5 sposobów, w jakie Xero może pomóc w finansach

Rachunkowość może być myląca Top 12 kursów rachunkowości online, aby zamknąć lukę w umiejętnościach Top 12 kursów rachunkowości online, aby wypełnić lukę umiejętności Dzięki niedrogim i bezpłatnym kursom online o wysokiej jakości, łatwiej niż kiedykolwiek być własnym dyrektorem finansowym dla nowej lub istniejącej firmy . , czasochłonne i (jeśli musisz zapłacić profesjonalnemu księgowemu) drogie.

Nic więc dziwnego, że oprogramowanie księgowe zaczęło zyskiwać na popularności wśród freelancerów i właścicieli małych firm.

Takie oprogramowanie jest zazwyczaj dostosowane do kraju, w którym go używasz, może zarządzać wszystkimi aspektami procesu księgowości i jest znacznie bardziej opłacalne niż płacenie profesjonalistom.

Jednym z najpopularniejszych dostępnych rozwiązań jest Xero. Przyjrzymy się, co to jest i co możesz z tym zrobić.

Co to jest Xero?

Xero zostało założone w Nowej Zelandii w 2006 roku i od tego czasu ma ponad 600 000 użytkowników. Oferują swój produkt w oparciu o powszechnie używane “Oprogramowanie jako usługa” (SaaS), więc nie trzeba niczego pobierać, aby z niego korzystać.

Otrzymali wiele nagród w branży, w tym dwie nagrody Webby w 2009 roku i jedną w 2010 roku, nagrodę Fast Company Innovation by Design Award w 2012 roku i co najbardziej imponujące, pierwsze miejsce w magazynie Forbes “100 najbardziej innowacyjnych firm wzrostu” lista w 2014 roku.

Sam produkt jest obecnie jednym z najbardziej wszechstronnych programów księgowych na rynku, oferującym prawie wszystko, czego potrzebuje mała firma lub freelancer, aby odnieść sukces..

Jego kluczowe cechy to:

• • Zarządzanie przepływami pieniężnymi (księgowość online, uzgodnienia bankowe, raporty budżetowe i zarządzanie zapasami)

Fakturowanie (wysyłanie, płacenie i wystawianie ofert)

• Zarządzanie płatnościami (roszczenia, rachunki i zamówienia)
• Zarządzanie płacami (w tym karty czasu pracy i standardowe przebiegi płac)
• Pomoc podatkowa (W-2s, 1099s, obliczenia podatku obrotowego i składanie deklaracji)

Ale jakie są jego pięć najbardziej przydatnych funkcji? Zbadajmy.

Podatek

Ach, podatek… Federal 940s, W-2s, 1099s, podatki od zatrudnienia, podatki od bezrobocia - co to wszystko znaczy?!

Chociaż Xero nie może uczyć Cię o wszystkich indywidualnych kodach i formularzach podatkowych na szczeblu federalnym i stanowym (chociaż ma świetny podstawowy przewodnik pomocy), może ułatwić ich obliczanie i przesyłanie.

Na przykład pozwoli ci natychmiast zorientować się, ile należy złożyć na W-2 i 1099. Usunie nawet niekończące się zamieszanie w klasyfikacji 1099 dostawców, umożliwiając uruchomienie raportu, a następnie dokonanie niezbędnych korekt.

Oto spojrzenie na proces:

Aby złożyć W-2 (prawdopodobnie najpopularniejszy formularz podatkowy w Stanach Zjednoczonych), najpierw musisz utworzyć pracownika. Zrób to, klikając Lista płac> Dodaj pracownika i podanie niezbędnych danych osobowych.

Następnie musisz podać dane dotyczące zatrudnienia - w tym dane dotyczące wynagrodzenia i numer ubezpieczenia społecznego. Oczywiście powinieneś już mieć wszystkie informacje o swoich pracownikach, ale ich nie dodanie spowoduje, że nie będziesz mógł dodać osoby do listy płac.

Na koniec możesz dodać ich indywidualne dane federalne i stanowe. Należy zauważyć, że nadal może to być potencjalne pole minowe dla nieprofesjonalistów. Rozsądnie jest zapłacić księgowemu, aby upewnić się, że wszystko jest skonfigurowane poprawnie - potem jest samo zarządzający, więc na dłuższą metę nadal będziesz dużo oszczędzać na opłatach..

Po pełnym skonfigurowaniu pracownika konieczne będzie również skonfigurowanie podatków własnej firmy. Nie będziesz w stanie utworzyć listy płac (a tym samym wygenerować danych zeznania podatkowego), dopóki tego nie zrobisz.

Nawigować do Ustawienia> Podatki i podaj informacje federalne i stanowe:

to jest to! Po prostu uruchamiaj listę płac co miesiąc, a oprogramowanie automatycznie potrąca podatki w stosownych przypadkach i rejestruje je w systemie. Pod koniec każdego roku podatkowego będziesz mógł wystawić niezbędne W-2 i wszelkie inne wymagane formularze stanowe.

Możesz zastosować dokładnie tę samą metodologię dla niezależnych kontrahentów, tylko tym razem musisz zamiast tego wystawić formularz 1099.

Co najlepsze, nie musisz nawet martwić się o przesłanie 1099 formularzy podatkowych. 6 najlepszych darmowych programów podatkowych do złożenia deklaracji podatkowej w tym roku. 6 najlepszych darmowych programów podatkowych do złożenia deklaracji podatkowych w tym roku. płacąc, aby złożyć podatki, oto najlepsze darmowe oprogramowanie podatkowe do składania deklaracji podatkowych stanowych i federalnych. , po ich wypełnieniu możesz złożyć je z poziomu oprogramowania za pomocą Track1099.

Oprócz formularzy IRS istnieje wiele innych problemów podatkowych, w których Xero może ci pomóc.

Na przykład automatycznie obliczy podatek od sprzedaży w zależności od lokalizacji, a integracja Xero z Avalara TrustFile oznacza, że ​​możesz przygotować i przesłać deklaracje podatkowe niemal natychmiast (przejdź do Ustawienia> Ustawienia ogólne> Ustawienia finansowe aby wprowadzić informacje).

Możesz nawet wyeksportować pliki Xero do wydruków, jeśli wolisz więcej “majsterkowanie” podejście do deklaracji podatkowych Czy Twoje podatki? 5 formuł Excel, które musisz znać, płacąc podatki? 5 formuł Excela, o których musisz wiedzieć, że minęły dwa dni, zanim nadejdą podatki i nie chcesz płacić kolejnej opłaty za opóźnione zgłoszenie. To czas, aby wykorzystać moc Excela, aby wszystko uporządkować. .

Lista płac

Prowadzenie listy płac co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc może być tak samo mylące i czasochłonne jak ustalanie podatków!

Xero ma kilka aspektów, które sprawią, że twoje listy płac będą mniej bolesne.

Po pierwsze, obejmuje oprogramowanie grafiku pracowniczego. Pracownicy mogą wprowadzać własne dane, a Ty (lub inny pracownik) możesz to zrobić w ich imieniu, a także oferuje obszerne narzędzia do raportowania, które pozwolą Ci zobaczyć dane na podstawie zarobków godzinowych, rodzaju dochodów i pieniędzy wydanych na pracownika lub na czas Kropka.

Po drugie, pochodzi z oprogramowaniem do płatności. W praktyce oznacza to, że możesz uruchamiać i zatwierdzać listy płac pracowników w ustalonym terminie, jednorazowe listy płac w połowie cyklu i inicjować bezpośrednie wpłaty na rachunki bankowe swoich pracowników. Możesz nawet drukować czeki i płatne płatności, które można dostosować do własnych marek.

Pamiętaj, że przed uruchomieniem pełnej listy płac musisz skonfigurować pracowników, informacje podatkowe, lokalizacje pracy, harmonogramy płatności i informacje o koncie bankowym..

Wreszcie istnieje wiele aplikacji innych firm, które mogą zapewnić dodatkową funkcjonalność. Na przykład, jeśli masz pracowników, którzy pracują w krajach, które nie są objęte Xero, możesz użyć wtyczek, aby nadal móc im płacić.

Wydatki

Okej, więc świetny okres korzystania z firmowych kont wydatków do płacenia za wszystko, od obiadu po egzotyczne wakacje, może już dawno minąć, ale nadal są istotną częścią nowoczesnej struktury biznesowej.

Zarządzanie kosztami 10 unikalnych zastosowań Trello innych niż zarządzanie projektami 10 unikalnych zastosowań Trello innych niż zarządzanie projektami Trello to przyjemność dla miłośników list. Podejście w stylu Kanban nie było przeznaczone wyłącznie do zarządzania projektami. Nie wierzysz nam? Spójrz na te dziesięć unikalnych zastosowań Trello. funkcja Xero jest bardzo imponująca, umożliwiając zarówno zarządzanie własnymi wydatkami osobistymi, jak i zwrot kosztów pracownikom.

Z perspektywy użytkownika pozwoli Ci (i Twoim pracownikom) na dodanie wydatków, gdy jesteś poza domem, po prostu sfotografując paragon i przesyłając go za pośrednictwem aplikacji mobilnej, co zmniejsza prawdopodobieństwo przeoczenia kosztów.

Z perspektywy zarządzania rachunki z podróży są grupowane razem, dzięki czemu można łatwo sprawdzić całkowity koszt, a także zaakceptować i odrzucić roszczenie według własnego uznania.

Wszystkie te dane można następnie wyeksportować do funkcji listy płac, aby jeszcze bardziej ułatwić wypłatę.

Freelancerzy mogą również kontrolować swoje wydatki (i szerszą sytuację w zakresie przepływów pieniężnych), korzystając z funkcji uzgadniania banku.

Najpierw musisz dodać konto bankowe. Aby to zrobić, przejdź do Konta> Konta bankowe> Dodaj konto bankowe. Popularne banki są automatycznie wyświetlane na liście, można także dodawać usługi, takie jak PayPal i karty kredytowe.

Wpisz numer swojego konta i nadaj mu nazwę, a następnie wyświetli się ekran, który pozwoli Ci zaimportować wszystkie twoje kanały bankowe.

Gdy to zrobisz, możesz zaimportować wszystkie dane swojego banku, a dane zostaną automatycznie uzgodnione z danymi Xero. Dostęp do danych można uzyskać za pośrednictwem aplikacji mobilnej w celu uzgadniania w podróży, możesz tworzyć niestandardowe reguły, które pomogą dopasować bardziej złożone transakcje, a ponad 160 walut jest obsługiwanych.

Raporty finansowe

Bardzo jasne jest zrozumienie, jak zdrowy jest Twój biznes bez jasnych i skutecznych raportów finansowych.

Na szczęście Xero zapewnia ponad 40 podstawowych i zaawansowanych raportów finansowych. Obejmują one wszystkie najczęstsze, takie jak zysk i strata, zeznania podatkowe i bilanse - ale także bardziej nietypowe (ale równie przydatne), takie jak zyski i straty w obcych walutach. Unikaj oszustwa przy wymianie walut lub wysyłaniu pieniędzy za granicę Unikaj Zostaniesz oszukany podczas wymiany walut lub wysyłania pieniędzy za granicę Jeśli wysłałeś pieniądze za granicę lub wymieniłeś waluty przed wakacjami, prawdopodobnie masz kiepską ofertę. Oto kilka lepszych alternatyw dla banków i kantorów wymiany walut. i harmonogramy amortyzacji.

Raporty oferują również narzędzia do śledzenia budżetu. 5 aplikacji budżetowych, których powinieneś użyć, jeśli naprawdę chcesz zaoszczędzić pieniądze. 5 aplikacji budżetowych, których powinieneś użyć, jeśli naprawdę chcesz zaoszczędzić pieniądze. Oto najbardziej efektywne obecnie dostępne aplikacje budżetowe. Wybierz ten, który najbardziej ci się podoba. (dzięki czemu możesz przygotować kontury i porównać rzeczywistą wydajność z przewidywaną wydajnością) oraz możliwość dodania kategorii śledzenia (co daje łatwy sposób porównywania i kontrastowania poszczególnych sekcji Twojej firmy).

Wszystkie te raporty można przygotować i wydrukować jednym kliknięciem.

Fakturowanie

Po co te wszystkie wymyślne funkcje, jeśli nie można łatwo zarządzać fakturami? Są chlebem powszednim prowadzenia firmy, ale szybko mogą się komplikować. Jak korzystać z Internetu, aby ścigać niezapłacone faktury Jak korzystać z Internetu, aby ścigać niezapłacone faktury Jeśli pracujesz dla siebie, ciągle martwisz się, że w końcu jeden z twoich klientów nie zapłaci faktury. Oto kilka wskazówek online, jak odzyskać utracone pieniądze. jeśli masz dużo klientów.

Funkcja fakturowania Xero oferuje wiele ciekawych funkcji. Na przykład możesz dodawać noty kredytowe i łatwo ładować wydatki z powrotem do klientów za pomocą specjalnego znacznika, aw razie potrzeby można wystawiać noty kredytowe.

Twoi klienci będą mogli również płacić za faktury za pomocą jednego kliknięcia za pomocą karty kredytowej lub PayPal, a otrzymasz powiadomienie, gdy klienci otworzą swoje faktury (więc wiesz, czy po prostu cię ignorują!).

Wreszcie, podobnie jak oprogramowanie płacowe, będziesz mógł spersonalizować i dostosować wszystkie swoje faktury za pomocą własnych logo i marki.

Czy używałeś Xero?

Czy używałeś Xero? Jakie funkcje i cechy podobały Ci się? Co wymagało więcej pracy? Czy brakuje czegoś, co chcielibyście zobaczyć od programistów??

Możesz przekazać nam swoje przemyślenia i opinie w sekcji komentarzy poniżej.