocą SMS

Kolejną fajną funkcją ToDoist jest to, że oferuje również powiadomienia SMS. Na szczęście IFTTT oferuje możliwość wyzwalania przepisów przez SMS. Wybierz SMS jako wyzwalacz i wybierz “Wyślij IFTTT wiadomość SMS oznaczoną tagiem”. Aby przesłać plik za pomocą SMS-a, użyj znacznika takiego jak #TransferReport.

Po utworzeniu tego wyzwalacza IFTTT poda numer SMS, na który należy wysłać.

Jedynym problemem jest to, że aby ToDoist wysyłał powiadomienia bezpośrednio do IFTTT, musiałbyś to zrobić “z” numer telefonu Twój numer ToDoist SMS. To nie zadziała, ponieważ IFTTT wymaga wysłania testowej wiadomości SMS i odpowiedzi za pomocą kodu PIN.

Najłatwiejszym sposobem jest skonfigurowanie telefonu komórkowego - skonfigurowanego jako telefon SMS z IFTTT i ToDoist - za pomocą dowolnej dostępnej aplikacji do przesyłania SMS Pansi SMS ułatwia zarządzanie wiadomościami tekstowymi na Androidzie Pansi SMS ułatwia zarządzać wiadomościami tekstowymi na Androidzie Istnieją aplikacje, które przekształcają pisanie wiadomości tekstowych z codziennej pracy w absolutną bryzę. Pansi SMS to jedna z tych aplikacji. . Istnieje wiele dostępnych zarówno dla Androida, jak i iOS. Skonfiguruj tę aplikację, aby przekazywała przychodzące powiadomienia SMS z ToDoist na Twój numer IFTTT i gotowe.

Teraz skonfiguruj swoje zadanie ToDoist, aby wyzwalało przesyłanie pliku, nazywając zadanie tagiem, którego chcesz użyć do uruchomienia go w IFTTT.

Przychodzące SMS-y z ToDoist będą wyglądać mniej więcej tak “Przypomnienie | #TransferReport | Nazwa raportu”

Ponieważ skonfigurowałeś wyzwalacz SMS IFTTT, aby szukać tagu #TransferReport, ta wiadomość tekstowa wyzwoli ten przepis.

Teraz, aby IFTTT przeniósł plik z Dropbox na Dysk Google, wystarczy ustawić wyzwalacz IFTTT do korzystania z Dysku Google i wybrać “Prześlij plik z adresu URL”.

Jak widać, po prostu ustaw URL pliku na URL pliku w Dropbox. Nazwij plik, używając “Otrzymano” datę SMS-a, aby za każdym razem, gdy plik był przesyłany, otrzymywał nową datę, a następnie wybierz ścieżkę do Dysku Google, do której chcesz przejść raport.

Zaletą tej automatyzacji jest to, że jeden z pracowników może umieścić swój najnowszy raport w publicznym adresie URL Dropbox, zastępując stary plik i zachowując tę ​​samą nazwę. Następnie, co tydzień, Twój zautomatyzowany system wyciągnie rękę, pobierze ten raport lub plik danych i załaduje go na własne konto na Dysku Google, gdzie możesz zobaczyć nowy raport.

Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego Google za pomocą wiadomości SMS

Ostatnim pomysłem automatyzacji jest uruchomienie nowej linii wprowadzania danych w arkuszu kalkulacyjnym Google. Jednym z przykładów tego, dlaczego może być to przydatne, jest posiadanie zespołu techników terenowych lub innego zdalnego personelu. Może zbierają odpowiedzi ankiet od klientów lub zbierają odczyty liczników ze zdalnych lokalizacji.

Możesz poprosić ich o wysłanie SMS-a na Twój telefon za pomocą unikalnego znacznika dla każdego technika. Na przykład Bob może do Ciebie napisać SMS-a “#bobdata 779 Church Street, 4021”, i John napisałby do ciebie “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Chcesz w jakiś sposób zautomatyzować wstawianie tych danych do jednego arkusza kalkulacyjnego Google. Brzmi szalenie skomplikowane? Cóż, nie jest.

W rzeczywistości nie potrzebujesz nawet ToDoist dla tego rozwiązania. Po pierwsze, upewnij się, że aplikacja do automatycznego przekazywania działa na Twoim telefonie, aby przychodzące SMS-y od tych techników były automatycznie przekierowywane na Twój numer SMS IFTTT. Następnie skonfiguruj wyzwalacze w IFTTT dla każdego tagu.

Następnie utwórz akcję za pomocą Dysku Google i wybierz “Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego”.

Utworzenie osobnego wyzwalacza dla każdego technika przy użyciu tej samej nazwy arkusza kalkulacyjnego spowoduje załadowanie wszystkich przychodzących informacji do pojedynczego arkusza kalkulacyjnego.

Kiedy zaczniesz twórczo grać z funkcjami powiadomień ToDoist i zdolnością IFTTT do podjęcia i wykonania naprawdę fajnych automatyzacji, staje się bardzo oczywiste, że połączenie tych dwóch elementów jest bardzo potężne.

Czy możesz wymyślić inne fajne sposoby łączenia ToDoist i IFTTT w celu automatyzacji innych zadań? Podziel się swoimi kreatywnymi pomysłami i przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!