10 mało znanych funkcji pakietu Microsoft Office, które powinieneś znać

Czasami najmniejsze rzeczy robią największe różnice. Ustaw odpowiedni czas automatycznego odzyskiwania, aby odzyskać niezapisany dokument bez trzepotania. Spróbuj tego z letnim zadaniem.

Microsoft Office 2016 przedstawia prosty front, ale pod nim jest potężny silnik z dużą ilością trybików i orzechów. Wiele funkcji pakietu Office jest ukrytych. 10 ukrytych funkcji programu Microsoft Word, które ułatwią Ci życie. 10 ukrytych funkcji programu Microsoft Word, które ułatwią Ci życie. Microsoft Word nie byłby narzędziem bez jego produktywnych funkcji. Oto kilka funkcji, które mogą Ci pomóc na co dzień. ponieważ nie wiemy o nich. A jeśli nie wiemy o nich, nie możemy ich wykorzystać dla naszej produktywności.

W tym artykule jest o tym - odkrywanie mało znanych funkcji pakietu Microsoft Office. Ale nie mogę zagłębić się w ich znaczenie bez wydobycia korzyści dla ciebie. Oto moja próba wyjaśnienia “dziwne” Funkcje pakietu Microsoft Office w najprostszy możliwy sposób.

1. Powiedz mi

W przypadku programów Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 i Access 2016.

Nie tak mało znany jak zupełnie nowy “Powiedz mi co chcesz robić” jest prawdopodobnie najbardziej przydatną poprawą w pakiecie Microsoft Office 2016 13+ powodów, dla których warto dokonać aktualizacji do pakietu Microsoft Office 2016 13+ powodów, dla których warto dokonać aktualizacji do pakietu Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 jest już dostępny i nadszedł czas, abyś podjął decyzję. Pytanie o produktywność brzmi - czy powinieneś uaktualnić? Dajemy Ci nowe funkcje i nowe powody, aby Ci pomóc ... Pole tekstowe na Wstążce to najszybszy sposób na dostęp do funkcji, których chcesz użyć lub działań, które chcesz wykonać. Wpisz naturalne słowo lub frazę, które odnoszą się do tego, co chcesz zrobić, a pole odpowie za pomocą menu rozwijanego z sugerowanymi dopasowaniami. Wybierz funkcję, która Twoim zdaniem jest odpowiednia, a Office otworzy odpowiednie okno dialogowe, aby Ci to pomóc.

Pomyśl o tym jako o bardziej dynamicznym sposobie uzyskania pomocy na temat dowolnego polecenia pakietu Office. Możesz kontynuować pomoc, klikając Uzyskaj pomoc na jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu. To otwiera tradycyjną przeglądarkę Pomocy.

2. Aktualizuj datę i godzinę dokumentu

Dla Word 2016 i PowerPoint 2016.

Dodanie bieżącej daty do dokumentu jest łatwe jak pisanie i umożliwienie Microsoft Office automatycznego wypełnienia reszty. Gdy ponownie użyjesz tego samego dokumentu w innym terminie, zmiana daty i godziny jest drobnym obowiązkiem dla pojedynczej daty, ale dużym, jeśli dodałeś kilka innych. Na przykład - w stopce każdej strony.

Jest to również coś, o czym możesz zapomnieć. Microsoft ma prostą funkcję, która automatycznie aktualizuje datę. To wystarczy, aby ocalić cię przed zapomnieniem.

Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić datę. Następnie przejdź do Wstążka> Wstaw> Data i godzina.

W oknie dialogowym wybierz format daty, którego chcesz użyć. Włącz Aktualizuj automatycznie pole wyboru, aby zapewnić aktualność daty przy każdym otwarciu dokumentu.

3. Szybkie części

Na Word 2016.

Szybkie części są “Cegiełki” dostępne w programach Word i Outlook. Pomyśl o nich jak o szablonach, które jeszcze nie wyrosły. Jak sama nazwa wskazuje, są to fragmenty dowolnej treści, których chcesz używać w programie Microsoft Word. Mogą to być pojedyncze lub wielokrotne akapity tekstu, pola tekstowe, tabele, listy, strona tytułowa, znaki wodne, bibliografie lub dowolna inna forma treści. Te bloki konstrukcyjne, jak każdy szablon wielokrotnego użytku, mogą znacznie zaoszczędzić czas, szczególnie w obszarach, w których formaty i treść są powtarzalne.

W programach Word i Outlook użyj Galerii szybkich części, aby przechowywać fragmenty zawartości wielokrotnego użytku. Iść do Wstążka> Wstaw patka > Tekst Grupa > Szybkie części.

Lista obejmuje trzy różne typy szybkich części i organizatora bloków konstrukcyjnych. Autotekst może być natychmiast przydatny, ponieważ pozwala na wielokrotne wykorzystywanie treści jak skrót. Na przykład używam “Microsoft Office” jako autotekst, aby uniknąć wielokrotnego wpisywania go w tym dokumencie.

Aby zapisać cokolwiek w galerii szybkich części, wybierz zawartość. Kliknij Wstaw> Szybkie części, a następnie kliknij Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. Zmień nazwę i dodaj opis, jeśli chcesz. Kliknij dobrze.

Aby ponownie wykorzystać ten fragment zawartości, umieść kursor w odpowiednim miejscu w dokumencie, kliknij Wstaw> Szybkie części, a następnie wybierz zapisany wybór.

Użyj Building Blocks Organizer wyświetla listę wszystkich dostępnych elementów w programie Word. Zawsze możesz edytować ich właściwości, usuwać i wstawiać nowe bloki budynków.

W tym artykule pomocy technicznej pakietu Microsoft Office krótko opisano różne typy szybkich części.

4. Znak wodny

Na Word 2016.

Znaki wodne mogą być użyte do ustalenia marki lub jako środek bezpieczeństwa. Możesz nawet użyć tekstu lub obrazu, aby pokazać status dokumentu. Typowym znakiem wodnym jest “Wersja robocza”.

Iść do Wstążka> Projekt> Znak wodny. Użyj dowolnego z czterech domyślnych znaków wodnych lub utwórz własny.

Kliknij Niestandardowy znak wodny> Tekstowy znak wodny. Wybierz jeden z listy lub wpisz własny tekst. Następnie popraw znak wodny, ustawiając czcionkę, układ, rozmiar, kolory, orientację i przezroczystość.

Kliknij Niestandardowy znak wodny> Obrazkowy znak wodny i przejdź do obrazu. Automatycznie się rozjaśnia, aby nie zakłócać tekstu dokumentu, chyba że odznaczysz Niewypał pudełko.

Możesz zapisać swoje dzieła w Galeria znaku wodnego. Należy pamiętać, że polecenie Niestandardowy znak wodny jest włączone tylko w widoku Drukuj.

Tworzenie znaków wodnych w programach Excel 2016 i PowerPoint 2016 nie jest tak automatyczne, jak pokazują informacje o pomocy technicznej.

5. Łatwość czytania Flesch

Dla Word 2016 i Outlook 2016.

Najszybszy sposób na zwiększenie czytelności dokumentów i wiadomości e-mail? Użyj oceny czytelności, aby zmierzyć poziom czytelności dokumentów. Jak uzyskać wynik czytelności dowolnego dokumentu Word Jak uzyskać wynik czytelności dowolnego dokumentu Word Wiedza na temat trudności w zrozumieniu dokumentu może pomóc Ci stać się lepszym pisarzem. Oto jak sprawić, by program Microsoft Word zapewniał informacje o czytelności. . Word i Outlook używają dwóch miar:

1. Test łatwości odczytu Flescha
2. Test poziomu klasy Flesch-Kincaid

The Łatwość czytania test mierzy średnią liczbę sylab na słowo i słowa na zdanie w skali 100-punktowej. Im wyższy wynik, tym łatwiej zrozumieć dokument. Celuj w zakresie 60–70.

The Poziom oceny test porównuje zawartość z amerykańskimi poziomami szkolnymi. Na przykład wynik 7,0 oznacza, że ​​siódmoklasista może zrozumieć dokument. Cel dla wersji 7.0 do 8.0.

In Word: Idź do Wstążka> Plik> Opcje i kliknij Impregnowanie.

Pod Podczas poprawiania pisowni i gramatyki w słowie, upewnij się, że Sprawdź gramatykę z pisownią pole wyboru jest zaznaczone.

Wybierz Pokaż statystyki czytelności.

(W programie Outlook: Idź do Plik> Opcje i kliknij Poczta> Utwórz wiadomość> Pisownia i Autokorekta.)

Po Sprawdzanie pisowni, okno dialogowe pokaże poziom czytelności dokumentu.

6. Prosty widok znaczników

Na Word 2016.

Wykorzystanie dokumentów biurowych Śledzenie zmian do monitorowania zmian, gdy zespół współpracuje nad dokumentem. Należą do nich takie wskaźniki, jak edycja treści, zmiany formatowania, komentarze oraz inne wstawienia i usunięcia. Im więcej autorów dokumentu, tym więcej będzie bałaganu wizualnego. Iść do Wstążka> Recenzja> Śledzenie grupa, aby dostroić monitorowane zmiany.

Jeśli uważasz, że dokument jest trudny do odczytania, włącz Proste znaczniki. Zaśmiecenie wizualne zniknie, a tylko czerwony pion w pobliżu marginesu będzie oznaczał, że dokonano jakichkolwiek zmian. Słowo pokazuje mały balonik do komentarza.

Kliknięcie czerwonego pionowego paska (zmienia się w szary pionowy pasek) powoduje przełączenie dokumentu z powrotem do Widok wszystkich znaczników ze wszystkimi śledzonymi zmianami widocznymi ponownie. Kliknij szary pasek, aby przełączyć go ponownie do Proste znaczniki widok.

7. Linia podpisu

W przypadku programów Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016

Wiersz podpisu to prosty symbol zastępczy dokumentu, który planujesz wysłać cyfrowo lub wydrukować. Ale ma jeszcze jedną zaletę. Możesz podać ich dane osobowe lub inne instrukcje dla osoby podpisującej, które możesz uznać za konieczne.

Iść do Wstążka> Wstaw> (Grupa tekstowa)> Linia podpisu.

Linię Signature można dostosować za pomocą Konfiguracja podpisu pudełko.

Osoba podpisująca może użyć swoich identyfikatorów cyfrowych do podpisania dokumentu, klikając symbol zastępczy prawym przyciskiem myszy i klikając Znak.

Jeśli nie korzystasz z podpisu cyfrowego, możesz utworzyć własny format podpisu i zapisać go jako element składowy i ponownie użyć z Quick Parts na każdym dokumencie.

8. Niewidoczny podpis cyfrowy

W przypadku programów Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

Podpisy cyfrowe nie są podpisami elektronicznymi Czy podpis elektroniczny jest legalny na całym świecie? Czy Twój podpis elektroniczny jest legalny na całym świecie? Czy podpisy elektroniczne są ważne i legalne na całym świecie? Czy są bardziej preferowane odręcznego podpisu odręcznego w świecie bez papieru? Patrzymy na to, co mówi prawo na całym świecie. . Są silniejszymi narzędziami do autoryzacji i są szyfrowane w celu zabezpieczenia twoich dokumentów. Możesz dodać własne niewidoczne podpisy cyfrowe w programach Word, Excel lub PowerPoint, aby chronić dokument.

Uzyskaj własny identyfikator cyfrowy. Microsoft współpracuje z kilkoma innymi usługami podpisu cyfrowego oprócz DocuSign.

Idź do Karta Plik> Informacje> Chroń dokument, Chroń skoroszyt lub Chroń prezentację i kliknij Dodaj podpis cyfrowy.

w Znak w oknie dialogowym podaj przyczynę podpisu w Cel, powód pole i kliknij Znak.

Po cyfrowym podpisaniu dokumentu pojawia się przycisk Podpisy, a plik jest teraz tylko do odczytu, aby zapobiec modyfikacjom.

W tym artykule pomocy technicznej Microsoft wyjaśniono metodę dotyczącą programu Outlook 2016.

9. Kontroler dostępności

W przypadku programów Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

Accessibility Checker pomaga tworzyć czytelne treści dla osób niepełnosprawnych. Jest wyświetlany jako raport problemów znalezionych w dokumencie, a także wyjaśnia, dlaczego każdy problem może być problemem dla osoby niepełnosprawnej.

Na przykład obraz pozbawiony tekstu alternatywnego utrudni czytnikowi ekranu i osobie z problemami wzrokowymi. Dostarczone są również rozwiązania, które pomogą Ci tworzyć pozbawione błędów dokumenty dla wszystkich, a nie tylko dla osób niepełnosprawnych.

Iść do Plik> Informacje. Wszelkie problemy z dostępnością będą wyświetlane jako komunikat obok Sprawdź problemy przycisk.

Aby uruchomić i naprawić problemy w pliku, kliknij Sprawdź problemy> Sprawdź dostępność.

Okienko zadań Kontroli dostępności wyświetla potencjalne problemy i rozwiązania, jak rozwiązać wszelkie problemy w dokumentach.

Uruchomienie dokumentu poprzez sprawdzenie dostępności często ujawnia błędy, które mogą spowodować lub zniszczyć profesjonalny dokument. Na przykład brakujące nagłówki lub problemy z formatowaniem.

10. Oznaczone pliki PDF

W przypadku programów Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

Tagowany PDF to nie to samo, co dodawanie “tagi” organizować pliki PDF. Tagged PDF to funkcja ułatwiająca tworzenie bardziej przyjaznych dla użytkownika plików PDF Uczyń swoje pliki PDF bardziej dostępnymi i przyjaznymi dla czytelnika dzięki tym poradom Uczyń swoje pliki PDF bardziej dostępnymi i przyjaznymi dla czytelników dzięki tym poradom Każdy dobry PDF musi być dostępny, aby można było przekazać pomysły - postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby upewnić się, że dokument trafi w cel. z pakietu Microsoft Office. Tagged PDF jest również ważny przy tworzeniu dokumentów z możliwością ponownego wlewania, które działają we wszystkich typach wyświetlaczy. W najprostszy sposób, “Tagi” zdefiniuj strukturę pliku PDF. Pomyśl o nich jak o mapach wyjaśniających logiczne relacje między różnymi elementami w złożonym dokumencie PDF. Na przykład: listy, tabele i obrazy.

Microsoft wyjaśnia podstawy oznaczonych plików PDF:

Tagowanie dodaje warstwę informacji o nazwie “semantyka” do dokumentu PDF, który wskazuje, jakie typy obiektów są [zawarte] w pliku, na przykład: nagłówki, akapity, obrazy i tabele. Po zapisaniu pliku w formacie PDF semantyka jest identyfikowana i oznaczana przez aplikację Office, której używasz i dodawana do pliku.

Microsoft Office automatycznie taguje dokument po przekonwertowaniu na format PDF, ale należy pamiętać o ustawieniach, które go kontrolują.

Kliknij Plik> Zapisz jako i przejdź do lokalizacji.

w Zapisz jako wybierz okno dialogowe PDF w Zapisz jako typ lista.

Kliknij Więcej opcji. w Zapisz jako w oknie dialogowym ponownie wybierz PDF i kliknij Opcje przycisk. Zapewnić Znaczniki struktury dokumentu dla ułatwienia dostępu pole wyboru jest zaznaczone i kliknij dobrze.

Mało znanymi cechami są ostrogi produktywności

Pomyśl o nietypowej funkcji odkrytej z podpowiedzi. Być może był to mały skrót klawiaturowy 60 Essential Skróty klawiaturowe Microsoft Office dla Word, Excel i PowerPoint 60 Essential Skróty klawiaturowe Microsoft Office dla Word, Excel i PowerPoint W Office dostępne są setki skrótów klawiaturowych, ale są one najważniejsze powinieneś wiedzieć, ponieważ zaoszczędzą ci dużo czasu. lub coś silniejszego, jak szyfrowanie lub ochrona hasłem Jak zabezpieczyć hasłem i zaszyfrować pliki Microsoft Office Jak zabezpieczyć hasłem i zaszyfrować pliki Microsoft Office Czy miałbyś coś przeciwko, gdyby ktoś przejrzał Twoje notesy OneNote lub miał dostęp do twoich dokumentów Word? Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „tak”, pokażemy Ci, jak chronić pliki pakietu Office. . Być może jest to możliwość publikowania dokumentów Office na Docs.com.

Każda nowa funkcja wprowadzona do naszych osobistych przepływów pracy nie tylko sprawia, że ​​doceniamy oprogramowanie, ale także stanowi kolejny krok w naszej krzywej uczenia się.

Teraz twoja kolej, aby opowiedzieć nam o jednej funkcji pakietu Microsoft Office, która jest prawie tak samo ważna jak prawa ręka. Ile było powyższych funkcji z powyższej listy “Nowy” do Ciebie?