3 bezpłatne szablony, dzięki którym spotkania będą na bieżąco i przydatne

Spotkania są normalną częścią życia w świecie biznesu. Niestety, nie wszystkie spotkania są udane. Masz dość spotkań? Wysłać te 8 zasad do swojego szefa Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefa Jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać podczas efektywnych spotkań. w ich celu. Często wynika to z braku organizacji spotkań.

Dzięki następującym darmowym szablonom spotkań możesz łatwo przygotowywać, rejestrować i podsumowywać swoje spotkania w celu uzyskania skutecznego ogólnego wyniku.

1. Przed spotkaniem

Jednym z najważniejszych elementów konfigurowania każdego spotkania jest porządek obrad. Umożliwia to organizatorowi spotkania zapewnienie uczestnikom obiektywnych punktów, punktów do dyskusji, a także tego, kto będzie obecny. Ponadto pomocny może być program zawierający sekcję przygotowawczą. Umożliwia to dołączanie dokumentów i innych materiałów, które są niezbędne do dyskusji.

Przygotowanie uczestników w jak największym stopniu na spotkanie jest częścią pracy koordynatora. Ponadto utrzymuje organizację spotkania i porusza się wzdłuż 15 darmowych szablonów harmonogramu spotkań dla Microsoft Word 15 darmowych szablonów harmonogramów spotkań dla Microsoft Word Te bezpłatne szablony harmonogramów spotkań dla Microsoft Word mogą zapewnić dobry początek każdego rodzaju spotkania. .

Szablon

Ten szablon Microsoft Word od TidyForms jest atrakcyjną, profesjonalną i dobrze zorganizowaną opcją. Zapewnia czysty wygląd oparty na tabelach, umożliwiając zarówno łatwe czytanie, jak i proste skanowanie. Szablon zaczyna się od podstawowych szczegółów spotkania, takich jak tytuł, moderator, data, godzina i lokalizacja.

W następnej sekcji opiszemy cel spotkania. Jest to kluczowa część porządku obrad, dzięki której wszyscy uczestnicy mają jasny obraz zamiaru spotkania. Zwykle wystarcza jedno lub dwa zdania, o ile są zwięzłe.

Trzecia sekcja zawiera listę uczestników spotkania wraz z ich działem, adresem e-mail i numerem telefonu. Oczywiście pola są opcjonalne, w zależności od firmy i Twojej firmy.

Następnie wyświetlisz listę punktów porządku dziennego spotkania z tematem, właścicielem i czasem. To ponownie pozwala uczestnikom przygotować się do części spotkania. Możesz także śledzić swoje spotkanie, podając godziny przydzielone dla każdego tematu.

Na koniec przejdziesz sekcję przygotowawczą. Powinieneś dołączyć i dołączyć elementy, takie jak dokumenty, diagramy lub e-maile, jako przykłady i kto jest odpowiedzialny za ich dostarczenie.

Każda sekcja tego szablonu agendy służy swojemu celowi i pozwala gromadzić ludzi i materiały, a także określać oczekiwania na spotkanie.

2. Podczas spotkania

Przechwytywanie notatek podczas spotkania jest kolejnym kluczowym obowiązkiem prowadzącego, chociaż powinieneś dążyć do wyznaczenia konkretnego osoby sporządzającej notatki. Tak czy inaczej, robienie dokładnych notatek ze spotkania jest niezbędne dla powodzenia celu spotkania.

Te notatki służą jako przypomnienie dla działań następczych, działań, problemów i wniosków dla wszystkich uczestników. Tak więc, jeśli używasz szablonu protokołu spotkania 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów Format protokołu spotkania zawiera najważniejsze informacje. Użyj jednego z tych szablonów protokołu spotkania, aby szybko zastosować format MOM. , robienie tych notatek będzie znacznie prostsze.

Szablon

Szablon agendy z TidyForms powyżej zawiera drugą stronę z protokołem spotkania. Format tej strony jest taki sam jak porządek obrad, a trzy z czterech sekcji są dokładnie takie same.

Jedyne różnice polegają na tym, że elementy akcji zastępują sekcję przygotowawczą i istnieje sekcja uzupełniająca na następne spotkanie. Jeśli interesuje Cię spójny wygląd i wyczucie zarówno programu, jak i minut, jest to świetny sposób na zrobienie tego.

Istnieje jednak inny szablon dla Worda ze strony Microsoft Office, który oferuje nieco lepszą organizację twoich notatek. Zobaczysz, że ten szablon zawiera podstawowe informacje o spotkaniu u góry, jak większość.

Ale oferuje sekcję dla każdego tematu omawianego podczas spotkania i wszystkie szczegóły dotyczące tego konkretnego tematu poniżej. Ten układ jest bardziej uporządkowany, ponieważ można uwzględnić temat, przydzielony czas, prezentera, to, co zostało omówione, wnioski i wynikające z nich elementy działania dla każdego punktu porządku obrad w jednym miejscu. Natomiast szablony minut TidyForms mają osobną sekcję na dole dla wszystkich elementów akcji bez wielu szczegółów.

Kolejną przydatną funkcją tego szablonu jest sekcja na samym końcu, która umożliwia dodawanie specjalnych notatek. Może to być bardzo przydatne, gdy pojawią się dodatkowe elementy, które mogą nie odnosić się do konkretnego omawianego tematu.

Możesz także dołączyć nazwiska osób, które niespodziewanie pojawią się na Twoim spotkaniu w Obserwatorzy Sekcja.

3. Po spotkaniu

Po zakończeniu spotkania nadszedł czas, aby zapewnić uczestnikom kontynuację. Podsumowanie spotkania powinno podsumować notatki z zebranych i oczekiwane elementy działań.

Pamiętaj, że wysyłanie podsumowania Prawda o spotkaniach - i brzydka Prawda o spotkaniach - i to brzydkie spotkanie ma być produktywne, prawda? jest zawsze dobrym pomysłem, nawet jeśli ze spotkania nie wynikały żadne działania. Podsumowanie spotkania może służyć jako odniesienie dla podobnych spotkań i tematów lub problemów, które się pojawiają.

Szablon

Ten szablon z szablonu laboratorium jest dobrą opcją. Wystarczy wypełnić tytuł spotkania, datę, uczestników, lokalizację i osoby sporządzające notatki u góry. Następnie skorzystaj z tabeli, aby uwzględnić dalsze działania.

Pod Zagadnienia, możesz dołączyć powiązany temat agendy, na przykład Przez dodaj prezentera i poniżej Dyskusja przenieść z tych samych szczegółów z notatek ze spotkania. Dodaj Odpowiedzialny osoba, Ostateczny termin, i jesteś ustawiony.

Możesz także użyć tego do ciągłego monitorowania, gdy elementy akcji są ukończone. Na przykład możesz dodać kolumnę do tabeli i zaznaczyć X lub datę obok zakończonych działań.

Alternatywnie możesz przekreślić cały rząd, aby pokazać jego ukończenie. Następnie zapisz z nową nazwą lub datą i wyślij ponownie do uczestników, aż wszystkie elementy zostaną ukończone.

Jeśli ze spotkania nie wynikały żadne czynności, nadal możesz użyć tego szablonu, aby przedstawić podsumowanie spotkania. Wypełnij tabelę odpowiednimi szczegółami, a następnie pod Ostateczny termin, wprowadź wskaźnik, że został on ukończony lub nie dotyczy.

Jeśli podoba Ci się ten szablon, możesz go pobrać ze strony protokołu spotkania w Laboratorium szablonów. Następnie przewiń w dół do Szablon notatek ze spotkania 17 aby pobrać ten szablon.

Spraw, aby Twoje spotkanie zakończyło się sukcesem

Szablony biznesowe mogą być przydatne Najlepsze szablony biznesplanu Najlepsze szablony biznesplanu Każda firma potrzebuje planu. Te szablony ułatwią napisanie biznesplanu. Sprytna struktura, pytania przewodnie i sprytny projekt zapewnią Ci przewagę w nowej karierze. i na spotkania mogą oszczędzić czas. Twój umysł powinien koncentrować się na celu i treści spotkania, a nie na tworzeniu dokumentów. Więc na następne spotkanie sprawdź te wygodne szablony, aby uzyskać dobrze wykonany wynik.

Jeśli masz dodatkowe sugestie dotyczące organizowania spotkań, którymi chcesz się podzielić, prosimy o komentarz poniżej!

Kredyty obrazkowe: Rawpixel.com/Shutterstock