7 porad dotyczących wydajności e-maili, aby szybciej uzyskać więcej e-maili

Życie kręci się wokół komunikacji i dosłownie nic bez niego nie zostanie osiągnięte. E-mail to narzędzie komunikacji, które ma ułatwić Ci życie. Zamiast wpisywać list lub próbować złapać kogoś przez telefon lub osobiście, możesz szybko wpisać kilka wierszy i przejść przez to.

Ale poczta e-mail może być również znaczącym opóźnieniem. Zwykle dzieje się tak, gdy jest niewłaściwie używany. Wiele osób wysyła Ci e-maile, których nie potrzebujesz, z wierszami, które nie odzwierciedlają treści, i innymi słowy, niż to konieczne. Ale może to być również twoja wina, na przykład jeśli nie przetwarzasz poprawnie wiadomości e-mail lub nie wykorzystujesz skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia lub czytania. Faktem jest, że możesz szybciej przesyłać wiadomości e-mail, poprawiając swoje nawyki i rygorystycznie stosując kilka kluczowych wskazówek dotyczących wydajności wiadomości e-mail.

Zaplanuj czas e-mail

Jeśli boisz się obsługiwać wiadomości e-mail lub regularnie czyścisz skrzynkę odbiorczą o wiele za dużo czasu, spróbuj zastosować harmonogram. Niektóre osoby zalecają wysyłanie wiadomości e-mail przez określony czas dwa razy dziennie. Planowanie czasu jest sprytne, ponieważ tworzy ramy czasowe i przestrzeń do koncentracji na wykonaniu zadania. Poza tym dowiesz się, ile czasu naprawdę spędzasz z e-mailami.

Sprawdzanie wiadomości e-mail tylko dwa razy dziennie nie działa dla wszystkich. Jeśli chcesz być na bieżąco i sprawdzać swoje wiadomości e-mail kilka razy w ciągu dnia, daj sobie kilka minut co godzinę oprócz sprawdzania i przetwarzania wiadomości e-mail rano i wieczorem. Te krótkie sprinty e-mail to okazja do odpowiedzi na pilne wiadomości e-mail lub odpowiedzi na wiadomość e-mail, której najpierw potrzebowałeś do pobrania informacji.

Chodzi o to ...

• utwórz limit czasowy, planując czas wysłania wiadomości e-mail,
• mieć ambicję pozostać w tym limicie,
• stać się szybszym i
• stopniowo zwalniaj czas zgodnie z harmonogramem.

Ten sposób myślenia pomaga skupić się i stać się bardziej wydajnym. Połącz to ze wszystkimi innymi wskazówkami dotyczącymi wydajności e-maili w tym artykule, a wkrótce prześlesz swoje e-maile jak nigdy dotąd.

Przetwarzaj każdy otwierany e-mail

Każdy otwierany e-mail wymaga działania w taki czy inny sposób. Dzięki temu od razu zaoszczędzisz czas, ponieważ nie będziesz musiał ponownie zajmować się tym e-mailem. Wyczyścisz również swoją skrzynkę odbiorczą co najmniej raz dziennie, co jest wyzwalającym uczuciem.

W przypadku każdego otwieranego e-maila działaj natychmiast, jeśli to możliwe, lub w razie potrzeby zaplanuj zadanie, a następnie zarchiwizuj lub usuń e-mail. Natychmiastowe działanie może oznaczać, że szybko reagujesz, wykonujesz krótką rozmowę telefoniczną, przenosisz daty do kalendarza, dodajesz zadania do listy rzeczy do zrobienia, zapisujesz wiadomości e-mail lub dowolne treści do przeczytania później. Ilekroć nie jesteś w stanie odpowiedzieć lub podjąć natychmiastowego działania, przygotuj odpowiedź i zaplanuj zadanie, aby zająć się wszystkim, co musisz zrobić. W każdym razie pobierz wszystkie e-maile ze swojej skrzynki odbiorczej.

Pamiętaj, że w Gmailu każdy e-mail ma unikalny adres URL. Czy wiesz, że możesz dodać do zakładek określone wiadomości Gmaila? Oto jak i dlaczego wiesz, że możesz dodawać do zakładek określone wiadomości Gmaila? Oto jak i dlaczego Wiele spraw zostało uzasadnionych, dlaczego Gmail jest genialnym klientem poczty internetowej. Teraz, mimo że znalezienie wiadomości e-mail w Gmailu jest prawie banalne, wiedza, że ​​możesz je znaleźć, nie oznacza, że… Teraz nie używaj tego do dodawania do zakładek e-maili! Zamiast tego dodaj link do odpowiedniego zadania na liście zadań do wykonania lub pozycji kalendarza. To o wiele lepsze niż śledzenie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

Aby maksymalnie wykorzystać swój czas ...

• reaguj na każdy otwierany e-mail,
• przenieść zadania i daty na listę rzeczy do zrobienia lub kalendarz i
• dodaj adresy e-mail w celach informacyjnych,
• odpowiedz natychmiast, jeśli to możliwe,
• w razie potrzeby przygotuj odpowiedź,
• zarchiwizuj lub usuń każdy e-mail, który otworzyłeś i,
• Przetwarzaj folder Wersje robocze i listę zadań raz dziennie.

Filtruj i etykietuj wiadomości e-mail

Wiele osób przechowuje wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, ponieważ nie wiedzą, jak lepiej je śledzić. Przyczynia się do bałaganu iz czasem utrudnia znalezienie rzeczy. W Gmailu możesz łatwo znaleźć dowolną wiadomość e-mail za pomocą zaawansowanej funkcji wyszukiwania. 5 Zaawansowanych operatorów wyszukiwania w Gmailu, o których powinieneś wiedzieć 5 Zaawansowanych operatorów wyszukiwania w Gmailu, o których powinieneś wiedzieć Gmail to genialny klient poczty internetowej z wieloma niesamowitymi funkcjami. Będąc usługą Google, jedną z jej mocnych stron jest oczywiście wyszukiwarka. I tak właśnie zrewolucjonizował e-mail Google. W Gmailu tak naprawdę nie masz… Ewentualnie możesz oznaczyć wiadomości e-mail etykietami, aby szybko je znaleźć, jeśli musisz je przechowywać w skrzynce odbiorczej lub posortować je w folderach, aby później je odzyskać.

Zamiast ręcznie sortować wiadomości e-mail, możesz skonfigurować filtry do automatycznego przetwarzania otrzymywanych regularnie e-maili 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą Jakie filtry powinna mieć każda osoba w swoim arsenale, aby że ich skrzynka odbiorcza jest tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub…, w tym powiadomień, subskrypcji, podsumowań, ale także e-maili od konkretnych osób. Zamiast konfigurować nowy filtr dla każdego źródła, utwórz alias e-mail Dziel i zdobywaj swój e-mail dzięki sile aliasów Gmaila Dziel i zdobywaj swój e-mail dzięki sile aliasów Gmaila Jeśli chodzi o organizację poczty e-mail, często natychmiastowa reakcja jest często wszystko o folderach, tagach, filtrach, znacznikach pierwszeństwa i podobnych rzeczach. Nie znaczy to, że któreś z nich są złe - w rzeczywistości większość… typów wiadomości e-mail (np. Powiadomień na forum lub subskrypcji biuletynu) i filtrowania wiadomości e-mail na podstawie adresu e-mail, na który są wysyłane. Przekierowując te e-maile do własnego dedykowanego folderu, nigdy nie zatkają skrzynki odbiorczej, nie będziesz tracić czasu na ich przetwarzanie, i nadal możesz je czytać, kiedy masz czas.

Najlepszym sposobem zarządzania wiadomościami e-mail jest…

• dowiedz się, jak przeszukiwać swój e-mail,
• etykieta i
• sortuj e-maile,
• najlepiej z automatycznymi filtrami tam, gdzie to możliwe, oraz
• zmuś je, by omijały Twoją skrzynkę odbiorczą, jeśli nie będziesz musiał zajmować się nimi natychmiast.

Ogranicz przychodzące wiadomości e-mail

Gdy zaczniesz codziennie czyścić swoją skrzynkę odbiorczą, zauważysz, których e-maili nie potrzebujesz. Zamiast konfigurować filtry do wiadomości e-mail, których tak naprawdę nie chcesz otrzymywać ani nigdy nie będziesz mieć czasu na czytanie, działanie. Może to oznaczać, że anulujesz subskrypcję biuletynu, którego nigdy nie czytasz, powiesz przyjacielowi, aby nie przekazywał Ci dalej kreskówek, lub poprosisz kolegę, aby wysłał Ci tylko ważne wiadomości e-mail.

Krótko mówiąc, adresuj niepotrzebne wiadomości e-mail, rygorystycznie wypisz się i w razie potrzeby przefiltruj do kosza.

Daj przykład: dbaj o czystość i krótkie wiadomości e-mail

Opracowanie skomplikowanego e-maila zajmuje trochę czasu. Przeczytanie i przetworzenie zajmuje trochę czasu. Zaoszczędź sobie i innym czas i naucz się, aby twoje e-maile były jasne i krótkie.

Zaczyna się od dobrego tematu. Upewnij się, że wyraźnie odzwierciedla treść wiadomości e-mail. Staje się to łatwiejsze, jeśli trzymasz się jednego tematu na e-mail. Wreszcie, zwróć uwagę na swój e-mail. Nie polecałbym zasady jednego zdania, ale e-maile z codziennej pracy powinny być krótkie. Przemyśl i wyciągnij esencję tego, co chcesz przekazać, zanim wyślesz.

Twoi odbiorcy pokochają twoje e-maile, jeśli zawierają…

• jasny temat,
• jeden temat na e-mail,
• kluczowe pomysły wyrażone jasno w
• nie więcej niż 1-5 zdań.

Użyj odpowiedzi w puszce

Jeśli otrzymujesz wiele e-maili, które mniej więcej wymagają jednej i tej samej odpowiedzi, utwórz szablon i skonfiguruj odpowiedź w puszce. To pozwala zaoszczędzić dużo czasu i jest bardzo łatwe w obsłudze Gmaila. Poświęciliśmy cały artykuł na temat wysyłania szybszych i lepszych wiadomości e-mail przy użyciu odpowiedzi w puszkach. Szybszych i lepszych wiadomości e-mail przy użyciu odpowiedzi w puszkach. Szybszych i lepszych wiadomości e-mail przy użyciu odpowiedzi w puszkach. Nie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Myśleć… .

Użyj skrótów klawiaturowych

Większość programów pocztowych oferuje skróty klawiaturowe. Gmail na przykład ma skróty do odpowiadania (a), usuwania (SHIFT + 3) lub archiwizowania wiadomości e-mail (a). Zebraliśmy tutaj streszczenie PDF przydatnych skrótów Gmaila. Pamiętaj, że konieczne może być włączenie skrótów klawiaturowych. Poświęć kilka minut, aby nauczyć się skrótów klawiaturowych dla wybranego klienta poczty e-mail, a będziesz przetwarzać wiadomości e-mail znacznie szybciej każdego dnia.

Oto kilka porad dotyczących wydajności e-maili, które pomogą Ci efektywniej korzystać z poczty e-mail 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywniej wysyłać wiadomości e-mail 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywniej wysyłać wiadomości e-mail Najlepsze porady, jakie słyszałem na temat poczty e-mail i produktywności wiadomości e-mail, to: nie odpowiadaj na wiadomości e-mail w pierwszej kolejności rankiem. Trochę paradoksalne, ale prawdziwe jest to, że poczta e-mail i produktywność stoją na czele… .

Wniosek

E-mail to narzędzie komunikacji, które powinno ci służyć, a nie kontrolować życie. Wyjaśnij, co chcesz osiągnąć dzięki temu narzędziu komunikacyjnemu, jak chcesz spędzić czas oraz zautomatyzuj lub wyeliminuj wszystko, co stoi pomiędzy tobą i szybko przetwarzając Twoją pocztę. Jeśli zrobisz to dobrze, wyczyszczenie skrzynki odbiorczej nie zajmie dużo czasu. A kiedy już będziesz mieć dobrą rutynę, nie będziesz się martwić, że nie będziesz sprawdzał swoich e-maili przez kilka godzin lub dzień, ponieważ wykonujesz ważniejszą pracę. Dowiesz się, że rutyna pozwoli ci szybko przeszukać zalaną skrzynkę odbiorczą.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące przetwarzania wiadomości e-mail, które przegapiłem??

Kredyty obrazkowe: Logo e-mail przez Shutterstock, Zegar i e-mail przez Shutterstock, Skrzynka odbiorcza przez Shutterstock, E-mail przychodzący przez Shutterstock, Dymki przez Shutterstock