Mark Lucas
0 
4765
586
Z trzema kontami e-mail, jednym do pracy, jednym osobistym i jednym dla MakeUseOf, spędzam więcej czasu sprawdzając pocztę i próbując kontrolować wszystkie wiadomości, niż w rzeczywistości wykonywać dużo pracy. Na szczęście wszystkie trzy konta e-mail to konta Gmail lub Google Apps, więc próbując zorganizować jedno konto, wykonałem kilka kroków, które można zastosować do wszystkich trzech. Gmail oferuje kilka narzędzi, które pomogą ci rozszyfrować skrzynkę odbiorczą i, co ważniejsze, zachować ją w ten sposób.
Osiągnięcie skrzynki odbiorczej zero jest w rzeczywistości dość prostym zadaniem, a utrzymanie jej można wykonać przy minimalnym wysiłku z twojej strony, o ile masz przyzwoity system.
To kilka prostych kroków, które mogą pomóc w uruchomieniu tego systemu, a ponadto utrzymują twoje archiwum wolne od dużych załączników, które zajmują miejsce, które nawet przy ogromnej pojemności Gmaila, po kilku latach mogą zacząć się kończyć..
Skonfiguruj filtry
Pierwszym krokiem przy odfiltrowywaniu skrzynki odbiorczej jest utworzenie filtrów. Jest to przydatne, ponieważ filtry można zastosować do wszystkich wiadomości, które już zapychają skrzynkę odbiorczą. Podczas gdy Gmail filtruje Jak skonfigurować filtry e-mail w Gmailu, Yahoo Mail i Outlooku Jak skonfigurować filtry e-mail w Gmailu, Yahoo Mail i Outlooku Filtrowanie wiadomości e-mail jest najlepszym narzędziem do utrzymania porządku i uporządkowania skrzynki odbiorczej. Oto jak skonfigurować i używać filtrów e-mail w Gmailu, Yahoo Mail i Outlooku. aby ułatwić tworzenie tych filtrów, Syphir posuwa się o krok dalej, skutecznie umieszczając filtry na sterydach.
Dzięki Syphir możesz odfiltrowywać masowe przekazywanie, archiwizować wiadomości e-mail, gdy znajdą się one w Twojej skrzynce odbiorczej przez określony czas, odsuwać wiadomości e-mail związane z Facebookiem lub Twitterem w ciągu dnia pracy, abyś nie rozpraszał się i trzymał swoją skrzynkę odbiorczą czysto i schludnie.
Kluczowym sposobem, w jaki możesz używać Syphir do utrzymywania porządku i porządku e-maili, jest stworzenie systemu etykiet, który będzie pasował do twoich osobistych potrzeb, zadań i projektów. W ten sposób znalezienie starszych e-maili będzie bardzo proste. Oczywiście, jeśli nie czujesz się komfortowo, udostępniając pocztę zewnętrzną osobom trzecim, możesz zadowolić się rodzimym systemem filtrów Gmaila.
Tworzenie filtrów jest bardzo ważne, jeśli chodzi o odfiltrowywanie skrzynki odbiorczej, ponieważ gdy już wszystkie filtry zostaną zainstalowane, skrzynka odbiorcza będzie zostać zorganizowany.
Konwertuj wiadomości e-mail na zadania
Po skonfigurowaniu filtrów następnym krokiem jest zaadresowanie wiadomości e-mail, które nadal znajdują się w skrzynce odbiorczej.
Staram się przechowywać e-maile w skrzynce odbiorczej, dopóki nie zajmę się powiązanym problemem lub zadaniem. Najczęściej zadanie można zapomnieć, a gdy otrzymujesz więcej e-maili, ryzykujesz, że całkowicie o tym zapomnisz. Zanim się zorientujesz, Twoja skrzynka odbiorcza jest ponownie pełna wiadomości e-mail, które przeczytałeś, ale z którymi nie korzystałeś.
Aby być na bieżąco, natychmiast przekonwertuj swoje e-maile na zadania za pomocą Gmaila.
Każdemu zadaniu będzie towarzyszył link do powiązanego e-maila, więc nie tracisz czasu na jego szukanie, jeśli chcesz się do niego odnieść lub odpowiedzieć.
Odpowiadanie na rutynowe wiadomości e-mail za pomocą odpowiedzi w puszce
Odpowiadanie na rutynowe wiadomości e-mail za pomocą odpowiedzi w puszce Zaoszczędź czas dzięki szablonom wiadomości e-mail w Gmailu za pomocą opcji „Odpowiedzi w puszce” Zaoszczędź czas dzięki szablonom wiadomości e-mail w Gmailu za pomocą „Powiązanych odpowiedzi” ułatwia usuwanie wiadomości e-mail, w których wpisujesz tę samą odpowiedź w kółko.
Korzystanie z funkcji, takich jak standardowe odpowiedzi Gmaila, ułatwia i przyspiesza osiągnięcie ostatecznego celu Inbox Zero.
Użyj priorytetowej skrzynki odbiorczej, aby odpowiedzieć na resztę wiadomości e-mail
Teraz, gdy Twoja skrzynka odbiorcza Gmaila jest uporządkowana, a Ty odpowiadasz na swoje rutynowe wiadomości e-mail za pomocą odpowiedzi w puszce, pozostało Ci tylko nadanie priorytetu pozostałym wiadomościom e-mail.
Użyj priorytetowej skrzynki odbiorczej Gmaila Priorytetowej skrzynki odbiorczej Gmail rozwiązuje problem Bacn Priorytetowej skrzynki odbiorczej Gmail rozwiązuje problem Bacn, aby dowiedzieć się, w jakiej kolejności będziesz adresować lub odpowiadać na otrzymywane wiadomości e-mail.
Wyczyść archiwum
Jako krok dodatkowy, jeśli zabraknie Ci miejsca na koncie Gmail, możesz potrzebować szybkiego i łatwego pozbycia się wiadomości e-mail, które zajmują zbyt dużo miejsca. Istnieje kilka sposobów wyszukiwania największych wiadomości e-mail w archiwum Gmaila.
Najprostszą i najbardziej bezpośrednią metodą jest uruchomienie wyszukiwania ma załącznik. Jeśli chcesz określić rodzaj załącznika, ponieważ dokument słowny nie zajmuje tyle miejsca, co plik audio lub wideo, wyszukaj określone pliki za pomocą nazwa pliku: mp3, nazwa pliku: avi, nazwa pliku: mov i tak dalej.
Jeśli chcesz przekazać zadanie innej usłudze, autoryzuj usługę Znajdź dużą pocztę, a ona automatycznie wyrzeźbi wszystkie duże wiadomości e-mail na Twoim koncie Gmail.
FindBigMail przeprowadzi wyszukiwanie i kategoryzuje wiadomości e-mail według rozmiaru przy użyciu etykiet w skrzynce odbiorczej, które można następnie przesiać.
Co robisz, aby utrzymać pustą skrzynkę odbiorczą Gmaila? Daj nam znać w komentarzach.
Źródło zdjęcia: Shutterstock