5 grzechów e-mailowych, które możesz popełnić… i jak się odkupić

Dante się mylił; istnieje dziesięć kręgów piekła, z których najgłębsze jest zarezerwowane dla tych, którzy popełniają najbardziej ohydne grzechy w e-mailach. E-mail jest już dostępny, ale są grzesznicy, którzy pogarszają sytuację reszty z nas. Dzisiaj przyjrzę się niektórym z najcięższych sposobów, w jakie ludzie mogą nadużywać poczty e-mail i sprawić, że życie stanie się dla innych realne.

Nie martw się jednak, nawet jeśli jesteś grzesznikiem, nie jesteś skazany na wieczność cierpienia. Przyjmijcie tygodniową pokutę, aby naprawić błąd na waszych drogach i żałować za grzechy w e-mailu, a wszystko zostanie wybaczone.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czy jesteś świętym e-mailem 7 Wytycznych w sprawie pisania wiadomości e-mail i postów na forum 7 Netykietek w sprawie pisania wiadomości e-mail i postów na forum Netykieta jest skrótem od etykiety sieciowej lub internetowej. Obejmuje specjalny zestaw konwencji społecznych spotykanych w interakcjach online. Podczas gdy netykieta jest bardzo podobna do dobrego zachowania lub etykiety w spotkaniach offline, istnieją… lub grzesznicy.

Wysyłanie wiadomości e-mail do zbyt wielu osób

Wysyłanie wiadomości e-mail jest niezwykle tanie. Jedna osoba może poświęcić pięć minut na napisanie wiadomości e-mail i wysłanie jej do tysięcy, a nawet setek tysięcy odbiorców. Ogólnie biorąc, odbiór jest niezwykle kosztowny. Jeśli przeczytanie zajmuje dwie minuty lub nawet 30 sekund, to liczba osób-minut, które może zmarnować pojedynczy e-mail, jest ogromna. Jest to ogromna strata produktywnego czasu. Nawet jeśli podejmiesz kroki w celu zminimalizowania wpływu, np. Skonfigurujesz wielopoziomowy system komunikacyjny Użyj tego 3-poziomowego systemu komunikacyjnego, aby oprzeć się rozproszeniom Użyj tego 3-poziomowego systemu komunikacyjnego, aby oprzeć się rozproszeniu Potrzeba ciągłego utrzymywania kontaktu jest rozpraszająca. Aby zarządzać relacjami i czasem, zarządzaj także sposobem komunikowania się ze światem. Utwórz inteligentny 3-poziomowy plan. , wciąż musisz sobie z tym poradzić.

W zbyt wielu organizacjach obowiązują zasady, zgodnie z którymi każdy, każdy i pies każdego z nich ma CC we wszystkich wiadomościach e-mail. Nie wszyscy muszą otrzymywać każdy pojedynczy e-mail. Jeśli jesteś jedną z osób tworzących te zasady lub po prostu wyprowadzasz wszystkich z nawyku, kiedy nie musisz, jesteś grzesznikiem e-mail.

Nie martw się jednak, pokuta jest prosta. Przez tydzień wysyłaj e-maile tylko do osób, które absolutnie muszą je otrzymać. W razie wątpliwości nie wysyłaj wiadomości e-mail. Prawdopodobnie będziesz zaskoczony, jak mało to wpływa na to, jak wszystko działa.

Jako bonus, im więcej e-maili wyślesz, tym więcej możesz otrzymać, więc jeśli masz do czynienia z przeciążeniem własnym e-mailem, może to również pomóc.

Nadużywanie Odpowiedz wszystkim

E-mail działa najlepiej, gdy jest używany dokładnie tak jak list: jedna osoba wysyła innej osobie jedną wiadomość i czeka na odpowiedź. E-mail działa także wtedy, gdy jedna osoba wysyła pojedynczą wiadomość do wielu osób (o ile tylko one wszystko trzeba go otrzymać). Nawet z doskonałymi funkcjami, takimi jak wiadomości wątkowe. 7 powodów, dla których powinieneś przestać używać stacjonarnych klientów e-mail 7 powodów, dla których powinieneś przestać używać stacjonarnych klientów e-mail Czy internetowy klient poczty e-mail jest lepszy niż opcja stacjonarna? Przyjrzeliśmy się różnym zaletom i wadom i znaleźliśmy dla Ciebie odpowiedź. , poczta e-mail po prostu nie jest zaprojektowana do prawidłowej obsługi wielu wiadomości.

Problem staje się naprawdę widoczny w przypadku e-maili grupowych. Traktuję je nieco wyżej niż bombę nuklearną jako najgorszy rozwój technologiczny XX wieku. Wątek wiadomości e-mail z 15 lub 20 osobami odpowiadającymi może szybko wymknąć się spod kontroli, jeśli ludzie nie są ostrożni. Nie potykaj się: 5 grupowych zachowań e-mailowych, których należy unikać Nie potykaj się: 5 grupowych zachowań e-mailowych, których należy unikać e-mail nie jest łatwy i jest sztuką, którą niewielu ludzi jest w stanie udoskonalić. Grupowe wiadomości e-mail nie są łatwiejsze. Te wskazówki powinny pomóc ulepszyć Twoje wiadomości. . I pamiętaj, że każda wysłana wiadomość jest dla kogoś innym powiadomieniem.

Chociaż pierwsza wiadomość mogła być odpowiednia dla wszystkich w organizacji, istnieje prawdopodobieństwo, że odpowiedzi nie są. Jeśli szef wyśle ​​pytanie do całego personelu, zrób to ze swoimi współpracownikami naprawdę potrzebujesz zobaczyć swoją odpowiedź? Nadmierne użycie przycisku Odpowiedz wszystko jest jednym z największych grzechów w e-mailach, jakie możesz popełnić.

Ponownie pokuta jest dość prosta. Przez tydzień możesz użyć tylko przycisku odpowiedzi. Jeśli więcej niż jedna osoba potrzebuje zobaczyć odpowiedź, ręcznie je CC. Przycisk „Odpowiedz wszystkim” to zła pokusa, której należy się oprzeć.

Wysyłanie e-mailem, gdy nie jest to konieczne

Czasami e-mail jest najlepszym sposobem na dotarcie do kogoś. Czasem tak nie jest. Niestety, e-mail jest często postrzegany jako domyślny. Wysyłanie e-mailem, gdy nie jest to inny sposób, aby zostać wysłanym bezpośrednio do e-maila do piekła.

Czasami są lepsze sposoby na załatwienie sprawy. Jeśli Tony siedzi naprzeciwko ciebie, chyba że musisz stworzyć papierowy ślad, to dlaczego nie podejść i porozmawiać z nim? Podobnie, jeśli coś będzie wymagało dużo pojedynków, spotkanie twarzą w twarz lub spotkanie telefoniczne będzie prawdopodobnie o wiele bardziej wydajne. 30-minutowa rozmowa telefoniczna może zastąpić tygodniowe dyskusje e-mailowe. Po prostu upewnij się, że nie zmienisz spotkań w próżnię czasową Masz dość spotkań? Wysłać te 8 zasad do swojego szefa Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefa Jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać podczas efektywnych spotkań. .

Pokutą jest zrobienie wszystkiego, co możliwe, aby nie wysyłać wiadomości e-mail przez tydzień. Jeśli Tony nie będzie przy biurku, gdy podejdziesz, zostaw odręczną notatkę. Jeśli Bob chce coś zorganizować, zadzwoń do niego i uderz w telefon. Zobacz, jak zmienić domyślną wartość “Wyślij e-mail” do “wyślij wiadomość e-mail tylko, jeśli nie ma innej opcji” wpływa na sposób pracy Skrzynka odbiorcza wszystkich będzie Ci wdzięczna.

Wysyłanie zbyt długich wiadomości e-mail

Podobnie jak wysyłanie krótkiego e-maila do zbyt wielu osób jest grzechem, tak samo może być wysyłanie naprawdę długich e-maili tylko do jednej osoby. Jeśli to, co próbujesz powiedzieć, wymaga wiadomości e-mail zawierającej 2000 słów, prawdopodobnie używasz niewłaściwego narzędzia komunikacji. Im dłuższy adres e-mail, tym więcej czasu zajmuje drugiej osobie czytanie i więcej wysiłku wymaga odpowiedzi. Długie e-maile mogą naprawdę być do kitu!

“Nie miałem czasu napisać krótkiego e-maila, więc napisałem długi.” - znak “Marky” Para

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 kwietnia 2015 r

Coraz więcej osób deklaruje, że wszystkie e-maile będą przechowywane poniżej pięciu zdań. Uważają, że jeśli wiadomości nie da się tak krótko przekazać, robisz to źle. Jeśli jesteś winny pisania e-maili, które zbijają się na terytorium Tołstoja, to twoją pokutą jest dołączyć do tłumu pięciu zdań na tydzień. Żaden wysłany e-mail, bez względu na to, jak konieczne wydaje się, nie może trwać dłużej niż pięć - najlepiej krótkie - zdania. Dobrym nawykiem jest wchodzenie w to i zwiększanie produktywności. 7 porad dotyczących wydajności e-maili, aby uzyskać więcej e-maili, szybciej 7 porad dotyczących wydajności e-maili, aby uzyskać więcej e-maili, Szybsze życie kręci się wokół komunikacji i dosłownie nic nie zostanie osiągnięte bez tego. E-mail to narzędzie komunikacji, które ma ułatwić Ci życie. Zamiast pisać list lub próbować kogoś złapać… .

Odpowiadanie na każdą wiadomość

To grzech, za który byłem najbardziej winny i zajęło mi to trochę czasu, aby go pokonać. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, naturalnym impulsem jest natychmiastowa odpowiedź. Problem polega na tym, że może to doprowadzić do niepotrzebnych, reakcyjnych wymian, a ludzie będą oczekiwać, że będziesz w stanie natychmiast odpowiadać na wiadomości e-mail o każdej porze. Natychmiastowe reagowanie na wszystkie e-maile to tylko niewielki grzech e-mailowy, podczas gdy odwrotnie, oczekiwanie, że wszyscy odpowiedzą natychmiast, jest większym grzechem.

Szybko reagując na wszystko, co karmisz bestię, czyli szefa, który w sobotę żąda odpowiedzi e-mailem o 4 rano. Nie wolno ci wędrować do takich bossów. Jako pokuta za ten grzech, musisz spędzić tydzień, czekając co najmniej godzinę, zanim odpowiesz na e-maile i odpowiadasz tylko w godzinach pracy. Jeśli coś wymaga natychmiastowej reakcji, musisz użyć innej metody komunikacji.

Idź teraz w pokoju

Uwielbiam to lub nienawidzę, e-mail jest dostępny. Istnieją jednak sposoby, aby poprawić wrażenia wszystkim użytkownikom. Jeśli jesteś okropnym grzesznikiem poczty elektronicznej, pokutuj za swoje i zastosuj niektóre z tych prostych rozwiązań. Ludzie ci za to podziękują. Jeśli natomiast jesteś świętym e-mailem, przekaż ten artykuł wszystkim znanym grzesznikom i przekaż dobre słowo.

Istnieje wiele innych grzechów e-mailowych. Jak myślisz, jakich mi brakowało? I jaką pokutę byś zasugerował?

Kredyty obrazkowe: xkcd.org.