6 sposobów na obrażanie, gniew i irytację przy każdym wysyłanym e-mailu

E-maile są trudne. Naprawdę trudno jest przekazać to, co naprawdę chcesz powiedzieć w wiadomości e-mail, a połowa czasu prawie zawsze Cię źle zrozumie. Wiele problemów sprowadza się do tego, że ludzie, do których piszesz, nie widzą twojej twarzy. Nie widzą uśmiechu na twojej twarzy, a ty nie widzisz wyrazu na ich twarzy - naturalna ludzka zdolność rozumienia emocji w słowach poprzez wyraz twarzy jest całkowicie nieważna w wiadomości e-mail.

Co zatem może zastąpić wyraz twarzy i ton głosu? W jaki sposób skutecznie przekazujesz swoją wiadomość, nie powodując, że wszyscy twoi znajomi lub wszyscy w biurze po prostu cię wybijają?

Pisarz Peter Drucker napisał kiedyś, “Najważniejszą rzeczą w komunikacji jest słyszenie tego, co nie zostało powiedziane.” Chciałbym pójść o krok dalej i powiedzieć, że najważniejsze w wysyłaniu wiadomości e-mail jest wyjaśnienie na tyle, aby odbiorca nie usłyszeć, co nie zostało powiedziane. W rzeczywistości większość problemów z komunikacją e-mailową polega na tym, że osoba otrzymująca wiadomość e-mail interpretuje różnego rodzaju okropne rzeczy, które sugerujesz, nawet jeśli napisałeś tylko jedną linię.

To prowadzi do nienawiści i niezadowolenia. To buduje niechęć. Właśnie dlatego facet siedzący przy stole na porannym spotkaniu patrzy na ciebie gniewnie, ponieważ wysłałeś mu wiadomość e-mail wysłaną wczoraj po południu, a on wziął to za osobisty atak.

Tworzenie idealnego e-maila

W MUO omówiliśmy wiele aspektów technicznych wysyłania wiadomości e-mail, takich jak anonimowe wysyłanie wiadomości e-mail Jak wysyłać anonimowe wiadomości e-mail: 5 ukrytych metod Wysyłanie anonimowych wiadomości e-mail: 5 ukrytych metod Wysyłanie anonimowych wiadomości e-mail nie jest trudne. Istnieją uzasadnione powody, aby używać anonimowego konta e-mail. Pokażemy ci jak. lub mój e-mail o wysyłaniu wiadomości e-mail z programu Excel Jak wysyłać wiadomości e-mail z arkusza kalkulacyjnego Excel za pomocą skryptów VBA Jak wysyłać wiadomości e-mail z arkusza kalkulacyjnego Excel za pomocą skryptów VBA Nasz szablon kodu pomoże Ci skonfigurować automatyczne wiadomości e-mail z poziomu programu Excel przy użyciu obiektów danych współpracy (CDO) i skrypty VBA. . A co z emocjonalną stroną e-maila? Co powiesz na to, jak trafiasz do wiadomości e-mail i jakie są lepsze sposoby na zaprezentowanie się w słowie pisanym, które nie sprawią, że wszyscy będą cię tak denerwować?

Cóż, nie bez całego bólu i cierpienia mogę dziś tu stać i powiedzieć, że jestem teraz w stanie pomóc. Popełniłem prawie każdy błąd, który można popełnić za pomocą poczty e-mail, poczynając od najwcześniejszych dni w college'u, kiedy próbowałem rozpocząć działalność marketingową na wielu poziomach, wysyłając e-maile do wszystkich na kampusie. W ciągu jednego dnia miałem zamknięte konto na 24 godziny i duże, nieprzyjemne ostrzeżenie od administratora mainframe IBM o tym, co definiuje “spamowanie”.

Nie była to tak duża lekcja na temat etykiety e-mail, ale była to pobudka, że ​​e-mail może naprawdę wpędzić cię w kłopoty, jeśli źle z nią poradzisz. Przez lata obrażałem ludzi, obrażałem się i wdawałem w epickie bitwy słowne z ludźmi. Chciałbym powiedzieć, że ktoś wygrał - ale nikt nigdy nie wygrywa. Dlatego stoję tutaj dzisiaj, mając nadzieję, że pomogę przyszłym legionom e-maili lepiej przygotować te e-maile przed kliknięciem przycisku wysyłania.

1. Wysyłanie powieści

Jednym z moich pierwszych winnych grzechów, kiedy zacząłem pracować jako inżynier, było to, że prawie zawsze pisałem e-maile rozłożone na trzy lub cztery akapity. Powodem było nie tylko to, że potrafię pisać dość szybko, ale ponieważ zawsze czułem, że gdybym pomijał jakieś szczegóły, ludzie tak naprawdę nie zrozumieliby, o czym mówię. Może to w pewnym stopniu być prawdą - i za chwilę przejdziemy do wiadomości, które są zbyt krótkie - ale jest coś, co można powiedzieć dla uproszczenia.

Kiedy piszesz tak skomplikowane e-maile, nie udaje Ci się dotrzeć do wiadomości na różne sposoby. Po pierwsze, fakt, że tyle napisałeś, sugeruje osobie, że nie masz szacunku dla jej czasu, a jeśli będziesz to robił zbyt często, z pewnością sprawisz, że się zdenerwujesz. Po drugie, podczas gdy 500-e-mailowy e-mail podzielony na kilka akapitów ma sens ty, najprawdopodobniej mylisz wszystkich - i dajesz im migrenę.

Jeśli jesteś kowalem i masz tendencję do nadmiernego pisania, zawsze wracaj i zabierz się do pracy “siekanina” te zdania. Wymyśl nowe i kreatywne sposoby ich skrócenia, a może możesz je całkowicie usunąć. Może oferujesz o wiele za dużo informacji. Powiedz ludziom, co oni potrzeba wiedzieć, a nie to, co chcesz, żeby wiedzieli ty wiedzieć. Wiesz?

2. Wysyłanie e-maila składającego się z dwóch słów

Przeciwieństwem do nowej wiadomości e-mail jest wiadomość e-mail zawierająca jedno lub dwa słowa, która niczego nie wyjaśnia. Jest to podobne do tego, kiedy pytam moje dzieci przy stole, “Więc jak minął ci dzień?” Po chwili niechętna odpowiedź, “W porządku.” Nie jestem pewien, dlaczego w ogóle przeszkadzam, kontynuuję. “Co robiłeś, cokolwiek zabawnego?” Nieunikniona odpowiedź, “Nie, nie bardzo.”

Naprawdę nie rozumiem, dlaczego niektórzy ludzie nawet zawracają sobie głowę używaniem poczty e-mail. Jeśli masz szczęście, wiadomość e-mail od tej osoby będzie zawierać jedno pełne zdanie. Jeśli masz pecha, osoba poprosi cię o zrobienie czegoś dla niego, ale nie będzie ci przeszkadzać, aby dokładnie wyjaśnić, co chcesz, abyś zrobił. To tak, jakby wysłać wiadomość o niebezpieczeństwie przez radio, gdy zgubisz się w środku dziczy, i nie poinformować załogi ratunkowej, jakie są twoje współrzędne.

To bardzo frustrujące, ponieważ ludzie muszą się starać zrozumieć, o czym, do diabła, mówisz. Co gorsza, możesz zmusić ich do marnowania czasu na odpowiadanie na Twój e-mail, tylko po to, by poprosić Cię o rozwinięcie się nieco bardziej.

Podejrzewam, że większość osób z tym problemem pisze tak krótkie e-maile, ponieważ pisanie jest tak żmudnym ćwiczeniem. Nie każdy może pisać od 60 do 70 słów na minutę, więc musisz mieć odrobinę współczucia dla tej grupy.

3. Wysyłanie masowego e-maila przeznaczonego dla jednej osoby

Czy naprawdę chcesz odznaczać ludzi? Wyślij masową wiadomość e-mail do wszystkich w biurze, aby po prostu upomnieć jedną osobę za coś, co zrobili źle. Nazywam to “publiczne upokorzenie” e-mail. Zwykle wszyscy w biurze mogą już wiedzieć, że konkretna osoba popełniła błąd, ale kierownik nie może tego zostawić w spokoju. Wysyłają więc masową wiadomość e-mail do wszystkich, wyjaśniając bardzo i dręcząco szczegółowo, dlaczego dane działanie jest tak źle zrobione lub dlaczego ten konkretny błąd jest tak zły.

Muszę przyznać, że w niektórych moich rolach kierowniczych w przeszłości popadłem w to zachowanie. Widziałem, jak robią to inni moi koledzy. Łatwo jest popełnić błąd, ponieważ możesz chcieć upewnić się, że wszyscy inni, którymi zarządzasz, nie popełniają tego samego błędu. W rzeczywistości, jeśli wszyscy już o tym wiedzą, osoba, która popełniła błąd, jest poniżana. Jeśli nie wiedzą o tym, wszyscy są zdezorientowani i niepewni, czy o nich mówisz.

Uprość to - porozmawiaj o konkretnym problemie z osobą, która popełniła błąd. Następnie, jeśli uważasz, że jest to wystarczająco ważne dla wszystkich, wyślij zawiadomienie, ale niech brzmi, jakby to był tylko ogólny “FYI” wysłany z wyższego kierownictwa - usuwa ton oskarżający i czyni go mniej osobistym.

4. Korzystanie z dramatycznych przysłówków

Kolejne bardzo częste zachowanie w wiadomościach e-mail - zwykle od osób, które są bardzo pasjonowane swoją pracą w ogóle lub konkretnym projektem, który jest przedmiotem dyskusji. Takie zachowanie jest nadużywaniem bardzo dramatycznych przysłówków. Zdania jak, “Ten projekt jest po prostu strasznie zły” lub “To podejście jest boleśnie niejasne” służą jedynie wprowadzeniu emocji do dyskusji.

Gdy spojrzysz na te zdania bez przysłówków, zobaczysz, o ile są bardziej rzeczowe - i znacznie mniej antagonistyczne -. W przeciwnym razie po prostu natkniesz się na zbyt dramatycznego, zepsutego bachora.

Spróbuj bez przysłówków. Ten projekt jest zły. To podejście jest niejasne.

Może nie zadowolić odbiorcy - ale też go nie atakuje i nie stawia w defensywie. Jest bardziej profesjonalny i możesz rzeczywiście udawać, że jesteś dorosły, nawet jeśli się z kimś nie zgadzasz.

5. Nadużywanie głosu pasywnego

Tak naprawdę dopiero w późnej karierze pisarskiej dowiedziałem się i zrozumiałem pasywny głos. Problem z nauką o tym polega na tym, że zaczynasz go widzieć wszędzie. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych zastosowań głosu pasywnego jest poczta e-mail, ponieważ głos pasywny pozwala osobie oddzielić się od akcji.

Zamiast mówić, “Odwiozłem klienta na lotnisko”, który ponosi odpowiedzialność bezpośrednio na twoich barkach, możesz zamiast tego napisać, “Klient został zabrany na lotnisko.”

Jest to zachowanie powszechne wśród osób, które są zdenerwowane przyjmowaniem odpowiedzialności za wszystko, ponieważ jeśli coś pójdzie nie tak, nie chcą być obwiniane. Są to te same osoby, które narzekają, gdy podejmujący ryzyko - ci, którzy biorą odpowiedzialność za załatwienie sprawy - otrzymują uznanie lub awanse. Prawda jest taka, że ​​ludzie widzą przez pasywny głos w wiadomościach e-mail. Jeśli ukończyłeś zadanie lub osiągnąłeś cel, nie bój się przypisać sobie uznania!

6. Klepanie się po plecach

Co dziwne, przeciwną skrajnością osób, które przez cały czas używają pasywnego głosu w poczcie e-mail, są ludzie, którzy prawie zawsze piszą o wszystkim w pierwszej osobie. Czytając ich e-maile, można by pomyśleć, że projekt nie był wysiłkiem grupowym, ale osobistym osiągnięciem. Można by pomyśleć, że osoba wysyłająca e-mail wykonała absolutnie całą pracę!

Jak rozpoznajesz te e-maile? Policz wystąpienia tego słowa “ja”.

Czytając wiadomość e-mail od tego rodzaju osoby, jasne jest, że czują, że cały świat kręci się wokół nich i że każdy powinien dawać im ciągłe uznanie za całą pracę, którą wykonali samodzielnie. Te e-maile niezmiennie powodują, że członkowie drużyny czują się przygnębieni i całkowicie niedoceniani. Takie podejście jest szybką drogą do gniewu i izolacji od rówieśników.

Jestem pewien, że istnieje wiele innych rodzajów e-maili, które naprawdę denerwują i obrażają ludzi. Założę się, że masz też własną listę! Jakie rodzaje e-maili naprawdę Cię wyprowadzają? Jakie są Twoje ulubione zwierzaki? Podziel się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej.

Zdjęcie: Skoncentrowany biznesmen przez Shutterstock, Maths Formula przez Shutterstock, Młoda bizneswoman przez Shutterstock, Expressive Senior przez Shutterstock, Wojskowy dzieciak przez Shutterstock, Wstyd przez Shutterstock