3 porady dotyczące radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail w Gmailu [pokaż i powiedz]

Większość z nas cierpi z powodu przeciążenia informacji. Przeładowanie prywatnymi wiadomościami e-mail może nie być dużym problemem, a ignorowanie połowy wiadomości e-mail jest w pewnym stopniu możliwe do zaakceptowania. Jednak w życiu zawodowym nie tylko oczekuje się znalezienia sposobów radzenia sobie ze wszystkimi przychodzącymi kanałami, ale także przetwarzania informacji, tj. Przesyłania dalej, odpowiadania, dyskutowania, śledzenia i śledzenia.

W MakeUseOf napisaliśmy wiele artykułów na temat różnych sposobów korzystania z Google Mail i sposobów maksymalnego wykorzystania. Ale z jakich funkcji i technik korzystają ludzie, którzy otrzymują setki e-maili tygodniowo? Jak śledzić dziesiątki zadań, a jednocześnie być na bieżąco z codzienną powodzią poczty? Chociaż nie mogę mówić za moich kolegów, z pewnością mogę mówić za siebie. Używam Google Mail do obsługi wiadomości e-mail i większości moich zadań. W tym artykule chciałbym podzielić się z Wami moimi „magicznymi sztuczkami”.

Filtrowanie poczty przychodzącej

Dla mnie kluczowym krokiem w walce z powodzią było skonfigurowanie filtrów dla poczty przychodzącej. Jeśli otrzymujesz więcej niż trzy lub cztery wiadomości e-mail dziennie i jeśli regularnie otrzymujesz określone wiadomości e-mail, na przykład powiadomienia, biuletyny lub przypomnienia, zdecydowanie zalecamy skonfigurowanie filtrów.

Skonfigurowałem ponad 20 filtrów, które sortują pocztę pod 15 kluczowymi etykietami (podobnymi do folderów), na przykład w celu obsługi powiadomień o komentarzach, wiadomości e-mail związanych z MakeUseOf Answers, w tym nowych i opublikowanych pytań, lub wiadomości e-mail związanych z Sound Sunday.

Otrzymuję dużo wiadomości, których tak naprawdę nie muszę czytać, przynajmniej nie w mojej skrzynce odbiorczej, na przykład nowe pytania przesłane do MakeUseOf Answers. Nadal jednak chcę mieć kopię w mojej skrzynce odbiorczej, na przykład, aby przesłać pytanie do kolegi lub odpowiedzieć na nie przez e-mail. Ponieważ jednak nie muszę czytać tych wiadomości e-mail, skonfigurowałem filtr do sortowania i oznaczania jako przeczytane.

Tak więc za każdym razem, gdy obok jednej z moich etykiet pojawia się pogrubiona liczba, wiem, że rzeczywiście muszę przeczytać pocztę. W zależności od tego, czym jest etykieta, czytam ją natychmiast (np. Skrzynka odbiorcza) lub poświęcam sporo czasu na wspólne czytanie wszystkich e-maili z tej kategorii (np. Powiadomienia o komentarzach).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat konfigurowania filtrów w Gmailu, polecam artykuł 3 Świetne przykłady użycia filtrów Gmaila w celu zwiększenia wydajności 3 Świetne przykłady użycia filtrów Gmaila w celu zwiększenia wydajności 3 Świetne przykłady użycia filtrów Gmaila w celu zwiększenia wydajności. Zawiera kilka świetnych wskazówek dotyczących konfigurowania list rzeczy do zrobienia, zarządzania przypomnieniami lub filtrowania wydarzeń z kalendarza Google.

Priorytetyzacja

Czyli skonfigurowałeś filtry dla otrzymywanych regularnie e-maili, ale Twoja skrzynka odbiorcza wciąż jest pełna mniej ważnych informacji? Google Mail ma na to rozwiązanie i nazywa się Priority Inbox. Jest łatwy do skonfigurowania w> Ustawienia > W pudełku. Domyślnie na skrzynce odbiorczej będą wyświetlane następujące etykiety: Poczta ważna i nieprzeczytana, Poczta oznaczona gwiazdką i Wszystko inne w skrzynce odbiorczej. Możesz go dostosować, aby zawierał kolejną ważną etykietę lub zmienił lub usunął jedną z wyżej wymienionych.

Dokładne wprowadzenie do Priorytetowej skrzynki odbiorczej znajduje się w artykule Priorytetowa skrzynka Gmaila rozwiązuje problem Bacn Priorytetowa skrzynka Gmaila rozwiązuje problem Bacn Priorytetowa skrzynka Gmaila rozwiązuje problem Bacn .

Śledzenie

Możesz śledzić różne e-maile, automatycznie lub ręcznie je oznaczając. Jeśli musisz codziennie ręcznie zaznaczać dziesiątki wiadomości e-mail, etykietowanie może być dość męczące, ponieważ wymaga kilku kliknięć myszą i pewnej koordynacji. O wiele lepiej działa dla mnie e-maile.

Jednym z moich głównych zadań redakcyjnych jest śledzenie komentarzy. Obejmuje to wszelkie komentarze w MakeUseOf, które wymagają odpowiedzi, ogólnie komentarze, najlepsze komentarze pracowników, najlepsze komentarze do konkursu Najlepsza odpowiedź tygodnia (MakeUseOf Answers) oraz wygrywające komentarze do tego konkursu. Zazwyczaj w dowolnym momencie mam od 50 do 100 komentarzy i używam pięciu różnych etykiet, aby się między nimi różnić. Mogę uzyskać dostęp do całej oznaczonej poczty za pośrednictwem etykiety Starred, co pozwala mi szybko sobie z nimi poradzić, a ta etykieta jest zazwyczaj bardzo kolorowa.

W przypadku terminów lub wiadomości e-mail, które chcę śledzić, przekształcam wiadomości e-mail w zadania, jak opisano w tym świetnym artykule: 4 proste kroki w celu osiągnięcia i utrzymania zerowej skrzynki odbiorczej w Gmailu 4 proste kroki w celu osiągnięcia i utrzymania zerowej skrzynki odbiorczej w Gmailu 4 proste kroki w celu Osiągnięcie i utrzymanie zerowej skrzynki odbiorczej w Gmailu

Wszystkie małe rzeczy

Skonfigurowałem szereg małych ustawień, które ułatwiają mi obsługę wiadomości e-mail. Oczywiste jest, że korzystam z widoku wątków. Większość innych małych ustawień jest udostępnianych przez funkcje Google Labs, a poniżej znajduje się lista moich ulubionych.

• Automatyczne przewijanie do przodu…
  aby automatycznie wyświetlić następną rozmowę po przetworzeniu poprzedniego e-maila.
• Domyślna „Odpowiedz wszystkim”…
  ponieważ większość mojej poczty wychodzącej jest przeznaczona dla więcej niż jednego adresata.
• Podgląd skrzynki odbiorczej…
  ponieważ nie mogę się doczekać, aby zobaczyć, co na mnie czeka, gdy ładuje się Gmail.
• Przenieś kolumnę z ikonami…
  ponieważ łatwiej mi je skanować, gdy znajdują się po lewej stronie.
• Wyślij i zarchiwizuj…
  aby zapisać kliknięcie i szybciej opróżnić skrzynkę odbiorczą.

Wniosek

Jeśli nadal czekasz na magiczną sztuczkę, obawiam się, że muszę cię rozczarować. Nie ma żadnej magii związanej z kontrolowaniem wszystkiego! Zwykle wymaga tylko kilku prostych strategii i dużej dyscypliny.

Jeśli naprawdę liczysz na zgrabną sztuczkę, wypróbuj 1 niesamowitą wskazówkę Gmaila, o której nie wiesz. 1 Niesamowita wskazówka Gmaila, o której nie wiesz. Poważnie. 1 Niesamowita wskazówka Gmaila, o której nie wiesz. Poważnie.

I wiele innych świetnych wskazówek można znaleźć tutaj:

• Jak zamienić skrzynkę odbiorczą Gmaila na listę rzeczy do zrobienia Jak zamienić skrzynkę odbiorczą Gmaila na listę rzeczy do zrobienia Jak zamienić skrzynkę odbiorczą Gmaila na listę spraw do przeczytania Jeśli często korzystasz z Gmaila, najprawdopodobniej wiesz ile rzeczy możesz z tym zrobić (oprócz odczytów i wysyłania poczty). Udostępniliśmy już kilka wskazówek, jak…
• Jak efektywnie wyszukiwać wiadomości e-mail w Gmailu Jak efektywnie wyszukiwać wiadomości e-mail w Gmailu Jak efektywnie wyszukiwać wiadomości e-mail w Gmailu
• 4 sposoby ustawienia Gmaila jako domyślnego adresu e-mail w przeglądarce 4 sposoby ustawienia Gmaila jako domyślnego adresu e-mail w przeglądarce 4 sposoby ustawienia Gmaila jako domyślnego adresu e-mail w przeglądarce Gdy użytkownicy powoli migrują dane do chmury, mając konto poczty internetowej stało się oczywistością, a Google Mail jest najlepszym wyborem. Nie zmienia to faktu, że system Windows nadal łączy hiperłącza do wiadomości e-mail (np.…
• 3 rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach

Ile e-maili otrzymujesz dziennie i jak sobie z nimi radzisz? Czy masz jakieś porady i wskazówki dotyczące Gmaila, których nie opisałem? Czy istnieje powód, dla którego używasz innego klienta poczty e-mail?