Joseph Goodman
0 
3595
694
Istnieją dwa rodzaje wirtualnych asystentów (VA), które ułatwiają życie. I Użyłem trzech wirtualnych firm asystentów i tego jednego wygrałem Użyłem trzech wirtualnych firm asystenta i tego wygrałem Zatrudnienie wirtualnego asystenta to inteligentne zarządzanie czasem. Przetestowaliśmy trzy usługi wirtualnego asystenta i znaleźliśmy zalety i wady dla każdej z nich. Każdy test ujawnia wskazówki i porady dotyczące wyboru idealnego osobistego asystenta. : cyfrowy i ludzki.
Asystenci cyfrowi to tacy jak Siri, Cortana, Alexa i Google Assistant. Są to programy, które potrafią interpretować i realizować podstawowe żądania. Mówimy o tym, jak znaleźć rekomendacje dotyczące restauracji i wakacji, zarezerwować Uber, ustawić przypomnienia i kontrolować swój inteligentny dom. Całkiem proste, ale wciąż bardzo przydatne.
Ale co z tymi zadaniami, których nienawidzisz wykonywać, których nie możesz wykonać lub po prostu nie masz czasu na wykonanie, które są zbyt skomplikowane dla cyfrowej VA? Odpowiedź: wynająć człowiek wirtualny asystent.
Kredyt na zdjęcie: Zadzwoń przez Flickr.com
Są to ludzie (więc upewnij się, że traktujesz ich jako takich), których możesz zatrudnić w witrynach takich jak UpWork lub People Per Hour. Zlecając odpowiednie ludzkie VA, możesz stać się superproduktywnym, poświęcając więcej czasu na skoncentrowanie się na ważnej pracy. Dlaczego samodyscyplina to najlepszy hack produktywności, którego potrzebujesz Dlaczego samodyscyplina to najlepszy hack produktywności, którego potrzebujesz Czym jest sekret wykonywania głębokiej pracy? Czy to motywacja, czy dyscyplina? Jeśli nie możesz się skoncentrować i zakończyć pracy, oto kilka wskazówek dotyczących nawyków, które pomogą Ci osiągnąć więcej. lub po prostu się zrelaksować.
Nie jesteś pewien, co możesz zlecić zewnętrznym VA? Oto kilka pomysłów.
1. Dokonaj rezerwacji i umów się na spotkanie
Jeśli jest restauracja, którą chciałeś wypróbować, poproś o nią VA “zarezerwuj stolik dla 4 osób w [restauracji] na około 20 wieczorem w ten piątek.” Następnie znajdą numer telefonu, wykonają połączenie, podadzą dokładne szczegóły i dodadzą rezerwację do udostępnionego kalendarza. Jak udostępnić swój kalendarz Google każdemu Jak udostępnić swój kalendarz Google każdemu Pokazujemy trzy opcje udostępnianie kalendarza Google. Korzystając z iCal, nawet użytkownicy kalendarza Apple i Outlooka mogą przeglądać Twój harmonogram. Wyjaśnimy również, jak odwołać dostęp do kalendarza Google. .
Jeśli mają dostęp do twoich kontaktów, mogą nawet dać znać wszystkim, kiedy się pojawią. To samo dotyczy innych rezerwacji i spotkań, które chcesz umówić.
2. Zakupy online
Zdjęcie: Zakupy online za pośrednictwem Flickr.com
Kiedy znajdziesz VA, któremu możesz zaufać, przydzielając jej niewielki zasiłek lub umożliwiając dostęp do niego “firma” karta kredytowa (z niewielkim limitem) oznacza, że mogą dokonywać zakupów online w Twoim imieniu. Widzisz coś, czego chcesz? Wyślij im link lub zdjęcie, a oni mogą poradzić sobie z konfiguracją kont i wprowadzaniem szczegółów płatności, więc nie musisz.
3. Znajdź (i kup) idealny prezent
Jeśli masz listę osób, dla których lubisz kupować prezenty (małżonka, rodziców, najlepszego przyjaciela), utwórz krótki profil każdej osoby, w tym jej zainteresowania, i poproś VA o przeszukanie sieci w poszukiwaniu prezentów, które pokochają. Następnie mogą rutynowo dodawać do tych pomysłów we wspólnym dokumencie na Dysku Google lub Evernote, dzięki czemu zawsze masz do dyspozycji listę niesamowitych pomysłów na prezenty.
4. Zaplanuj wakacje
Gdy zbliża się trochę czasu na wakacje, poproś VA o stworzenie zwięzłego dokumentu na temat niesamowitych pomysłów na wakacje na podstawie twojego budżetu i preferencji. Wykonane poprawnie, będziesz mógł to sprawdzić w minuty zamiast spędzać godziny na samodzielnym badaniu.
Będą musieli zbadać możliwe loty. 5 Tajemnic podróżnych, aby znaleźć najlepsze i najtańsze loty. 5 Tajemnic podróżnych, aby znaleźć najlepsze i najtańsze loty. Jedyną lepszą rzeczą niż podróżowanie jest podróżowanie w fantastycznej cenie. Zaoszczędź pieniądze i udanej podróży dzięki aplikacjom do planowania podróży. , zakwaterowanie, zajęcia, atrakcje, prognozy pogody itp., abyś mógł podjąć najlepszą decyzję.
5. Księgowość
Zdjęcie: KOMUnews przez Flickr.com
Wysyłanie zdjęć VA rachunków, które wymagają wprowadzenia do arkusza kalkulacyjnego lub regularne wysyłanie e-mailem listy wydatków, jest niezwykle prostym sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozwala to na przekazanie drobiazgów związanych z księgowością, zamiast pozostawiać wszystkie te wydatki do spiętrzenia i stresu. 10 sposobów na wykopanie się z zaległości w zadaniach 10 sposobów na wykopanie się z zaległości w zadaniach Poczucie zatopienia się na liście nigdy kończenie zadań to wspólny strach dla nas wszystkich. Lekarstwo jest dostępne. Oto dziesięć sposobów na odzyskanie drogi powrotnej. .
6. Znajdź ciekawe wydarzenia
Zbyt łatwo jest dowiedzieć się o interesujących wydarzeniach po fakcie. Aby temu zapobiec, pozwól VA utworzyć listę wszystkich najlepszych miejsc w okolicy, śledź wydarzenia na Facebooku. Nigdy nie przegap wydarzenia: Facebook pozwala subskrybować lokalne wydarzenia Nigdy nie przegap wydarzenia: Facebook pozwala subskrybować lokalne Wydarzenia Czy chcesz, aby Facebook informował Cię o wydarzeniach w Twojej okolicy? Oni będą. i regularnie wysyłam Ci listę wydarzeń, w których możesz być zainteresowany.
7. Radzenie sobie z obsługą klienta
Kiedy z jakiegokolwiek powodu potrzebujesz skontaktować się z obsługą klienta lub wsparciem technicznym, możesz stracić mnóstwo czasu. Aby zagwarantować, że nie zmarnujesz tego czasu, skontaktuj się z działem obsługi klienta w Twoim imieniu.
8. Zarządzaj swoimi danymi i plikami
Każdy z nas ma tak wiele plików, folderów, danych, kontaktów i zdjęć, że jest to prawie praca na pełny etat, po prostu porządkowanie wszystkiego. Tak więc znajdź system, który działa, wyjaśnij go VA i udziel im niezbędnych uprawnień, aby to zrobić za Ciebie. Co kilka tygodni mogą przenosić nowe pliki do odpowiednich folderów w Dropbox i na Dysku Google. Zmień nazwę i uporządkuj nowe zdjęcia. Oznaczanie notatek Evernote Najlepszy sposób na organizację Evernote: Używanie tagów Najlepszy sposób na organizowanie Evernote: Używanie tagów Czy Twój Evernote to ogromny bałagan? Przedstawiamy prosty drobiazg, który pomoże Ci uporządkować notatki jak nigdy dotąd. . Uporządkuj swoje listy kontaktów. W ten sposób będziesz zawsze być w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz.
9. Badania online
Jeśli chcesz znaleźć najlepszą aplikację do określonego zadania, najtańszego dostawcę mediów lub produkt najwyżej oceniany do określonego zastosowania, poproś VA o wykonanie ciężkiego podnoszenia za Ciebie. To samo dotyczy sytuacji, gdy trzeba przeprowadzić podstawowe badania w celu rozwiązania problemu w pracy. Dobry VA będzie miał doskonałe umiejętności badawcze online, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że zbierają dla Ciebie odpowiednie informacje.
10. Filtruj wiadomości e-mail
Źródło zdjęcia: Who is Danny via Shutterstock
W przeszłości omawialiśmy wiele sposobów leczenia niepokoju w skrzynce odbiorczej Jak opanować niepokój w skrzynce odbiorczej Gmaila Jak opanować niepokój w skrzynce odbiorczej Gmaila Tak wiele e-maili, tak mało czasu. Czy czujesz się tak, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką odbiorczą Gmaila? Pokazujemy proste ustawienia i pomocne narzędzia do porządkowania i zabezpieczania skrzynki odbiorczej Gmaila. i spędzaj mniej czasu na e-mailach. Ale jeśli nadal masz problemy, rozważ zlecenie wysłania e-maila do VA. Sposób, w jaki trenujesz VA do filtrowania wiadomości e-mail, będzie osobisty. Mogą archiwizować wiadomości, których nie potrzebujesz. Przenieś te, które potrzebują odpowiedzi na “Odpowiadać” teczka. Anuluj subskrypcję niechcianych list e-mail. Mogą nawet odpowiadać na niektóre wiadomości w Twoim imieniu.
11. Twórz prezentacje
Przygotowujesz prezentację do pracy? A może po prostu udostępnisz VA wszystkie informacje, które należy uwzględnić, i pozwól im złożyć całość i wysłać gotowy dokument?
12. Wprowadzanie danych
Wprowadzanie danych może być jednym z najbardziej czasochłonnych, ale najmniej produktywnych sposobów spędzania czasu. Jeśli którykolwiek tydzień spędziłeś na wprowadzaniu danych, jak najszybciej przekaż go VA, abyś mógł lepiej wykorzystać ten czas.
13. Potwierdź swoje rezerwacje
Około dzień przed terminem lub rezerwacją pozwól VA sprawdzić, czy wszystko jest poprawnie zarezerwowane. Jest to przydatne w przypadku wizyt lekarskich, a zwłaszcza rezerwacji hotelowych i restauracyjnych, gdzie połączenie telefoniczne z asystentem w twoim imieniu może z łatwością uzyskać uaktualnienie.
14. Korektor
Niezależnie od tego, czy piszesz e-maile, posty na blogach, raporty, artykuły lub cokolwiek innego, błędy z pewnością prześlizgną się przez szczeliny. W razie potrzeby wyślij swoje słowa do VA, aby to sprawdzić (jeśli ich umiejętności językowe są do zera). Sprawdzą gramatykę i strukturę pisania, a nawet dodadzą formatowanie dokumentów, aby wyglądały jak statki.
15. Twoje osobiste przypomnienie
Źródło obrazu: Wavebreakmedia / Depositphotos
Dzięki udostępnionemu kalendarzowi VA może oczywiście pomóc w zarządzaniu harmonogramem, dzięki czemu zawsze wiesz, gdzie musisz być w każdym momencie dnia. Ale możesz też ustawić je jako osobiste przypomnienie, wysyłanie wiadomości, a nawet dzwonienie, aby pobudzić pamięć o terminach, urodzinach, spotkaniach, konferencjach, treningach. Cokolwiek lubisz.
16. Pisanie notatek
Jeśli masz kilka odręcznie napisanych notatek lub strony pełne wyróżnień, zrób ich zdjęcia i prześlij je pocztą elektroniczną do VA, aby napisać za Ciebie. Posiadanie cyfrowej kopii tych notatek sprawia, że są one nie tylko bezpieczniejsze, ale również można je w pełni przeszukiwać.
17. Utwórz plan posiłków
Jeśli chcesz wypróbować nowy rodzaj diety (tj. Niskobiałkowy, wegetariański, niskowęglowodanowy, bogaty w składniki odżywcze, odpowiedni do diety Atkinsa itp.), Poinformuj VA o wymaganiach i przygotuj plan posiłków Jak budować idealne posiłki za pomocą kalkulatora IIFYM i Excela Jak budować idealne posiłki za pomocą kalkulatora IIFYM i Excela Z łatwością możesz zaprojektować posiłki, które spełnią twoje cele żywieniowe. Osiągaj swoje cele fitness, korzystając z bezpłatnego kalkulatora IIFYM i arkusza kalkulacyjnego Excel do codziennych zdrowych posiłków. i lista zakupów, dzięki którym przestrzeganie diety będzie dziecinnie proste.
18. Monitoruj, podsumowuj i wycinaj wiadomości
Pod warunkiem, że VA ma dobry pomysł na to, co Cię interesuje, miej oko na nowości branżowe. Te nowe funkcje Feedly ułatwiają trawienie kanałów RSS Te nowe funkcje Feedly ułatwiają trawienie kanałów RSS Najnowsza aktualizacja Feedly przyszedł z trzema nowymi funkcjami: tablice, notatki i najważniejsze informacje. Oto, w jaki sposób mogą pomóc Ci być bardziej produktywnym i zorganizowanym dzięki Twoim kanałom RSS. i ostrzegam o wszystkim, co jest dla Ciebie ważne potrzeba wiedzieć o tym, aby wyprzedzić grę.
Mogą albo wysłać Ci link do oryginalnego artykułu, albo, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, poprosić ich o podsumowanie wiadomości i wszelkich powiązanych danych, abyś mógł zrozumieć historię w ułamku czasu.
19. Znajdź obiecujące możliwości pracy
Źródło zdjęcia: Michał Kowalski przez Shutterstock
Każdego miesiąca Twoja VA może wysyłać ci małą listę ofert pracy, które mogą Cię zainteresować. Jeśli jesteś już zatrudniony, ale liczysz na zmianę, jest to zadanie, które jest zbyt łatwe do uniknięcia. Deleguj go do VA, aby upewnić się, że tak się stanie!
20. Popraw swoje CV
Jeśli ubiegasz się o kilka miejsc pracy, pozwól VA poprawić swoje CV 10 rzeczy, których NIE powinieneś umieszczać w swoim CV 10 rzeczy, których NIE powinieneś umieszczać w swoim CV Twoje CV jest pierwszym rzutem oka, jaki widzi potencjalny pracodawca. Spraw, aby Twoje pierwsze wrażenie było idealne. Oto, czego nie należy umieszczać w CV i dlaczego. (i list motywacyjny), aby były dostosowane do każdej roli, o którą się ubiegasz.
Będzie to wymagało zbadania firmy, dla której chcesz pracować, i uwzględnienia konkretnych słów kluczowych, które są wymienione w opisie stanowiska.
Wyciśnij więcej godzin każdego dnia
Istnieje mnóstwo sposobów na wyciśnięcie większej ilości czasu każdego dnia. Te 10 szybkich wskazówek. Wyciśnięcie dodatkowej godziny każdego dnia dzięki 10 szybkim wskazówkom. Kilka prostych nawyków może pomóc nam rzucić trochę czasu. nieefektywne sposoby i zwiększenie naszego rezerwuaru czasu na robienie rzeczy, które mają znaczenie. Dzięki tym pomysłom możesz uzyskać jedną dodatkową produktywną godzinę każdego dnia. , ale wynajęcie VA jest zdecydowanie najlepszą opcją.
Oczywiście będzie to kosztować pieniądze, a jeśli chodzi o asystentów, zwykle dostajesz to, za co płacisz. Zasadniczo zatem sprowadza się to do, ile wart jest twój czas?
Masz ochotę zatrudnić własnego wirtualnego asystenta? Zapoznaj się z naszym artykułem na temat (i dlaczego) outsourcingu codziennych zadań Jak stać się superproduktywnym poprzez outsourcing codziennych zadań Jak stać się superproduktywnym poprzez outsourcing codziennych zadań Uzyskaj więcej zrobione w ciągu jednego dnia. Ucząc się, co możesz zlecić na zewnątrz, a także kilku wskazówek dotyczących najlepszych praktyk dotyczących delegowania codziennych obowiązków, Ty również możesz stać się superproduktywny. , aby uzyskać bardziej dogłębne spojrzenie na to, czego potrzeba.
Biorąc pod uwagę tę listę, pokusiłbyś się o zatrudnienie wirtualnego asystenta człowieka, który pomógłby ci każdego dnia zrobić więcej?
Źródło obrazu: alphaspirit / Depositphotos