9 rzadkich formatów plików Office, które musisz znać

DOC, XLS, PPT - zobaczmy, co leży poza te typy plików Microsoft Office, których używamy od wieków.

Czy zwróciłeś uwagę na niektóre nieznane opcje formatu plików, które pojawiają się w pakiecie biurowym podczas próby zapisania pliku? Czy otrzymałeś pliki od kogoś w jednym z tych formatów i odnalazłeś je “nieczytelne”? Jesteśmy tutaj, aby powiedzieć Ci więcej o tych dziwnie wyglądających typach plików. Jak otwierać dziwne typy plików w systemie Windows Jak otwierać dziwne typy plików w systemie Windows Komputery Windows znają tysiące różnych formatów plików. Czasami zarówno Ty, jak i Windows nie macie pojęcia, jak otworzyć dziwny plik. Oto, jak możesz dowiedzieć się, jak otworzyć te pliki. .

Uwaga: Dostępne opcje formatu pliku mogą się różnić w zależności od używanego pakietu biurowego Który pakiet biurowy jest dla Ciebie najlepszy? Który pakiet Office jest dla Ciebie najlepszy? Będziesz zmuszony znaleźć zawód, który nie wymaga jakiegoś przetwarzania słów lub liczb. I możesz się zastanawiać, czy pakiet Microsoft Office jest naprawdę najlepszym rozwiązaniem? Oto twoje opcje. . Pakiety biurowe online zazwyczaj mają mniej opcji. Microsoft Office - oryginalny program biurowy - ma je wszystkie.

Kilka przydatnych warunków związanych z pakietem Office, o których należy pamiętać

Zanim przejrzymy różne formaty plików, rzućmy okiem na niektóre “Officespeak” przyda się, gdy masz do czynienia z programami pakietu Office. Uwaga, jeśli jeszcze nie znasz tych warunków.

1. Starsze formaty plików: Odnoszą się do formatów plików, które nie są już opracowywane (ale mogą nadal być używane).

2. OOXML lub OpenXML: OOXML oznacza Office Open XML - format pliku wprowadzony przez Microsoft w 2007 roku. Nie myl go z Open Office XML, który był formatem plików opracowanym jako część pakietu biurowego OpenOffice Open Source.

3. Skoroszyt: Skoroszyt to po prostu plik Excel zawierający jeden lub więcej arkuszy lub arkuszy kalkulacyjnych.

4. Makro: Makro to mały program, który może pomóc w automatyzacji powtarzalnych zadań w programie Excel. Nagrywanie makra przypomina tworzenie sekwencji instrukcji za pomocą naciśnięć klawiszy i akcji myszy. Po zapisaniu i uruchomieniu makra wykonuje on tę sekwencję bez pytania o dane wejściowe.

5. Dodatek: Dodatek rozszerza funkcjonalność programu Office o kilka przydatnych dodatkowych funkcji. Na przykład ten dodatek do pakietu Office 2003 / XP [Nie jest już dostępny] umożliwia usuwanie ukrytych danych (takich jak komentarze) z dokumentów.

DOCX, XLSX, PPTX

Ten zestaw rozszerzeń plików, które znajdują się w OpenXML, stał się domyślny w Microsoft Office 2007, zastępując formaty DOC, XLS i PPT odpowiednio w Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint.

Jeśli zawsze korzystałeś z DOC, XLS i PPT, ten nowy zestaw może trochę przyzwyczaić się.

Drogi Powerpoint:
Jako użytkownik Mac mam dość problemów z konwersją na konferencjach.
.xlsx i .docx to rozgryzły, dlaczego nie ty?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 lutego 2016 r

Zauważysz, że pliki w nowszych formatach są mniejsze niż odpowiadające im w starszych formatach. To dlatego, że są wyposażone w bezstratny mechanizm kompresji. Aby udostępnić te pliki osobom korzystającym ze starszych wersji pakietu Microsoft Office, możesz zapisać plik OpenXML w odpowiedniej starszej wersji za pośrednictwem Plik> Zapisz jako.

Jeśli korzystasz z wersji Microsoft Office sprzed 2007, nadal możesz kupić Microsoft Office 2003 Online i pokażemy Ci, gdzie możesz jeszcze kupić Microsoft Office 2003 Online i pokażemy Ci, gdzie jest wdrażany Office 2016, niektórzy ludzie są zamiast tego wciąż tęsknię za pakietem Office 2003. Oto jak uzyskać poprawkę na 2003 rok. , możesz łatwo przeglądać i edytować pliki OpenXML, instalując ten pakiet zgodności z pakietem Microsoft Office [niedostępne]. Albo pozwól Saikatowi przekonać cię do przejścia na Microsoft Office 2016 13+ powodów, dla których warto uaktualnić do Microsoft Office 2016 13+ powodów, dla których warto uaktualnić do Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 jest już dostępny i nadszedł czas, abyś podjął decyzję. Pytanie o produktywność brzmi - czy powinieneś uaktualnić? Dajemy Ci nowe funkcje i nowe powody, aby pomóc Ci… .

Niektóre inne pakiety biurowe, takie jak Dokumenty Google, obsługują również formaty OpenXML, więc nie powinieneś mieć problemów z importowaniem, powiedzmy, pliku XLSX do Dokumentów Google.

Nawiasem mówiąc, te formaty OpenXML są zasadniczo skompresowanymi plikami, które zawierają osobne foldery dla multimediów, plików XML itp. Oznacza to, że możesz na przykład wyświetlić zawartość pliku DOCX, zmieniając nazwę rozszerzenia z DOCX na ZIP. Jest to dość wygodne, gdy trzeba uzyskać dostęp do obrazu osadzonego w pliku DOCX bez faktycznie muszę odczytać plik w tym formacie.

ODT, ODS, ODP

To trio typów plików jest w formacie Open Document Format (ODF), który jest znormalizowanym formatem plików, wolnym od jakichkolwiek ograniczeń użytkowania. Oznacza to, że każda firma może wdrożyć ten format jako część swojego oprogramowania. Nic dziwnego, że ODF jest wykorzystywany w różnych programach biurowych, zarówno zastrzeżonych, jak i open source, w tym OpenOffice, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suite i AbiWord.

Jeśli korzystasz z pakietu Office 2010 i nowszych wersji, będziesz mógł z łatwością otwierać pliki ODT (do edycji tekstu), ODS (do arkuszy kalkulacyjnych) i ODP (do prezentacji), ponieważ te wersje mają natywną obsługę plików ODF. W poprzednich wersjach pakietu Microsoft Office przydatny jest bezpłatny dodatek OpenXML / ODF Translator dostępny w SourceForge.

Oczywiście, jeśli chcesz przeczytać jednorazowy plik ODF, równie dobrze możesz przesłać go do Dokumentów Google i tam wyświetlić. Możesz nawet pobierać pliki Dokumentów Google w ODF.

Microsoft Office nie obsługuje niektórych swoich zwykłych funkcji (lub obsługuje je tylko częściowo) w plikach ODF.

XLSB

XLSB, czyli Excel Binary Workbook, zachowuje się mniej więcej tak, jak format XLSX, z tym wyjątkiem, że zapisuje dane w formacie binarnym. Jego główna przewaga nad XLSX polega na tym, że ten pierwszy znacznie zmniejsza rozmiar pliku, a tym samym przyspiesza operacje odczytu i zapisu.

Jeśli nie możesz wysłać pliku Excela, ponieważ jest on zbyt duży, zapisz go jako .xlsb. To zmniejszy rozmiar!

- Wskazówki Google (@GoogleTipsFacts) 17 stycznia 2016 r

Jeśli chcesz skompresować arkusz kalkulacyjny, aby zaoszczędzić miejsce na dysku i ułatwić przesyłanie plików, XLSB jest dobrym rozwiązaniem. Przed regularnym użyciem tego formatu możesz zapisać plik testowy jako XLSB.

Problem polega na tym, że XLSB rzadko jest kompatybilny z pakietami biurowymi poza domeną Microsoft, więc dobrze byłoby trzymać się uniwersalnego formatu, takiego jak XLS, na wypadek, gdybyś chciał udostępnić zapisany plik. Jeśli ty wiedzieć ten odbiorca korzysta z pakietu biurowego, który obsługuje XLSB, możesz go wysłać w tym formacie, aby przyspieszyć.

Jeśli otrzymasz plik XLSB, nie otwieraj go, chyba że ufasz nadawcy, ponieważ pliki XLSB obsługują makra i mogą zawierać złośliwy kod. Oczywiście domyślne ustawienie zabezpieczeń wyłączonych makr firmy Microsoft zapewnia bezpieczeństwo, ale po co zapraszać do kłopotów?

PPS, PPSX

Slajd PPS lub PowerPoint to tryb prezentacji plików PPT (szablonów PowerPoint). Oznacza to, że po kliknięciu pliku PPS otworzy się on bezpośrednio jako pokaz slajdów - całkiem wygodne, gdy chcesz rozpocznij prezentację bez grzebania, aby przejść do opcji pokazu slajdów.

Wskazówka najważniejsza wskazówka, aby ludzie myśleli, że jesteś czarodziejem: zmień nazwę plików PowerPoint, aby skończyły się na .pps przed prezentacją.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 grudnia 2015 r

PPS jest nieedytowalny, tj. Widok tylko wtedy, gdy otworzysz go klikając dwukrotnie plik. Na szczęście konwersja PPS na PPT (edytowalny) i wstecz jest tak łatwa, jak zmiana nazwy rozszerzenia pliku .pps na .ppt lub odwrotnie, zgodnie z wymaganiami.

Oczywiście nie potrzebujesz powyższej konwersji do edycji PPS. Możesz przeciągnąć i upuścić plik PPS z Eksploratora Windows w pustym oknie programu PowerPoint. Alternatywnie możesz użyć Plik> Otwórz opcja w programie PowerPoint, aby otworzyć edytowalną wersję PPS. Dotyczy to również edycji plików PPSX.

W przypadku kombinacji PPTX-PPSX konwersje są nieco bardziej złożone. Musisz otworzyć program Microsoft PowerPoint, użyj Plik> Otwórz opcję otwarcia pliku PPSX, a następnie użyj Zapisz jako okno dialogowe, aby zapisać plik prezentacji jako PPTX.

Mówiąc o konwersji plików, dodaj do zakładek nasz przewodnik konwertera plików pakietu Microsoft Office Kompletny przewodnik konwertera plików pakietu Microsoft Office Kompletny przewodnik konwertera plików pakietu Microsoft Office Jeśli kiedykolwiek przekonwertowałeś plik tekstowy, taki jak PDF na Word, znasz wyzwanie. Czasami jest to tak łatwe jak drukowanie, innym razem potrzebujesz specjalnych narzędzi. Wejdź do tego przewodnika konwertera. szczegółowe informacje na temat konwertowania różnych formatów plików.

Formaty plików zachowują się

Jeśli chcesz szybkiego i niezawodnego sposobu przeglądania plików online w różnych formatach, wypróbuj rozwiązanie takie jak rollMyFile lub Docs Online Viewer. Jeśli szukasz oprogramowania do konwersji, zalecamy Zamzar. Jest to jedno z naszych ulubionych bezpłatnych narzędzi do konwersji formatu plików Jak konwertować dowolny format pliku online za pomocą bezpłatnych narzędzi Jak konwertować dowolny format pliku online za pomocą bezpłatnych narzędzi Jeśli chcesz przekonwertować plik, oto ostateczna lista witryn, do których powinieneś się zwrócić. .

Inne produkty Microsoft Office, takie jak Access, mają własny protokół zapisywania plików, ale na razie postanowiliśmy skupić się na najpopularniejszym trio pakietu Microsoft Office: Word, Excel i PowerPoint.

Jeśli chodzi o pakiety biurowe, jedno jest jasne: podstawowe starsze formaty w Microsoft Office nie pójdą cicho. Nawet w 2016 roku DOC, XLS i PPT wydają się być najbardziej niezawodnymi i kompatybilnymi formatami do zapisywania plików, szczególnie jeśli planujesz udostępniać je innym osobom.

W jakich formatach zapisujesz swoje pliki Microsoft Office? Czy często masz problemy z kompatybilnością, gdy udostępniasz je innym? Jak je rozwiązać? Chcielibyśmy wiedzieć!

Kredyty obrazkowe: Raport księgowy Planowanie finansowe Koncepcja Arkusz kalkulacyjny Rawpixel.com przez Shutterstock, Prelegent na konferencji biznesowej i prezentacji. Publiczność w sali konferencyjnej. autor: Matej Kastelic za pośrednictwem Shutterstock