5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero email Frenzy

Inbox Zero to jedno z najpopularniejszych popularnych słów w społeczności produktywności. Aplikacje takie jak popularny klient poczty e-mail na iPhone'a, Skrzynka pocztowa Zabierz skrzynkę odbiorczą do zera dzięki skrzynce pocztowej na iPhone'a Weź skrzynkę odbiorczą na zero przy użyciu skrzynki pocztowej na iPhone'a Domyślny klient poczty dla iPhone'a stał się moim zdaniem nieaktualny lub na pewno nie tak zaawansowany, jak sprzęt, w którym się znajduje. Poczta nie sprawia przyjemności w nawigacji, a jej najnowsze funkcje… ułatwiają szybkie radzenie sobie ze wszystkimi wiadomościami e-mail w skrzynce odbiorczej. Jeśli jesteś naprawdę przeciążony, możesz nawet skorzystać z usługi takiej jak Mailstrom Buried In E-mail? Zmniejsz swoją ogromną skrzynkę odbiorczą do zera dzięki Mailstrom pochowanemu w wiadomościach e-mail? Zmniejsz swoją ogromną skrzynkę odbiorczą do zera dzięki Mailstrom Przez lata oferowaliśmy szereg rozwiązań w zakresie zarządzania kontem Gmail i czyszczenia zagraconej skrzynki odbiorczej. Nic nie jest wygodniejsze niż centralne rozwiązanie online, takie jak Mailstrom. masowo usuwać wiadomości e-mail. Idea deklaracji bankructwo email - po prostu usunięcie wszystkiego i rozpoczęcie od nowa - w niektórych kręgach rozważa się poważnie.

Wszystko to skupia się na oczyszczeniu skrzynki odbiorczej, na osiągnięciu, nieuchwytnej, Inbox Zero, pomija dwa podstawowe problemy z przeciążeniem wiadomości e-mail. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy:

• Dlaczego Twoja skrzynka odbiorcza przepełnia się.
• Jaki jest twój związek z pocztą e-mail.

Problem z przeciążeniem poczty e-mail

Większość rozmów na temat przeciążenia wiadomości e-mail nie rozróżnia między wiadomościami pożądanymi i niechcianymi. Traktowanie każdego elementu w skrzynce odbiorczej jako celu do wyczyszczenia ignoruje rzeczywistość sytuacji. Wiadomość e-mail od szefa, zawierająca informacje zwrotne na temat prezentacji, wyraźnie nie jest taka sama jak wiadomość e-mail od Groupon oferująca oferty w mieście, które opuściłeś w zeszłym roku. Podobnie e-mail od starego znajomego jest prawdopodobnie mile widziany, a e-mail z Facebooka informujący, że ten sam przyjaciel oznaczył Cię tagiem na zdjęciu, prawdopodobnie nie jest.

Jeśli w skrzynce odbiorczej znajduje się sto e-maili, z których wszystkie chcesz otrzymywać, ale jeszcze się z nimi nie zajmujesz, masz problem z zarządzaniem czasem, którego żadna aplikacja e-mail nie może rozwiązać. Jeśli zamiast tego masz tam dziesięć niechcianych wiadomości e-mail, masz problem z pocztą e-mail, ale ponownie żadna aplikacja e-mail nie rozwiąże problemu.

Większość rozmów na temat przeciążenia wiadomości e-mail nie rozróżnia między wiadomościami pożądanymi i niechcianymi

Dla większości ludzi dwie najczęstsze przyczyny niechcianych wiadomości e-mail to powiadomienia w mediach społecznościowych, biuletyny e-mail i zbędne wiadomości e-mail z pracy. Jeśli jesteś osobą publiczną, możesz być również narażony na znaczną liczbę niechcianych wiadomości od fanów lub prośb o poradę.

Spam nie jest już problemem, jak kiedyś, jeśli korzystasz z nowoczesnej usługi e-mail, takiej jak Gmail, bardzo rzadko widzisz spam w skrzynce odbiorczej.

E-mail Pawłowa

Inbox Zero jako koncepcja również nie odnosi się do relacji większości ludzi z pocztą elektroniczną. Posiadanie pustej skrzynki odbiorczej, ponieważ sprawdzasz ją co 20 minut lub za każdym razem, gdy otrzymujesz powiadomienie i natychmiast reagujesz na wszystko, nie jest dobrą rzeczą. Podobnie, jeśli spędzasz 4 godziny dziennie na wymianie e-maili tam i z powrotem, nie jesteś produktywny, nawet jeśli osiągniesz zero w skrzynce odbiorczej pod koniec dnia.

Ivan Pavlov był zdobywcą rosyjskiej nagrody Nobla naukowcem znanym z pracy nad warunkowaniem klasycznym. Dzwoniąc dzwonkiem za każdym razem, gdy nakarmił psa, był w stanie zmusić go do ślinienia się nawet bez jedzenia. Jako absolwentka psychologii ślinię się teraz za każdym razem, gdy mówię o Pavlovie!

Sedno klasycznego warunkowania polega na tym, że im więcej razy po bodźcu następuje odpowiedź, tym trudniej jest je rozdzielić. Za każdym razem, gdy sprawdzasz pocztę e-mail z samego rana lub gdy pojawia się nowe powiadomienie, uwarunkujesz się, aby robić to samo.

Aby naprawdę wyjść poza skrzynkę odbiorczą zero, musisz uzyskać kontrolę nad tym, jak odbierasz i reagujesz na wiadomości e-mail-musisz przerwać cykl Pavlovian. Pusta skrzynka odbiorcza jest jedynie możliwym krokiem na drodze do osiągnięcia tego celu.

Pięć zasad

Na szczęście rozwiązanie niechcianego przeciążenia wiadomości e-mail i relacji Pavlovian jest łatwe. Istnieje kilka prostych zasad, które, jeśli zastosujesz w praktyce, zapewnią, że chcesz otrzymywać prawie wszystkie wiadomości e-mail oraz że będziesz mieć kontrolę nad tym, kiedy i gdzie je sprawdzasz.

Zasada pierwsza: nie pokrywające się silosy

Aby rozwiązać problem z powiadomieniem w mediach społecznościowych, używam idei nienakładających się silosów. Wszystkie powiadomienia na Facebooku powinny pozostać na końcu historii na Facebooku. Nie powinny się pojawiać w mojej skrzynce odbiorczej, w menu powiadomień mojego telefonu ani w żadnym innym miejscu niż Facebook. Żadne powiadomienie z Facebooka nigdy nie będzie tak ważne jak wiadomość e-mail od mojego edytora, więc nie należy traktować ich tak samo.

Kroki działania

Poświęć 30 minut na logowanie się do wszystkich kont w mediach społecznościowych i rezygnację z subskrypcji każdego powiadomienia e-mail. Możesz być zaskoczony, ile pól wyboru musisz odznaczyć. Mój kolega pisarz MakeUseOf, Justin, napisał świetny artykuł na temat tego, jak przestać denerwować e-maile z mediów społecznościowych za pomocą NotifyMeNot. NotifyMeNot prowadzi użytkownika przez proces anulowania subskrypcji wszystkich powiadomień e-mail z głównych serwisów społecznościowych.

Zasada druga: Rozdaj lub usuń

Problem z biuletynem jest nieco trudniejszy do rozwiązania. Problem polega na tym, że w wielu przypadkach aktywnie zapisałeś się na newsletter, ponieważ zawierał informacje, które chciałeś otrzymywać. Jeśli jesteś cyfrowym kolekcjonerem, takim jak ja, możesz spróbować przekonać się, że nadal chcesz otrzymywać codzienne oferty Groupon. Zasada rozdawania lub usuwania pomaga pokonać te instynkty gromadzenia.

Kroki działania

Poświęć 15 minut dziennie, aby przejrzeć wszystkie biuletyny e-mail w skrzynce odbiorczej. Dla każdego musisz przeczytać go w całości lub zrezygnować z subskrypcji. Jeśli nie przeczytasz go w czasie przeznaczonym na to, nigdy tego nie zrobisz.

W ciągu dwóch tygodni zrezygnowałem z subskrypcji prawie trzech czwartych biuletynów, które subskrybowałem. Teraz za każdym razem, gdy widzę, że nieprzeczytane biuletyny zaczynają wkradać się do mojej skrzynki odbiorczej, przywracam ofertę lub usuwam.

Zasada trzecia: Maksymalny czas e-mail

Dla wielu osób - w tym dla mnie, gdy nie sprawdzam uważnie wiadomości e-mail, jest to działanie zwrotne. Jeśli nic nie robisz aktywnie lub rozpraszasz się na ułamek sekundy, otwierasz skrzynkę odbiorczą i sprawdzasz wiadomości e-mail. Chociaż może to nie wydawać się poważną sprawą, przerywa ci przepływ i możesz być zszokowany, jak długo faktycznie spędzasz sprawdzanie poczty e-mail Jak pokonać uzależnienie e-mail, śledząc nawyki skrzynki odbiorczej Jak pokonać uzależnienie e-mail, śledząc nawyki skrzynki odbiorczej E-mail przejmuje kontrolę nad twoim dni i to podstępne. Możesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem. Dowiedz się, ile czasu poświęcasz teraz na wysyłanie e-maili i wykradanie ich z powrotem. .

Zdecydowanie lepiej, jak poleca mój kolega pisarz Akshata, jest przypisywanie ustawionych czasów i sprawdzanie wiadomości e-mail. Chciałbym pójść dalej i zasugerować, aby rozwiązać problem przeciążenia poczty e-mail i relacji Pavlovian - ustaw maksymalny czas e-mail.

Jeśli jesteś w połowie odpowiadania na wiadomość e-mail, gdy Twój czas się kończy, zapisz ją w wersji roboczej i odbierz następnego dnia.

Kroki działania

Wybierz jeden lub dwa razy, aby codziennie sprawdzać pocztę e-mail i sprawdzać, ile czasu zajmuje Ci zajmowanie się ważnymi wiadomościami e-mail; to jest twój maksymalny czas e-mail. Coś ponad 45 minut jest prawdopodobnie zbyt długie. Sprawdzaj tylko wiadomości e-mail w tych momentach i nie przekraczaj maksymalnego czasu e-maila. Jeśli jesteś w połowie odpowiadania na wiadomość e-mail, gdy Twój czas się kończy, zapisz ją w wersji roboczej i odbierz następnego dnia.

Chociaż jest to ekstremalne rozwiązanie, jeśli ustawisz rozsądny maksymalny czas wiadomości e-mail, będziesz w stanie poradzić sobie ze wszystkimi naprawdę ważnymi wiadomościami e-mail, ignorując te, które są tylko pilne. Jeśli nie możesz poradzić sobie z ilością wiadomości e-mail, musisz skorzystać z niektórych zasad zawartych w tym artykule, aby zmniejszyć otrzymywaną kwotę.

Zasada czwarta: zadaj sobie pytanie “Czemu?”

Niektóre osoby nie będą miały luksusu deklarowania, że ​​sprawdzają pocztę elektroniczną tylko w określonych momentach - jeśli jesteś jednym z nich, nadal możesz rozwiązać problem ciągłego sprawdzania wiadomości e-mail. W ciągu dnia będą chwile, kiedy będziesz musiał sprawdzić swoją pocztę; być może twój szef zapytał, czy John przesłał raport. Ale będą też chwile, kiedy będziesz to sprawdzać bez prawdziwego powodu.

Kroki działania

Jeśli nie możesz ustawić czasu sprawdzania wiadomości e-mail, za każdym razem, gdy spojrzysz na swoją skrzynkę odbiorczą, zadaj sobie pytanie, dlaczego to robisz, i zapisz odpowiedź w pliku tekstowym lub na kartce papieru. Podsumuj wszystkie dobre powody - “szef poprosił mnie o to”, “z dala od biurka na godzinę” - i wszystkie złe powody- “zwlekanie”,”przez telefon i przejrzałem”, “odpowiadanie na powiadomienie” - pod koniec dnia. Celem jest zminimalizowanie liczby złych powodów. Kiedy będziesz tego świadomy czemu sprawdzasz pocztę e-mail, możesz to zrobić tylko wtedy, gdy jest ku temu wyraźny powód.

Zasada piąta: minimalizacja nakładów

Jeśli wprowadziłeś w życie wszystkie poprzednie zasady i nadal padasz e-mailem, musisz zająć się danymi wejściowymi. Głównym pozostałym źródłem niechcianych wiadomości e-mail są współpracownicy zadowoleni z wyzwalaczy; są dwa etapy rozwiązania tego problemu - pierwszy to zmień wysyłane e-maile, drugi to porozmawiaj ze swoimi współpracownikami.

Kroki działania

Zastanów się nad każdym pisanym e-mailem. Jeśli jest to e-mail składający się z jednego słowa “doskonały” lub “dzięki” nie wysyłaj tego; jeśli zastosujesz się do informacji zawartych w otrzymanym e-mailu, będzie oczywiste, że je przeczytałeś, więc potwierdzenie nie jest potrzebne. Jeśli istnieje jakakolwiek niejasność, usuń ją; zamiast pytać, czy ktoś jest wolny po południu, zapytaj, czy jest wolny o określonej godzinie.

Jeśli istnieje możliwość do przodu i do tyłu, podnieś telefon i zadzwoń; to, co może zająć pięć e-maili, może zostać zabrane przez telefon w niecałą minutę.

Zastanów się nad każdym pisanym e-mailem.

Zakończ swoje wiadomości e-mail, mówiąc, czego oczekujesz od odbiorcy. Poinformuj ich, że nie będziesz sprawdzać odpowiedzi, ale założysz, że zaczną pracować nad tym, co przesłałeś. Upewnij się, że zapewnisz im wszystko, czego będą potrzebować, aby nie musieli do ciebie wracać.

Po uporządkowaniu wiadomości e-mail w taki sposób, abyś nie odpowiadał niepotrzebnie i minimalizował potrzebę odpowiedzi innych, nadszedł czas, aby porozmawiać z kolegami. Począwszy od najgorszych przestępców, uprzejmie prosimy, aby nie podawać wiadomości e-mail w wiadomościach e-mail, chyba że są one ważne i istotne. Podobnie poproś, aby w miarę możliwości ludzie odpowiadali tylko nadawcy, a nie odpowiadali wszystkim.

Uwaga na temat e-maili od fanów

Jeśli jesteś dobrze znany lub postrzegany jako ekspert, otrzymasz od nieznajomych e-mail z prośbą o poradę. Kluczem do radzenia sobie z tego rodzaju wiadomościami e-mail jest rozważenie, czy są one pożądane, czy niechciane; chociaż spędzanie godziny dziennie na odpowiadaniu na niechciane prośby o radę może być ciężkie, jeśli osoby te są potencjalnymi lub aktualnymi klientami, prawdopodobnie chcesz się z nimi skontaktować.

Jeśli z drugiej strony nie możesz nic zyskać, odpowiadając, musisz przede wszystkim zastanowić się, w jaki sposób mają oni dostęp do Twojego adresu e-mail. Jeśli jest opublikowany publicznie w Twojej witrynie, usuń go. Jeśli nie możesz, a liczba wiadomości e-mail jest niemożliwa do zarządzania, możesz rozważyć przekazanie wszystkich nieistotnych zadań wiadomości e-mail asystentowi, wirtualnemu lub w inny sposób.

Większość dni otrzymuję e-maile od osób, które przeczytały samouczki, które napisałem. Budząc się z tyradą wyjaśniającą, dlaczego Oprogramowanie X jest lepsze niż Oprogramowanie Y i że jestem idiotą, gdy pisanie o Y jest nieprzyjemne, w sumie uwielbiam otrzymywać opinie od osób, które przeczytały moją pracę; Z ich pytań mam świetne pomysły na śledzenie samouczków.

Wniosek

Inbox Zero to zasadniczo świetny pomysł, ale nie rozwiązuje on sedna problemu z pocztą elektroniczną: upewniając się, że otrzymujesz tylko te wiadomości, które chcesz otrzymywać, i że radzisz sobie z nimi na własnych warunkach. Poświęcenie dowolnej ilości czasu na usuwanie powiadomień z mediów społecznościowych, nieprzeczytanych biuletynów e-mail i niepotrzebnych e-maili roboczych tylko po to, by dotrzeć do Inbox Zero, jest bezcelowe; zdecydowanie lepiej poświęcić kilka minut dziennie i zastosować niektóre z zasad zawartych w tym samouczku i raz na zawsze zająć się relacjami z pocztą e-mail.

Kredyty graficzne: Harry Guinness, Pavlov's Dog (Shutterstock), Spam (Shutterstock)