Joseph Goodman
0 
3275
209
Najlepsza rada, jaką słyszałem na temat poczty e-mail i produktywności e-maili, to: nie odbieraj wiadomości e-mail z samego rana. Trochę paradoksalne, ale prawdziwe jest to, że poczta e-mail i produktywność są ze sobą sprzeczne. Jeśli mamy na tym punkcie obsesję, nasza skrzynka odbiorcza staje się ogromnym ograniczeniem prędkości na autostradzie efektywności. Ale nie musi tak być. Dzięki odpowiednim nawykom i metodom możemy oswoić bestię, która leży niewinnie i czeka na nas od chwili, gdy się obudzimy. Nawet w czasach list znajomych i 140 aktualizacji postaci “Starsi” e-mail pozostaje preferowanym środkiem komunikacji, być może po prostu SMS-em.
Te wskazówki nie mają na celu doprowadzić Cię do Świętego Graala w Inbox Zero, ale mają na celu wprowadzenie niewielkich zmian nawyków e-mailowych, które, mam nadzieję, sprawią, że e-mail będzie bardziej wydajny. Otwórz skrzynkę odbiorczą.
działać teraz!
Twoja skrzynka odbiorcza to linia montażowa. Przetwórz to, co przed tobą i wyślij. To znaczy, twoje motto od momentu zalogowania powinno być przeczytane - odpowiedz - usuń (lub zarchiwizuj). Wielu z nas loguje się na nasze konta e-mail i po prostu czyta je, nie podejmując żadnych działań. Wcześniej czy później musimy do niego wrócić, a to oznacza po prostu podwojenie pracy i podwojenie straconego czasu. Następnie zawsze istnieje ryzyko utraty ważnego adresu e-mail w drugim uruchomieniu. Bardziej efektywne jest natychmiastowe czytanie i udzielanie odpowiedzi. Archiwizuj wiadomości e-mail, aby skrzynka odbiorcza zawierała te najważniejsze i przydatne.
E-maile nie są do załatwienia
Wiadomości e-mail można przekształcić w elementy, które można wykonać, z etykietami jak w Gmailu lub flagami jak w Microsoft Outlook. Ale łatwo je zgubić w bałaganie skrzynki odbiorczej. Bardziej efektywne jest składanie ważnych punktów możliwych do działania w oddzielnym miejscu i archiwizowanie wiadomości e-mail w celu wykorzystania w przyszłości. E-maile można przekształcić w elementy, które można wykonać na dwa sposoby:
Użyj zadań w Gmailu: Wyświetl panel Zadania, klikając menu obok opcji Poczta. Zadania to prosta lista rzeczy do zrobienia, ale bardzo skuteczne narzędzie do zarządzania projektami. Wystarczy kliknąć i wpisać, aby dodać nowe zadania, ustawić terminy lub dodać notatki i zaznaczyć je jako gotowe. Możesz zwiększyć produktywność za pomocą klawiszy skrótu. Na przykład z Shift + T., możesz utworzyć zadanie na podstawie otwartej wiadomości.
Użyj dokumentu Google: Możesz włączyć funkcję Utwórz dokument w laboratoriach Gmaila. Otwórz wiadomość e-mail. Kliknij Więcej - Utwórz dokument. Treść wiadomości e-mail jest automatycznie kopiowana do Dokumentu Google. Jeśli masz włączone skróty klawiaturowe w Gmailu, możesz nacisnąć sol i W. aby otworzyć pusty Dokument Google, gdy jesteś w wiadomości e-mail.
Stwórz swoją osobowość w podpisie
Oto jak wygląda mój oficjalny podpis w Gmailu. Zostało to utworzone za pomocą WiseStamp Jak urozmaicić podpisy e-mail WiseStamp Jak urozmaicić podpisy e-mail Za pomocą WiseStamp WiseStamp pozwala na tworzenie wielu spersonalizowanych podpisów e-mail dla wszystkich standardowych kont pocztowych, w tym Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Poczta i poczta AOL. Oprócz standardowych danych osobowych i profilu sieci społecznościowych…; darmowe konto pozwala utworzyć dwa podpisy, więc mam jeden na osobiste e-maile i jeden do pracy. Mój podpis zawiera linki do mojego profilu na Twitterze, LinkedIn, Facebooku i Google+. Za pomocą prostego podpisu oferuję nie tylko mój identyfikator e-mail jako odniesienie do kontaktu, ale także inne osoby, z którymi mogę się skontaktować. Podpis oparty na profilu pomaga stworzyć bardziej profesjonalny e-mail i działa jako pomost dla sieci społecznościowych. Możesz nawet promować swoją pracę. 2 proste sposoby na promowanie swojego najnowszego posta na blogu za pomocą podpisu e-mail. Dwa łatwe sposoby na promowanie najnowszego posta na blogu za pomocą podpisu e-mail z podpisem e-mail.
Czy słyszałeś o szablonach??
Kilka e-maili, które wylądują, można obsłużyć za pomocą odpowiedzi na pytania. Gmail Labs ma funkcję o nazwie Odpowiedzi w puszce, która jak sama nazwa wskazuje, może być używana do udzielania natychmiastowych i standardowych odpowiedzi na popularne wiadomości e-mail.
Aktywuj odpowiedzi w puszce od Ustawienia - Laboratorium - Odpowiedzi w puszce. Kliknij Zapisz zmiany. Napisz nową wiadomość e-mail lub odpowiedź, kliknij przycisk Odpowiedzi w puszce, który znajduje się tuż poniżej wiersza tematu. Twoja pierwsza odpowiedź z puszki jest skonfigurowana. Możesz skonfigurować wiele odpowiedzi w puszkach, które mogą być używane jako szablony popularnych wiadomości e-mail. Mark wykorzystał konserwowane odpowiedzi w dwóch artykułach kilka lat temu, które pozostają aktualne do dziś:
- Oszczędzaj czas dzięki szablonom e-mail Gmaila “Odpowiedzi w puszce” Oszczędzaj czas dzięki szablonom e-mail Gmaila za pomocą „Odpowiedzi w puszce” Oszczędzaj czas dzięki szablonom e-mail Gmaila za pomocą „Powiązanych odpowiedzi”
- Utwórz automatyczną odpowiedź e-mail za pomocą nowego filtru Gmaila Utwórz automatyczną odpowiedź e-mail za pomocą nowego filtra Gmaila Utwórz automatyczną odpowiedź e-mail za pomocą nowego filtra Gmaila
Nie przeszkadzać - wyłącz powiadomienia
Wydajność poczty e-mail zależy od tego, co wysyłasz, a także od czego zapraszasz. Każda witryna, na którą logujesz się za pomocą wiadomości e-mail, ma domyślnie włączone powiadomienia. Nie ma nic, co jest tak zabójcze w wydajności jak ciągły strumień powiadomień z Facebooka, Twittera, Google+, Pinterest i tym podobnych. Wyłącz ich. Czy potrzebujesz powiadomień podczas odwiedzania samych stron? Uświadom sobie, że łatwo stracić koncentrację i bardzo trudno ją odzyskać.
Usiądź jeden dzień… i zrezygnuj z subskrypcji
Jednym z największych sprawców bałaganu w wiadomościach e-mail są biuletyny, profesjonalne subskrypcje i źródła wiadomości. Jeśli przeprowadzisz audyt wszystkich subskrybowanych subskrybentów, może okazać się, że większość z nich jest niepotrzebna. Ale stały się lasem, za którym tęsknisz za drzewami. Priorytetowa skrzynka odbiorcza Gmaila Priorytetowa skrzynka odbiorcza Gmaila rozwiązuje problem Bacn Priorytetowa skrzynka odbiorcza Gmaila rozwiązuje problem Bacn do pewnego stopnia. Ale lepszym sposobem jest ręczne anulowanie subskrypcji. Jest to czasochłonne, ale masz czystszą skrzynkę odbiorczą. Możesz także zarządzać swoimi subskrypcjami, korzystając z usług takich jak - Unroll.me i Swizzle
Porzuć wątki
Wątki są świetne. Ułatwiają czytanie e-maili, ale mają też zwyczaj przekształcania się w długi, czasem niewygodny łańcuch. Być może zauważyłeś, że większość wiadomości e-mail zwykle ma cały bieżący wątek w ostatnim e-mailu wysłanym / odebranym. Możesz więc zachować tylko ten ostatni e-mail i usunąć resztę, która była przed nim.
Keep It Brief
Jednym z moich pomysłów jest odpowiedź w jednym słowie, która mówi tylko „an” “dobrze”, lub a “Dziękuję Ci”. Otwieranie ich i czytanie zajmuje ułamek minuty, a w ciągu pracowitego dnia może to się przydać. Tak, ale miej krótkie wiadomości e-mail. Pomaga zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Przytnij swój e-mail, aby odpowiadał najważniejszym. Ponadto ustrukturyzuj swoją pocztę, aby uzyskać lepszą czytelność. Korzystanie z punktowanych lub dobrze zdefiniowanych akapitów pomaga szybciej skanować wiadomość e-mail. Dobrze jest pamiętać zasadę pięciu zdań Guya Kawasakiego -
“Wszystko, co powinieneś zrobić, to wyjaśnić, kim jesteś, czego chcesz, dlaczego powinieneś to zdobyć i kiedy tego potrzebujesz.”
A następnie następna wskazówka jest zawsze święta.
Temat… temat… temat
Z mojego doświadczenia wynika, że przegapiłem ważne e-maile. Otworzyłem również e-maile, które wydawało się ważny. Obie miały jedną wspólną cechę - źle skonstruowany temat. Wymyślenie inteligentnego tematu, który odzwierciedla przekaz, zajmuje kilka sekund. Ponownie pomaga to zarówno nadawcy, jak i odbiorcy, ponieważ łatwiej jest później odzyskać wiadomość e-mail za pomocą wyszukiwania lub nawet ręcznie. Pamiętam - “lol” nie jest przedmiotem!
Spójrz mam, bez rąk!
Wydajność e-mail niestety wymaga czegoś przeciwnego. Wydajność znacznie się poprawi, jeśli nauczysz się skrótów klawiaturowych zamiast polegać na kliknięciu myszą. Klienci stacjonarni, tacy jak Outlook i Thunderbird, obsługują skróty klawiaturowe, a dzięki nim łatwo jest przejść przez wątki konwersacji. Co z Gmailem? Te wskazówki powinny obejmować wszystko, a jeszcze więcej:
- POBIERZ Przydatne skróty Gmaila
- Skróty do Gmaila: przydatne rozszerzenie, które prowadzi Cię o skrótach klawiaturowych na koncie Gmail [Chrome]
- Szybko naucz się skrótów klawiaturowych Gmaila za pomocą KeyRocket dla Gmaila Szybko naucz się skrótów klawiaturowych Gmaila za pomocą KeyRocket Gmaila Szybko naucz się skrótów klawiaturowych Gmaila za pomocą KeyRocket Gmaila Jak najlepiej wykorzystać Gmaila, ucząc się wszystkich jego skrótów klawiaturowych. Dzięki Keyrocket dla Gmaila będziesz otrzymywać powiadomienie za każdym razem, gdy użyjesz myszy zamiast skrótu klawiaturowego, co pomoże…
E-maile są być może rodzajem partnerów, z którymi nie chcesz mieszkać, ale bez których nie możesz żyć. Ale tak jak każdy partner, może być również jednym z czynników zwiększających produktywność. Musimy grać dobrze. Zarządzanie pocztą e-mail 6 prostych sztuczek, aby zmniejszyć stres związany z pocztą e-mail 6 prostych sztuczek, aby zmniejszyć stres związany z pocztą elektroniczną Radzenie sobie z pocztą e-mail to najlepsza część mojego dnia. Nikt nigdy nie powiedział. Potrzebujesz wszystkich wskazówek dotyczących zarządzania skrzynką odbiorczą? Możemy Ci pomóc! jest naszym ulubionym tematem tutaj na MakeUseOf.com. Nie zabraknie ci rad, ale ponadto czekamy na twoje. Dwa zastrzeżenia tutaj - większość tego postu oparłem na Gmailu, ponieważ jest to popularny wybór, a także unikałem wspominania o użyciu folderów, etykiet i filtrów oraz innych bardziej oczywistych wskazówek dotyczących przepływu pracy.
Jaka masz najlepszą wskazówkę, która może pomóc nam wszystkim wydajniej wysyłać wiadomości e-mail?
Zdjęcie kredytowe: bajki za pośrednictwem Shutterstock | jeśli możesz po prostu wysłać mi e-mail za pośrednictwem Shutterstock