10 sposobów na wykopanie się z zaległości w zadaniach

Wszyscy tam byliśmy. Na wpół napisana lista rzeczy do zrobienia, rozciągająca się na długość ramienia. Nieustanne powiadomienia wzywające do naszej uwagi. Uczucie topienia się na liście niekończących się zadań - od komputera czekającego na skonfigurowanie, przez nieużywaną grę, po przerażająco zajętą ​​skrzynkę odbiorczą. Obawiamy się, że zaległości pozostaną. Ale tu są 10 wskazówek, jak wydostać się z tej sytuacji.

Umysł rzuć swoje zadania

Celem zrzutu umysłu jest osiągnięcie tabula rasa. Pusta tabliczka. Czysta tablica startowa, która zapewnia klarowność, aby kontynuować bez stresu i większej wydajności. Krótko mówiąc, odłóż trochę czasu (godzina lub dwie powinny wystarczyć), aby usunąć ten umysłowy zaległości, wlewając każde zadanie, jakie możesz wymyślić, do dokumentu Worda, kartki papieru lub pokaźnego stosu karteczek samoprzylepnych. Ostrzegamy, że liczba zadań często będzie cholernie przygnębiająca. Zrobiłem to kilka miesięcy temu, a lista liczyła ponad 200 pozycji.

Przed odrzuceniem tych zadań z twojego umysłu naturalnie otrzymujesz codzienne / co godzinę / minutę po minucie przypomnienia z mózgu, które powodują stres w twoim przebudzeniu (i spaniu).”Dziś wieczorem muszę ścinać trawnik!”. “Obiecałem Steve'owi, że zadzwonię w zeszłym tygodniu”. “Nadal nie naprawiłem tej lampy”. “Muszę wyczyścić zaległe wiadomości e-mail”. Oczywiście jest to wyczerpujące i odwraca uwagę od rzeczy, na których powinieneś się skoncentrować. Więc opróżnij swój umysł i zapisz wszystko, co musisz zrobić, bez względu na to, jak małe. Odtąd możesz zacząć się organizować, zamiast mieć ten ciągły, dokuczliwy głos z tyłu umysłu, i wreszcie zacząć załatwiać sprawy!

Zorganizuj listę rzeczy do zrobienia

Nie jestem zwolennikiem odrzucania myśli i pisania listów pod fałszywym założeniem, że tak jest “produktywny” sama w sobie, ale dzięki kompleksowej liście rzeczy do zrobienia zorganizowanej w pomocny sposób do Ciebie, ogólnie będziesz w stanie zacząć wbijać się w te przedmioty w daleko bardziej efektywny sposób niż po prostu patrzeć na nie w ciemno.

Jeśli chodzi o organizowanie listy rzeczy do zrobienia, nie ma właściwego sposobu, ale istnieje wiele opcji. To Ty decydujesz, który jest dla Ciebie najlepszy. Możesz podzielić listę na osobistą, zawodową, społecznościową itp. Każda z tych list może być zorganizowana na różne sposoby. Niektóre z nich oparte są na:

Kontekst
Kategoryzuj rzeczy do zrobienia na podstawie tego, gdzie i kiedy należy to zrobić. Na przykład, “Offline” rzeczy można zrobić, gdy nie możesz połączyć się z Internetem. “Wolny czas” rzeczy można zrobić, gdy jesteś w domu, zamiast oglądać telewizję. “Miasto” przedmioty mogą być obowiązkami, takimi jak pójście do banku, odbiór / zwrot przedmiotów z różnych sklepów. “Praca” przedmioty są oczywiście wykonywane w pracy.

Zapisz każdą z tych list w aplikacji przypominającej / listy, która umożliwia kategoryzację, np. Trello lub Apple Reminders, i uzyskuj do nich dostęp gdziekolwiek jesteś. Więc kiedy wrócisz do domu z pracy, możesz po prostu sprawdzić swoje “Wolny czas” listę, aby sprawdzić, czy jest coś, nad czym można pracować bez przypominania o przerażającej liczbie zadań, które pozostały do ​​wykonania w pracy.

Termin wymagalności
Uporządkuj listę rzeczy do zrobienia, od najstarszych do najnowszych, abyś mógł jak najszybciej nadrobić zaległe terminy. Niektóre elementy mogą nie mieć określonego terminu, ale możesz użyć aplikacji takiej jak Any.do, aby oznaczyć je jako „dzisiaj”, „jutro”, „nadchodzące” lub „kiedyś”.

Priorytet
Niektóre przedmioty będą miały wyższy priorytet niż inne. Dlatego zajęcie się najwyższym priorytetem może być dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Dzieląc zadania na “Pilne”, “Trochę pilne”, i “Nie pilne” listy pomogą Ci wybrać, które zadanie najpierw wykonać (tj. często najtrudniejsze, najważniejsze zadanie).

Ponieważ kilka elementów o wyższym priorytecie zostało ukończonych i wykreślonych z listy, powinieneś czuć się znacznie mniej zestresowany zaległościami.

Motywacja
Uporządkuj swoje listy, abyś miał określone zadania, które Ty wiedzieć możesz poradzić sobie, gdy jesteś pełny lub energii. Przygotuj kolejną listę zadań do wykonania, gdy czujesz się ospały po ciężkim dniu w biurze lub ciężkiej nocy w mieście. Często, gdy ludzie czują się zmęczeni, mogą uniknąć pracy za wszelką cenę, ale jeśli wiesz, że są pewne zadania, które można wykonać bez wywierania dużej energii mentalnej, bardziej prawdopodobne jest, że zwrócisz się do tych, zamiast wracać do Netflix.

Pamiętaj, aby zawsze aktualizować te listy. Kiedy pojawi się nowe zadanie, dodaj je jak najszybciej do właściwej etykiety / listy, aby nie narastać ponownie mentalne zaległości.

Proces wsadowy Podobne zadania

Przejście z jednego zadania do zupełnie innego ma swoje żniwo. Niektórzy twierdzą nawet, że wielozadaniowość może zmniejszyć wydajność o 40%. Więc zamiast ciągle zmieniać zadania z próżnej nadziei, że tak jest “zajęty” to to samo, co bycie “produktywny”, spróbuj grupować podobne zadania razem, aby usunąć je wszystkie za jednym zamachem.

Na przykład czytaj artykuły / blogi w wyznaczonym czasie, a nie w ciągu dnia. Użyj narzędzi takich jak Instapaper, aby zapisać artykuły do ​​późniejszego przeczytania, a Digg Reader, aby nadążyć za ulubionymi blogami w dogodnym czasie (powiedzmy podczas dojazdów do pracy). Organizując swoje zadania w ten sposób (według kontekstu, jak wyszczególniono powyżej), możesz dostać się do „strefy” i przeorać podobne zadania naraz, i uzyskać to niezwykle satysfakcjonujące uczucie szybkiego zeskrobywania wielu rzeczy do zrobienia wszystkie w tym samym czasie.

Podążaj podobną linią “W samą porę” uczenie się zamiast “W razie czego” czytanie, aby zaoszczędzić czas teraz. Oznacza to zapisywanie przydatnych artykułów przy użyciu narzędzi takich jak Evernote Web Clipper, tylko do odczytu kiedy ich potrzebujesz zamiast je czytać w razie czego będziesz potrzebować wiedzy w przyszłości.

Usuń zakłócenia

Koncentrując się na zaległościach w zadaniach, usuń tyle rozproszeń, ile możesz. Powiedz swojej rodzinie, aby nie przeszkadzała ci przez kilka następnych godzin. Wyłącz swój telefon. Jeśli nie jest to możliwe, przynajmniej przełącz go w tryb cichy lub odłącz od Internetu. Wiele zadań wymaga pełnej uwagi. Według badania Basex przerwy w pracy kosztują firmy w USA 588 miliardów dolarów rocznie, wskazując, ile marnuje się czasu, jeśli otworzysz się na te zakłócenia.

Przestrzegaj zasady dwóch minut

Gdy masz przed sobą pełną listę rzeczy do zrobienia lub przeglądasz swoją skrzynkę odbiorczą, staraj się trzymać zasady 2 minut. Mówiąc najprościej, jeśli zajmie to tylko 2 minuty lub mniej, Zrób to teraz. Nie odkładaj tego. Nie sortuj go na osobnej liście. Zrób to teraz. Przeglądając skrzynkę odbiorczą zawierającą ponad 150 nieprzeczytanych wiadomości e-mail, zdziwisz się, ile z tych wiadomości można przetworzyć w ciągu dwóch minut lub krócej. Kiedy to zrozumiesz, osiągnięcie Inbox Zero 4 proste kroki do osiągnięcia i utrzymania Inbox Zero w Gmailu 4 Proste kroki do osiągnięcia i utrzymania Inbox Zero w Gmailu staje się znacznie mniej zniechęcające.

Reguła 2 minut jest również niesamowita, ponieważ pozwala ci zachować odpowiedni nastrój, aby sprostać znacznie większemu zadaniu. Jeśli masz trudny raport do napisania, przekonaj się, aby wydać tylko 2 minuty w raporcie. Bezwładność, którą często narastasz z tych dwóch minut, wystarczy, aby utrzymać się przez 30, 90, 120 minut lub nawet dłużej. Jeśli próbujesz opanować poziom w określonej grze, spróbuj tylko przez dwie minuty. Jeśli masz trudną decyzję, weź długopis i kartkę i przeprowadź burzę mózgów przez zaledwie 2 minuty. Ta dwuminutowa obietnica dla ciebie często wystarcza, abyś pracował i robił postępy w zakresie przedmiotów, które mogły zostać nietknięte na twojej liście zadań miesięcy.

Ogłoszenie upadłości e-mail

Jeśli jednym z twoich głównych bólów głowy jest nieustannie przepełniona skrzynka odbiorcza, która jest zawsze pełna po brzegi i nie wykazuje oznak złagodzenia, masz dwie opcje. Najpierw wyczyść swoje subskrypcje e-mail za pomocą usługi, takiej jak Unroll.me. Możesz w łatwy sposób przejść przez cały okres subskrypcji biuletynu i anulować subskrypcję lub dodać do „roll” (zbiorczej, codziennej wiadomości e-mail) w ciągu kilku minut, aby zmniejszyć liczbę niepotrzebnych wiadomości e-mail docierających do skrzynki odbiorczej każdego dnia.

Jeśli to po prostu nie wystarczy, może być czas ogłosić bankructwo e-mailem. Michael Hyatt mówi:

Wiesz, że nadszedł czas na bankructwo e-mail, gdy:

• W skrzynce odbiorczej znajduje się ponad pięćset nieprzeczytanych wiadomości e-mail.
• Twoi koledzy narzekają na twój brak reakcji.
• W ciągu ostatniego tygodnia ktoś powiedział więcej niż jeden raz, “Dostałeś e-mail, który ci wysłałem? Nie otrzymałem od ciebie odpowiedzi.”
• Kiedy myślisz o e-mailu, odczuwasz niepokój lub przytłoczenie.

Stąd możesz albo wybrać ekstremalną opcję wybierania każdego nieprzeczytanego e-maila (? -A na Macu lub Ctrl-A na PC), albo możesz użyć podejścia Michaela Hyatta i posortować wiadomości e-mail według nazwy, odpowiedzieć na kilka ważnych e-maili, ale po 15-30 minutach przestań odpowiadać, zaznacz wszystko i zarchiwizuj je wszystko. Każdy. Pojedynczy. E-mail.

Chodzi o to, że jeśli coś jest naprawdę ważne, po prostu otrzymasz kolejny e-mail z przypomnieniem na ten temat. Jeśli tak nie jest, zaoszczędziłeś mnóstwo czasu. Ciesz się widokiem całkowicie pustej skrzynki odbiorczej. To rzadki widok. Odtąd staraj się być na bieżąco z tymi e-mailami i nigdy nie pozwól, aby zaległe wiadomości e-mail ponownie osiągały tak ekstremalne rozmiary!

Przestrzegaj swoich naturalnych rytmów

Wszyscy mamy produktywne godziny, w których czujemy się zmotywowani, pobudzeni i gotowi do podjęcia najtrudniejszych projektów. Mamy też godziny, w których czujemy, że nic, ale bezmyślna telewizja nie wystarczy. Ucząc się o gdy te godziny zdarzają się w naszym życiu, możemy uporządkować wokół nich naszą listę rzeczy do zrobienia, abyśmy mogli upewnić się, że to, co należy zrobić, zostanie zrobione.

Dla odrobiny tła nasze ciała działają w różnych rytmach okołodobowych i ultradiańskich. Rytmy okołodobowe zwykle trwają około 24 godzin (tj. Reagują na światło dzienne i nocne). Rytmy ultradiańskie są znacznie krótsze, zwykle 90-120 minut cykli fal mózgowych.

Ucząc się o rytmach własnego ciała, możesz wykorzystać swoje naturalne “w górę i w dół”. Na przykład, kiedy czujesz, że ogarnia cię naturalna czujność, prawdopodobnie jest to początek twojego ultra rytmu. Skorzystaj z tego, ale miej oko na zegar. Kiedy minie około 90 minut i zaczniesz odczuwać senność, zrób sobie przerwę. W tym okresie najprawdopodobniej zwlekasz i popełniasz błędy. Aby Ci w tym pomóc, wypróbuj niektóre z tych aplikacji Pomodoro Przecinaj kunktatorstwo za pomocą tych aplikacji i oprogramowania Technika Pomodoro Przecinaj kunktatorstwo za pomocą tych aplikacji i oprogramowania Pomodoro Kunktatorstwo to choroba, która przenika studentów i pracowników we wszystkich zakątkach świata i zaraża zarówno amatorów, jak i profesjonalistów. Jako pisarz na co dzień cierpię na zwlekanie. Niektórzy ludzie… przypominają, kiedy robić krótkie przerwy, a kiedy robić długie przerwy.

Ernest Rossi mówi na ten temat:

Podstawową ideą jest to, że co około półtorej godziny musisz zrobić sobie przerwę na odpoczynek - jeśli nie, możesz być na dobrej drodze do Syndromu Ultradyjskiego: zmęczysz się i stracisz koncentrację, zwykle popełniać błędy, drażnić się i mieć wypadki - jeśli nadal ignorujesz potrzebę zrobienia sobie przerwy, możesz doświadczać coraz większego stresu, dopóki nie zachorujesz.

Krótko mówiąc, zwracaj uwagę na cykle swojego ciała i nie pchaj się zbyt mocno. Często najlepiej jest pokonać zaległości w zadaniu na kilka tygodni, a nie tylko na kilka dni, ponieważ może to doprowadzić do wypalenia i wyczerpania, prowadząc w ten sposób do kolejnego zalegania podczas próby odzyskania.

Użyj Trello dla przepływu pracy Kanban

Osobiście ja miłość Trello do zarządzania zadaniami, szczególnie przy użyciu platformy do przepływu pracy Kanban. Trello to darmowy system, w którym możesz ustawiać plansze, z których każda zawiera karty. Każda z tych kart jest pozycją na liście rzeczy do zrobienia. Aby ustawić to jako system Kanban (który jest dość popularny w Toyocie), po prostu zacznij od trzech pionowych list oznaczonych (od lewej do prawej), “Zaległości w pracy”, “W trakcie”, i “Zakończony” (możesz oczywiście dodać więcej, w odpowiedniej kolejności, np “Test”, “Przejrzeć”, zależne od sytuacji). Bardziej szczegółowe objaśnienie przepływu pracy Kanban Trello można przeczytać tutaj, ale podstawowym celem jest praca nad przenoszeniem każdego elementu z lewej (zaległości) na prawą (zakończona). Gdy element osiągnie najbardziej prawy strumień, wiesz, że został ukończony i możesz go zarchiwizować.

Takie podejście nie tylko pomaga zobaczyć, nad czym trzeba pracować, nad czym obecnie pracujemy i co zostało zrobione, ale dodaje trochę “grywalizacja” element zaległości w zadaniach i motywuje Cię do działania “zaległości w pracy” lista staje się coraz mniejsza. Aha, możesz też użyć tego podejścia, aby pomóc ci pozostać w kontakcie ze wszystkimi, których znasz.

Użyj drzew decyzyjnych w celu łatwiejszego podejmowania decyzji

Często możemy wydać droga zbyt długo z decyzjami. Drzewa decyzyjne można wykorzystać, aby ułatwić ten proces i zwiększyć jego wydajność, dzięki czemu można szybko przejść od procesu decyzyjnego i zająć się ważniejszymi sprawami. Obejrzyj ten film, aby uzyskać ciekawe wprowadzenie:

Publiczna odpowiedzialność

Publicznie ogłaszając swój cel Jak zabić motywację Ssanie wampirów i dokończyć Co zaczniesz Jak zabić motywację Ssać wampiry i dokończyć Co zacząć Projekty życiowe, które utknęły w martwym punkcie? Tak, wszyscy je mamy. Historia jest zawsze taka sama. Zaczynamy od pomysłu, ale nigdy go nie przejrzymy. Przełam kruche przeszkody i wytrwaj dzięki tym wskazówkom. powiedzieć, “dostań się do Inbox Zero przed 18:00”, lub “Wykonaj moje najważniejsze 2 zadania do godziny 14:00”, znacznie bardziej prawdopodobne jest odniesienie sukcesu. Niezależnie od tego, czy piszesz do znajomego, publikujesz post na Facebooku, tweetujesz, czy korzystasz z aplikacji, takich jak Lift, w której inni użytkownicy mogą oferować rekwizyty do osiągnięcia codziennego nawyku, ten dodatkowy poziom odpowiedzialności zmotywuje Cię do odniesienia sukcesu.

Jak utrzymać zarządzanie zaległościami

Gdy uda ci się opanować zaległości, zachowaj ostrożność. Kilka wskazówek (poza utrzymaniem powyższych sugestii) to:

• Aktualizuj listy rzeczy do zrobienia. Upewnij się, że możesz na nich polegać, abyś mógł spokojnie myśleć o wykonywanych zadaniach.
• Żyj według swojego kalendarza. Naucz się polegać na swoim kalendarzu i traktuj go jak święty. Jeśli coś jest zaplanowane musi skończyć, inaczej zaległości po prostu rosną. I rośnie. I rośnie.
• Buduj w regularnych recenzjach. Przeglądaj swoje zadania każdego dnia, tygodnia lub miesiąca. Usuń wszystko, co nie jest potrzebne, i dodaj wszystko, czego brakuje. Dowiedz się, co należy zrobić i do kiedy.
• Naucz się mówić Nie. Aby mieć kontrolę nad zaległościami, musisz nauczyć się mówić “Nie” częściej. Świetną książką do pełnego zrozumienia jest Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, autor: Greg McKeown

Wszyscy wiemy, jak to jest czuć, że toniesz w morzu zadań, ale mam nadzieję, że te sugestie pomogą ci zastosować różne podejścia do radzenia sobie z rosnącą listą i utrzymać ją pod kontrolą!

Jakie inne strategie i taktyki zastosowałeś, aby skutecznie przechodzić przez zaległości w zadaniach? Daj mi znać w komentarzach!