5 Umiejętności Microsoft Word i Excel Musisz odnieść sukces w biurze

“Jak najszybciej przekaż mi ten raport!” To jest linia, która może dotknąć wielu pracowników biurowych z wielkim przerażeniem i strachem. Nie musi tak być, jeśli potrafisz rozwinąć przynajmniej 5 podstawowych umiejętności Microsoft Office.

Jakie są te umiejętności MS Office? Oczywiście jest co najmniej kilka rzeczy potrzebnych do wykonywania określonej pracy. Na przykład, jeśli jesteś księgowym, prawdopodobnie dobrze znasz wszystkie funkcje finansowe programu Microsoft Excel. Stwórz osobisty budżet w programie Excel w 4 prostych krokach Stwórz osobisty budżet w programie Excel w 4 prostych krokach Czy masz tak duże zadłużenie że spłacenie potrwa dekady? Czas ustalić budżet i zastosować kilka sztuczek Excela, aby szybciej spłacić swój dług. . Jeśli jesteś w dziedzinie zarządzania, założę się, że masz długą listę sztuczek, które opracowałeś przez lata, aby połączyć profesjonalne prezentacje z Microsoft PowerPoint 10 Porady PowerPoint dotyczące przygotowywania profesjonalnej prezentacji 10 Porady PowerPoint dla Przygotowywanie profesjonalnej prezentacji Skorzystaj z tych wskazówek Microsoft PowerPoint, aby uniknąć typowych błędów, utrzymać zaangażowanie odbiorców i stworzyć profesjonalną prezentację. .

Oprócz tych specyficznych dla zawodu rzeczy, prawie każdy musi znać podstawowy zestaw umiejętności MS Office przy podejmowaniu pracy biurowej. Jeśli kabina jest twoim domem i będziesz musiał analizować informacje, przedstawiać okazjonalne prezentacje lub pisać wszelkiego rodzaju raporty, musisz mieć pewność, że zawsze masz te wskazówki w tylnej kieszeni.

Umiejętności Microsoft Excel

Excel powinien zostać omówiony w pierwszej kolejności po prostu dlatego, że jest to jeden z najbardziej wszechstronnych produktów Microsoft Office ze wszystkich. Prawie każda profesja na świecie powinna mieć jakieś zastosowanie w programie Excel. No dobrze, może nie operatorzy punktów poboru opłat lub kasjerzy McDonalda - ale rozumiesz. Organizowanie i lepsze zrozumienie informacji i danych jest podstawą tego, czym jest Microsoft Excel. Jak używać Microsoft Excel do zarządzania swoim życiem Jak korzystać z Microsoft Excel do zarządzania swoim życiem Nie jest tajemnicą, że jestem całkowitym fanem Excela. Wiele z tego wynika z faktu, że lubię pisać kod VBA, a program Excel w połączeniu ze skryptami VBA otwierają cały świat możliwości… a możliwość zrobienia tego szybciej pozwoli ci szybciej wykonać zadanie.

1. Skorzystaj z funkcji autouzupełniania

Możesz zaoszczędzić ogromną ilość czasu dzięki dwóm metodom wypełniania danych w Excelu. Umiejętność nr 1 to “autouzupełnianie” funkcja - wypełnianie numerowanych danych w kolumnach i wierszach. Nauczając pośrednika handlu nieruchomościami o tym, jak używać Excela do zastąpienia jego papierowej dokumentacji finansowej, szybko dowiedziałem się, że wiele osób nie jest świadomych tej jednej, pojedynczej funkcji Excela, która może zaoszczędzić godziny wprowadzania danych. Aby go użyć, po prostu wpisz cokolwiek w pierwszej komórce, która kończy się liczbą.

Kliknij i przytrzymaj prawy dolny róg komórki i przeciągnij myszą w dół kolumny. Zauważysz, że liczba po prawej stronie będzie automatycznie zwiększana dla każdej komórki.

2. Użyj autouzupełniania dla formuł

Umiejętność nr 2 do nauki polega na użyciu autouzupełniania w formułach. Jeśli napiszesz funkcję na dole każdej kolumny - na przykład uśredniając wszystkie wartości w tej kolumnie - możesz użyć tej samej funkcji autouzupełniania, aby wykonać te same obliczenia na dole każdej kolumny.

Robisz to w ten sam sposób. Kliknij i przytrzymaj prawy dolny róg komórki, w której właśnie wpisałeś formułę, a następnie przeciągnij ją przez inne kolumny po prawej stronie.

Po zwolnieniu myszy wszystkie te obliczenia kolumnowe zostaną automatycznie poprawione dla prawej litery kolumny. Zasadniczo wykonałeś identyczną formułę dla każdej kolumny w ciągu zaledwie kilku sekund i nie musiałeś nawet wpisywać kolejnego klawisza.

3. Łatwe zarządzanie danymi za pomocą narzędzia tabeli przestawnej

Trzecią umiejętnością, której naprawdę musisz się nauczyć w programie Excel, jeśli chcesz zaoszczędzić ogromną ilość czasu analizy, jest narzędzie zwane tabelą przestawną. Tabela przestawna jest dostępna pod “Wstawić” menu. Po prostu poszukaj “Stół obrotowy” Ikona. Jeśli klikniesz tę ikonę po podświetleniu całej tabeli danych (w tym nagłówków), narzędzie Tabela przestawna Wykonaj badania wizjonerskie w sieci przy użyciu danych z głębokiej sieci i zapytań internetowych programu Excel Wykonaj badania wizjonerskie w sieci przy użyciu danych z sieci głębokich i kwerendy w programie Excel Co byś powiedział gdybym ci powiedział, że masz do dyspozycji narzędzia do przełomowych badań, które wstrząsają Ziemią? Cóż, a ty pokażę ci, jak to zrobić. analizuje te dane i przenosi je do nowego arkusza, w którym można manipulować tymi danymi na różne sposoby.

Narzędzie Tabela przestawna pozwala wybrać kolumny danych, które chcesz analizować, a następnie wybrać sposób manipulowania danymi. Po prostu dodać je wszystkie? Uśredniasz ich? Oblicz odchylenie standardowe?

Korzystanie z tabeli przestawnej oszczędza ogromną ilość czasu. Osiągnięcie tych samych rzeczy w standardowym arkuszu Excel wymagałoby różnego rodzaju funkcji i ponownego formatowania danych. Tabele przestawne automatycznie wykonują pracę, a Ty możesz poświęcić więcej czasu na studiowanie wyników.

Umiejętności Microsoft Word

Jednym z najczęściej używanych produktów Microsoft Office jest Microsoft Word, używając Microsoft Word? Oto jak zostać oszczędzającym czas ninja korzystającym z programu Microsoft Word? Oto, jak zostać oszczędzającym czas ninja Przez lata Microsoft Word stał się jednym z najlepszych edytorów tekstu na świecie. Jestem pewien, że są ludzie, którzy się z tym nie zgadzają - szczególnie ludzie Linuksa lub Maca, którzy naprawdę woleliby… na przykład pisać raporty do kierownictwa lub pisać ważne listy biznesowe i inną korespondencję. Biorąc pod uwagę te powszechne zastosowania, łatwo jest zidentyfikować dwie umiejętności w tym produkcie MS Office, które powinien znać każdy mieszkaniec kabiny, takie jak manipulacja nagłówkiem, układ strony i formatowanie.

4. Formatuj i ponownie używaj nagłówków

Powodem, dla którego nagłówki są ważne, jest to, że kiedy masz dobry projekt nagłówka dla czegoś takiego jak list lub określony typ raportu, który musisz wypełnić, nigdy nie musisz projektować ani tworzyć tego nagłówka ponownie. Możesz zapisać dokument z całym potrzebnym formatowaniem nagłówka i zapisać cały ten wysiłek przy następnym tworzeniu tego samego dokumentu. Nagłówki można sformatować, klikając przycisk “Wstawić” menu i wybór “nagłówek” Ikona.

Po przejrzeniu menu edycji nagłówka zobaczysz, jak wszechstronne i przydatne mogą być nagłówki. Możesz automatycznie zamieniać nagłówki między dwoma projektami między stronami parzystymi i nieparzystymi, a nawet podzielić dokument na sekcje i nadać każdej sekcji osobny nagłówek.

Ta elastyczność pozwala zautomatyzować wszystkie powtarzające się sekcje dokumentów dla różnych dokumentów, które musisz napisać do pracy, oszczędzając ogromną ilość czasu.

Kolejną zaletą używania nagłówków w ten sposób jest to, że jeśli kiedykolwiek chcesz zmienić dowolną część tych nagłówków w dokumencie, wszystko, co musisz zrobić, to zmienić styl nagłówka w jednym miejscu, a zmiana zostanie automatycznie zreplikowana w całym cały dokument. Bez nagłówka musisz ręcznie wprowadzić tę zmianę na każdej stronie.

5. Zarządzaj układem strony

Następną umiejętnością Microsoft Word, którą powinien znać każdy pracownik biurowy, jest konfigurowanie i wyświetlanie podglądu formatu strony dowolnego dokumentu. Zrozumienie, jak to zrobić, daje elastyczność, dzięki której dokument może wyglądać tak, jak chcesz, zamiast utknąć w domyślnych ustawieniach takich rzeczy jak rozmiar marginesu strony (które wiele osób nie ma pojęcia, jak to zmienić).

Kilka narzędzi, których powinieneś nauczyć się formatować układ strony, znajduje się w “Wstawić” menu. Rzeczy takie jak “Numer strony” narzędzie, które zautomatyzuje numerację stron i zarządza nimi.

Większość potrzebnych opcji formatowania strony znajduje się w trafnej nazwie “Układ strony” menu. Jeśli piszesz biuletyn dla swojej firmy, po co męczyć się z ręcznym wypracowaniem formatowania Top 5 witryn do pobrania szablonów Microsoft Word Top 5 witryn do pobrania szablonów Microsoft Word do sekcji strony, gdy można po prostu użyć “Kolumny” narzędzie tutaj znalezione, aby to zrobić?

I ten tajemniczy margines wokół strony, który większość osób nazywa lokalnym technikiem IT, aby dowiedzieć się, jak modyfikować? Nie zawracaj sobie głowy dzwonieniem, po prostu kliknij “Granice strony” ikonę, przejdź do “Brzeg strony” kartę i kliknij “Opcje.”

Możesz ustawić tam górny, dolny, lewy i prawy margines strony. Tak przy okazji “Granice i cieniowanie” menu, sprawdź wszystkie inne fajne rzeczy, które możesz zrobić, np. umieść linie obramowania po dowolnej stronie strony, zastosuj tylko do części dokumentu i wiele więcej.

Ucząc się tych umiejętności MS Word i Excel, zaimponujesz wszystkim w biurze - a co najważniejsze, zaimponujesz swojemu szefowi! Jakie inne umiejętności oprogramowania okazały się kluczowe?