6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maile

Kiedy przechodzisz obok kogoś na ulicy i przywitasz się, jak to się czuje, gdy się nie przywraca? To niesamowite, jak mały brak potwierdzenia może sprawić, że dana osoba poczuje się, ale niesamowite, jak wiele możesz zrobić, aby zachęcić do reakcji. To samo dotyczy wiadomości e-mail.

Teraz wyobraź sobie odwrotny scenariusz. Mijasz kogoś na ulicy, a on na ciebie zerknie, przywitaj się, a potem szybko odwróć wzrok. Jak prawdopodobne jest, że się przywitasz? Teraz wyobraź sobie osobę, która patrzy ci prosto w oczy, uśmiecha się szeroko i wita - nawet używając twojego imienia! Szanse są o wiele lepsze, że będziesz zainspirowany, aby odpowiedzieć w naturze.

To samo dotyczy prawdy w e-mailach. Tyle, że zamiast mimiki lub tonu głosu, istnieje wiele innych zasad dotyczących wysyłania e-maili, które zachęcają lub zniechęcają osobę do “Odpowiadać” i odpowiedz. W tym poście podzielę się z Tobą kilkoma sztuczkami, których nauczyłem się przez lata - poradami, które znacznie zwiększą Twój sukces w uzyskiwaniu odpowiedzi e-mailem, nawet od bardzo zapracowanych osób.

Dlaczego potrzebujesz odpowiedzi??

Kiedy kilka lat temu zmieniłem pracę, zacząłem pracować w firmie, w której ludzie byli dużo bardziej zajęci niż podczas mojej ostatniej pracy. Ludzie ledwo mieli czas na ukończenie pracy nad projektem, więc odpowiadanie na e-maile stało się zadaniem nadania priorytetu 5 filtrom Gmaila, aby pomóc w ustaleniu priorytetów i uporządkowaniu skrzynki odbiorczej 5 filtrów Gmaila, aby pomóc w ustaleniu priorytetów i uporządkowaniu skrzynki odbiorczej Jakie filtry powinna mieć każda osoba w swoim arsenale, aby ich skrzynka odbiorcza jest tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub… Wkrótce dowiedziałem się, że jeśli nie będę przestrzegać określonego formatu i podejścia do wysyłania e-maili do ludzi, mogę nie otrzymać odpowiedzi przez wiele dni, jeśli w ogóle.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, wysyłając wiadomość e-mail do kogoś - szczególnie kogoś, kto jest bardzo zajęty - jest szybkie sporządzenie spisu własnych powodów wysłania wiadomości e-mail. Jeśli są zajęci, a Twój adres e-mail nie ma wystarczająco wysokiego priorytetu, prawdopodobnie zostanie ukryty gdzieś na liście rzeczy do zrobienia, ale zostanie rozwiązany, gdy będzie więcej czasu na skupienie się na problemie (jeśli w ogóle ). Zapracowani ludzie mają trudności z zarządzaniem pocztą e-mail. Im są bardziej zajęci, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że dostaniesz odpowiedź, jeśli nie zagrasz poprawnie.

Jeśli potrafisz uzasadnić wagę problemu na tyle, aby uzasadnić wiadomość e-mail, to na wszelki wypadek zacznijmy.

Zadaj pytanie - najlepiej o nich

W 2012 r. Naukowcy z Uniwersytetu Harvarda przeprowadzili dość dokładne badanie, które obejmowało nawet skanowanie mózgu, i okazało się, że ludzie faktycznie dostają “szum biochemiczny” od mówienia o sobie. Im silniejsza jest osoba - jak wielu wyjątkowo zapracowanych ludzi - tym bardziej lubi rozmawiać o sobie. W końcu jest tylko tak wiele powiedzieć, prawda?

Oznacza to, że jeśli zwiesisz marchewkę z osobistego pytania w swoim e-mailu, zasadniczo kusisz tę osobę osobistym haju - szansa na odrobinę “brzęczenie” dzieląc się z tobą czymś o sobie. A niektórym ludziom bardzo podoba się możliwość posiadania pudełka na mydło. Daj im to.

Możesz po prostu zapytać, jak przebiega projekt, nad którym pracują. Jeśli jesteś z nimi bardzo blisko i dość często rozmawiasz o rodzinie, zapytaj, jak się ma rodzina. Jeśli jest duża gra, o której wszyscy mówią - zapytaj ją, co myślą. Daj im możliwość odpowiedzi na Ciebie i “Zrób sobie przerwę” od tak częstego myślenia o pracy. Możesz podążać za swoim pytaniem związanym z pracą, które chciałeś zadać w pierwszej kolejności, ale prośba o opinię wywoła potrzebę “Mówię o sobie” wysoki.

Dodatkowa premia: użyj czegoś, co was łączy. Dzieci. Miłość do baseballu. Cokolwiek to jest - najpierw nawiąż osobiste połączenie. Osoba ta będzie mniej skłonna do szybkiego zapisania wiadomości e-mail na później.

Wybierz pilny wiersz tematu

Zapracowani ludzie naturalnie zaczynają priorytetowo traktować wiadomości e-mail, a czasem nawet nie otwierają wiadomości e-mail w tym celu. Szybko zerkną na wiersz tematu. Jeśli więc chcesz uzyskać szybką odpowiedź od tych osób, możesz sobie wyobrazić, jak ważna jest tematyka. Jeśli potrzebujesz wskazówek, jak to zrobić, gorąco polecam porady Aarona, jak wyróżnić swój temat. Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej kiedykolwiek wysłałeś e-mail, który Twoim zdaniem był ważny, na który trzeba było odpowiedzieć wiele dni później, lub gorzej? To prawda, że ​​czasami wymyka się spod kontroli, ale są rzeczy, które możesz zrobić… w zagraconej skrzynce odbiorczej.

Najważniejsze jest to, że jeśli potrzebujesz odpowiedzi od razu, dlaczego nie jest poprzedzony twoją linią tematu “WAŻNY:” lub “PILNE:” ? Nie ma w tym nic złego i jest to naprawdę pomocne dla zapracowanych ludzi, którzy używają takich tematów jako wizualnego wskaźnika tego, co najpierw zaatakować w skrzynce odbiorczej. Po prostu nie rób tego z głupimi, nieistotnymi sprawami, bo inaczej staniesz się “chłopiec, który płakał wilka”, a twoje e-maile zostaną ostatecznie całkowicie zignorowane!

Krótko i słodko

W tej części artykułu popadam w hipokryzję. Facet, który pisze 2000 artykułów słownych, powie nam, żeby były krótkie i słodkie? Tak. Właśnie to ja”zamierzam zrobić. Mówimy tutaj e-mailami i oto lekcja, którą pan Wordy tutaj nauczył się w pierwszym roku swojej nowej pracy: PILE. To akronim, który właśnie wymyśliłem. Oznacza People Ignore Long E-maile.

Po około sześciu miesiącach ignorowania moich długich, skomplikowanych e-maili spróbowałem czegoś nowego. Zacząłem pisać bardzo, bardzo krótkie e-maile, które tylko zawierały sens. Nie podałem dodatkowych szczegółów, ale na końcu e-maili zaoferowałem dodatkowe informacje, jeśli chcieli.

Zacząłem zbierać e-maile. Kiedy pomyślałem, że są wystarczająco krótkie, przeszedłem i jeszcze trochę uciąłem. Musisz zadać sobie pytanie, czy ta linia jest po prostu zbyteczna? Czy udostępniasz informacje, aby inni wiedzieli, ile wiesz - czy nie ma to tak naprawdę znaczenia dla omawianego problemu? Wytnij słowa. Przejdź do rzeczy szybko. Kiedy zacząłem to robić, zauważyłem gwałtowny wzrost wskaźnika odpowiedzi. Jeśli możesz zredukować swój e-mail do jednej linii - szanse są całkiem dobre, otrzymasz natychmiastową odpowiedź.

Przekupić ich

Jeśli chcemy być tutaj szczerzy, musisz przyznać, że z natury ludzie są samolubną grupą. Kiedy ludzie widzą, że tak może być “coś w tym” dla nich czują się bardziej zmuszeni do działania. Możesz skorzystać z tego w e-mailu, zamykając go za pomocą czegoś podobnego, “Wróć więc do mnie z dobrym czasem, kiedy możesz o tym porozmawiać przy filiżance kawy - na mnie!”

Bezpłatna filiżanka kawy za naciśnięcie przycisku odpowiedzi? To dobra zachęta. A jeśli problem jest jeszcze ważniejszy - powiedzmy, że próbujesz coś sprzedać lub zdobyć nowego klienta - śmiało i zaoferuj kupienie lunchu. Ta niewielka inwestycja będzie tego warta. Ludzie uwielbiają bezpłatny lunch.

Zaangażuj drugą osobę

Jeśli wysłałeś komuś e-mail kilka razy, wypróbowałeś wszystkie taktyki wymienione powyżej i nadal nie otrzymujesz żadnych odpowiedzi, to nadszedł czas, aby wyciągnąć wielkie pistolety. Te dwie ostatnie taktyki zwykle rezerwuję dla osób, które chronicznie ignorują wiadomości e-mail. Pierwszy “duża broń” podejście polega na wciągnięciu kogoś, kto może być związany z sytuacją. Może to być Twój szef lub dodatkowa osoba, nad którą pracujesz nad wstrzymywanym projektem, ponieważ osoba ta nie odpowiada na Twój e-mail.

To nie jest coś, co chcesz zrobić przy pierwszym, drugim, a nawet trzecim e-mailu. Jeśli jednak jesteś rażąco ignorowany, napisz jeszcze jeden uprzejmy e-mail i po prostu zwróć się do zaangażowanej osoby. Jeśli jest to ktoś wyżej, jak twój szef, a druga osoba wie, że ma władzę, szybko zareaguje. Ze wszystkich chronicznych ignorantów, z którymi miałem do czynienia przez lata, to “cc” podejście sugeruje odpowiedź w 99 procentach przypadków. Jest coś w tym, że publiczność przekształca dialog i nagle nadaje mu wyższy priorytet.

Konsekwentnie wydawaj przypomnienia

Jeśli kiedykolwiek widziałeś film Odkupienie Shawshank lub przeczytałeś nowelę Stephena Kinga, możesz przypomnieć sobie fragment, w którym Andy Dufresne co tydzień wysyła jeden list do Senatu stanu, prosząc o pieniądze na bibliotekę więzienną. Po otrzymaniu kilkuset dolarów i darowizny książek, Andy zaczyna wysyłać dwa listy tygodniowo z prośbą o jeszcze więcej pieniędzy.

Chodzi o to, że wytrwałość działa. Nazwij to denerwującym, irytującym lub irytującym - ale jeśli naprawdę potrzebujesz odpowiedzi na coś ważnego, konsekwentnie pytaj osobę uprzejmie, czy otrzymała twój ostatni e-mail, będzie miał jeden z dwóch pożądanych efektów. Poprosi osobę, by przekopała się przez swoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu wiadomości e-mail, o której mówisz, lub uświadomi, że jedynym sposobem na odejście jest odpowiedź na wiadomość e-mail. Jest to oczywiście rozwiązanie ostateczne, ale także rozwiązanie, które działa.

Jakich technik używasz, aby szybciej reagować na wiadomości e-mail? Co Ci odpowiada? Podziel się własnymi wskazówkami i poradami w sekcji komentarzy poniżej!

Kredyt na zdjęcie: Przytłoczony biznesmen (Shutterstock), Przemawiając (Shutterstock), Ważny znak (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).